Kiedy gmina zorganizuje przetarg dla szkoły

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują zastosowanie do zamówień udzielanych przez szkoły publiczne prowadzone przez organy jednostek samorządu terytorialnego. Zasady udzielania zamówień są co do zasady tradycyjne, jednakże w praktyce przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mogą być prowadzone przez organ jednostki samorządu terytorialnego.

Stosownie do treści przepisu z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, jednostki samorządu terytorialnego z racji zaliczenia ich do jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP).

Gdy kierownikiem jest organ

Szkoły publiczne prowadzone przez te jednostki często nie przygotowują i nie prowadzą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Organizacją i przebiegiem postępowania zajmuje się właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego. Odnosi się to głównie do zamówień o dużych wartościach, kiedy trzeba przeprowadzić postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego. Dyrektor szkoły (jako jednostki administracji samorządowej) co do zasady nie uczestniczy w czynnościach związanych z udzieleniem zamówienia publicznego.

Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 2 i 3 ustawy PZP jednostka samorządu terytorialnego jako zamawiający w świetle ustawy jest uprawniona do powierzenia przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego samorządowej jednostce organizacyjnej bądź osobie trzeciej. W praktyce oznacza to dopuszczalność powierzenia przez jednostkę samorządu terytorialnego przygotowania oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonej przez tą jednostkę szkole publicznej.

Z powierzeniem realizacji zadań związane są określone formalności. W pierwszej kolejności należy pamiętać, iż organ jednostki samorządu terytorialnego musi udzielić dyrektorowi szkoły publicznej, jako osobie kierującej jej działalnością i reprezentującej ją na zewnątrz, pełnomocnictwa do występowania w imieniu organu jednostki prowadzącego szkołę publiczną. Upoważnienie może zostać udzielone zarówno do przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jak również do jego kompleksowego przeprowadzenia. Praktyka pokazuje, iż jednostki samorządu terytorialnego zawierają w swoich regulaminach udzielania zamówień publicznych zasady powierzenia przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez siebie szkołom publicznym. Takie działanie należy ocenić pozytywnie, jako ułatwiające i przyspieszające całą procedurą związaną z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Jednostkami organizacyjnymi w ramach samorządu terytorialnego upoważnionymi do udzielania zamówień publicznych są najczęściej zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół. publicznych Powstają one na mocy uchwały organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego. Powoływane są najczęściej w celu wspólnej obsługi organizacyjnej i finansowej wszystkich szkół publicznych prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego (w praktyce gminę). Zamówienia publiczne udzielane przez zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół publicznych to zarówno zakupy tych samych dostaw (usług, robót budowlanych) dla kilku szkół publicznych jednocześnie jak i te związane z indywidualnymi zapotrzebowaniami szkół. Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół publicznych mogę również zajmować się organizacją postępowań o udzielenie zamówień publicznych na realizację programów z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej.

Gdy kierownikiem jest dyrektor

W przypadku gdy zamawiającym jest szkoła publiczna, dyrektor szkoły działa jako kierownik zamawiającego w rozumieniu ustawy PZP i z tego tytułu odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także to on podpisuje umowę o udzielenie zamówienia publicznego. Dotyczy to najczęściej indywidualnych zamówień o małej wartości. W praktyce dyrektor szkoły publicznej przygotowuje i prowadzi najczęściej postępowania o udzielenie zamówienia o wartości poniżej 14 tys. euro, na podstawie wewnętrznych regulaminów postępowania. Również dyrektor może udzielić w pewnym zakresie upoważnienia swojemu zastępcy, co w praktyce jest szeroko stosowane.

Wskazane powyżej dwie metody udzielania zamówień mogą się w pewnych przypadkach krzyżować (tj. postępowania może przeprowadzić zarówno dyrektor szkoły publicznej jak również organ jednostki samorządu terytorialnego za pomocą zespołu obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół publicznych). W praktyce postępowania o udzielenie zamówienia o dużej wartości lub dla wielu szkół prowadzi organ jednostki samorządu terytorialnego, natomiast małe indywidualne zamówienia udzielane są przez dyrektora szkoły publicznej.

Łukasz Mackiewicz,

prawnik specjalista ds. zamówień publicznych