Kiedy zamawiający może przedłużyć termin składania ofert

W przypadku wprowadzenia zmian istotnych w treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający jest zobligowany do przedłużenia terminu składania ofert. W przypadku zmian nieistotnych ma obowiązek jedynie rozważenia konieczności przedłużenia terminu ich składania. Nieco inne zasady obowiązują w przypadku wpływu zmian w treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na termin składania ofert.

Pojęcie oferty

Ustawodawca w ustawie Prawo zamówień publicznych nie przewidział definicji "oferty". W tym zakresie należy odwołać się za pośrednictwem art. 14 ustawy pzp do przepisów ustawy Kodeks cywilny, który określa to pojęcie w art. 66 par. 1 k.c. Zgodnie z tym przepisem, przez ofertę należy rozumieć oświadczenie woli zawarcia umowy skierowane do drugiej strony zawierające istotne postanowienia tej umowy. Na gruncie zamówień publicznych będzie to oświadczenie woli składane zamawiającemu przez wykonawców.

W przeciwieństwie do Kodeksu cywilnego, na gruncie ustawy pzp przewidziane zostały w sposób bezwzględny terminy na złożenie oferty. Długość tych terminów uzależniona jest natomiast od trybu postępowania, w ramach którego zamówienie jest udzielane, a także od wartości zamówienia. Ustawodawca przewidział okoliczności, z zaistnieniem których zamawiający będzie zobligowany lub też będzie mógł rozważyć konieczność przedłużenia terminu składania ofert. Wynika z tego, iż przedłużenie terminu składania ofert może mieć charakter zarówno obligatoryjny jak i fakultatywny.

Treść ogłoszenia

Ustawa pzp nakłada na zamawiającego obowiązek publikacji ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Ustawodawca określił czas, który powinien upłynąć od publikacji ogłoszenia do składania ofert.

Kwestia, czy termin składania ofert podlega przedłużeniu czy też nie, zależy od zakresu zmian treści ogłoszenia o zamówieniu. Zakres możliwych zmian ogłoszenia wynika w szczególności z treści art. 12a ust. 2 ustawy pzp (katalog otwarty). Zmiany w treści ogłoszenia mogą mieć zarówno charakter istotny, jak i nieistotny. Ustawa pzp nie definiuje pojęcia istotności zmian. Wskazuje jedynie, jakie zmiany ogłoszenia uznać należy za niewątpliwie istotne ( w szczególności określenie przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania).

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż art. 12a ustawy pzp nakłada na zamawiającego obowiązek rozważenia konieczności przedłużenia terminu składania ofert we wszystkich przypadkach, w których wprowadzane są zmiany do treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym. Ustawodawca określił, iż w przypadku dokonywania zmian treści ogłoszenia o zamówieniu opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne. W przypadku stwierdzenia, iż konieczne jest wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający powinien rozważyć, w jakim czasie może to nastąpić, czyli w związku z tym, o jaki czas powinien zostać przedłużony termin składania ofert.

Wynika z tego, iż w przypadku wprowadzenia zmian istotnych w treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający jest zobligowany do przedłużenia terminu składania ofert. W przypadku natomiast zmian nieistotnych, zamawiający ma obowiązek jedynie rozważenia konieczności przedłużenia terminu składania ofert.

Zmiana SIWZ

Zamawiający, który decyduje się na wprowadzenie zmian do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), będzie musiał rozważyć, czy zmiany te nie wpływają na treść ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli bowiem modyfikacja SIWZ dotyczy elementów, względem których istnieje obowiązek podawania ich w ogłoszeniu, to niedokonanie zmiany ogłoszenia, pomimo zmiany zapisów SIWZ w przedmiotowym zakresie, mogłoby narazić zamawiającego na zarzut nierównego traktowania potencjalnych wykonawców.

Pamiętać należy, iż nie każda zmiana zapisów SIWZ będzie powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści ogłoszenia o zamówieniu. Niemniej jednak brak konieczności zmiany ogłoszenia nie zawsze będzie przesądzał o braku konieczności przedłużenia terminu składania ofert. Zgodnie bowiem z treścią art. 38 ust. 6 ustawy pzp, jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej, jeżeli specyfikacja istotnych warunków zamówienia jest udostępniana na tej stronie.

Nowy termin

W przypadku wprowadzania istotnych zmian do treści ogłoszenia w postępowaniach o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne, ustawodawca ustalił, iż minimalny czas na przygotowanie i złożenie ofert nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich - w trybie przetargu nieograniczonego i 30 dni dla trybów, w których składane są wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jeżeli zaś zamawiający prowadzi procedurę przyspieszoną z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia, minimalny czas na wprowadzenie zmian do treści ofert wynosi 10 dni.

W przypadku wprowadzania istotnych zmian do treści ogłoszenia w postępowaniach o wartości poniżej tzw. progów unijnych czas, o jaki zamawiający przedłuża termin składania ofert, pozostawiony został jego uznaniu, przy czym należy brać pod uwagę zasady ogólne rządzące reżimem Prawa zamówień publicznych (przede wszystkim zasada uczciwej konkurencji). Co ciekawe, podobna regulacja przewidziana została dla zmian nieistotnych ogłoszenia. Należy pamiętać, iż przedłużenie terminu składania ofert o czas niezbędny, poddane powinno być zawsze indywidualnej analizie, z zastrzeżeniem konieczności uwzględnienia zasady zachowania uczciwej konkurencji.

Zamawiający powinien mieć na uwadze, iż przedłużenie terminu składania ofert pociąga za sobą konieczność przedłużenia również innych terminów wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym oraz w SIWZ (np. terminu otwarcia ofert czy terminu wniesienia wadium). Należy ponadto pamiętać, iż przedłużanie terminu składania ofert możliwe jest tylko przed upływem terminu składania ofert.

Zamawiający powinien pamiętać, iż nieprzedłużenie terminu składania ofert stanowi naruszenie przepisów ustawy pzp, które ma wpływ na wynik postępowania. Stąd zamawiający, który naruszył te regulacje, musi liczyć się z sankcją w postaci unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.

@RY1@i02/2012/239/i02.2012.239.21100010a.804.jpg@RY2@

Nie każda zmiana zapisów SIWZ będzie powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści ogłoszenia o zamówieniu. Jednak brak konieczności zmiany ogłoszenia nie zawsze będzie przesądzał o braku konieczności przedłużenia terminu składania ofert

@RY1@i02/2012/239/i02.2012.239.21100010a.805.jpg@RY2@

Łukasz Mackiewicz,

prawnik Specjalista ds. zamówień publicznych z Kancelarii Prawniczej Kawczyński i Kieszkowski Adwokaci i Radcowie Prawni w Gdańsku