Kiedy trzeba oddać dokumenty potwierdzające złożenie wadium

Zgodnie z art. 46 ust. 1 p.z.p. zamawiający musi po wyborze oferty zwrócić wadium wszystkim wykonawcom poza zwycięskim. Przepis ten wprowadzono po to, by przedsiębiorcy, którzy nie mogą już wygrać przetargu, niepotrzebnie nie blokowali środków. Wadium należy też zwrócić w przypadku unieważnienia przetargu oraz na wezwanie wykonawcy, który wycofał ofertę przed upłynięciem terminu na jej złożenie.

W każdej z tych sytuacji przepisy przewidują obligatoryjny zwrot wadium. Nie ma tu żadnego wyjątku. Jeśli więc wadium jest zszyte z ofertą, należy ją w jakiś sposób rozszyć, wydobyć dokument gwarancji bankowej i przekazać go wykonawcy.

Wątpliwości czytelnika wynikają prawdopodobnie z obaw, jak taka rozszyta oferta zostanie oceniona w razie ewentualnej kontroli. Dlatego warto sporządzić notatkę służbową, w której opisze się, z jakich powodów doszło do konieczności naruszenia integralności oferty.

Na marginesie warto zaznaczyć, że opisywane przez czytelnika kłopoty są jednym z powodów, dla których wielu zamawiających domaga się osobnego składania oryginałów dokumentów potwierdzających wniesienie wadium (często nawet w innym miejscu, niż są składane oferty). Do samych ofert są zaś dołączane kserokopie dokumentów, które pozostają w nich nawet po zwrocie oryginałów. Dzięki temu urzędnicy nie muszą rozszywać ofert.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).