Przetarg jest ograniczony, ale termin przesuwać można

Przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w przetargu, a oferty mogą składać wykonawcy zaproszeni do składania ofert. To również tryb podstawowy, a więc można go stosować w każdej sytuacji. Są w nim dwa etapy.

W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy nie składają ofert, lecz wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu z załączonymi oświadczeniami i dokumentami potwierdzającymi spełnianie warunków udziału. Na tym etapie następuje kwalifikacja wykonawców i zamawiający zaprasza do składania ofert tylko tych, którzy spełniają warunki udziału. Zamawiający ustala dowolną liczbę wykonawców, których zaprosi do złożenia oferty, byle tylko było ich od 5 do 20. Podaje to w ogłoszeniu. Gdy liczba wykonawców spełniających warunki przekracza liczbę określoną w ogłoszeniu, zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców wyłonionych w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny. Zamawiający ma obowiązek podać w ogłoszeniu opis takiego sposobu dokonywania wyboru wykonawców, gdy liczba spełniających warunki udziału w postępowaniu jest większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu.

Wraz z zaproszeniem zamawiający przekazuje wykonawcom specyfikację. Nie ma obowiązku zamieszczania jej na stronie internetowej. Drugi etap to składanie ofert przez zaproszonych wykonawców. Wybór najkorzystniejszej oferty przebiega tak jak w przetargu nieograniczonym.

Wątpliwe zawieszenie

W Dzienniku Gazeta Prawna z 12 listopada 2012 r. ukazał się artykuł Katarzyny Pazdyki "Jakie są zasady wznowienia przetargu ograniczonego", z którego wynika, że zamawiający w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego może to postępowanie zawiesić na bliżej nieokreślony czas.

Nie mogę zgodzić się ze stwierdzeniami zawartymi w tym artykule. Jego autorka zastanawia się, jak ma postąpić zamawiający, który prowadzi przedłużające się postępowanie w trybie przetargu ograniczonego, oraz jakie są przesłanki zawieszenia postępowania i kiedy zamawiający może wznowić postępowanie. Jednak w ustawie z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.) nie istnieje instytucja zawieszenia czy wznowienia postępowania. Nie można więc wskazać żadnych zasad, które odnosiłyby się do takich czynności. Wznowienie postępowania to instytucja prawa procesowego, która daje możliwość uchylenia prawomocnego orzeczenia sądu i ponownego rozpoznania sprawy wskutek zaistnienia nadzwyczajnych przyczyn wymienionych w ustawie.

Nie zgadzam się z autorką również w sprawie konieczności ponownego oszacowania wartości zamówienia, w sytuacji, którą opisuje, w celu kontynuowania procedury. Zgodnie z art. 35 ust. 1 prawa zamówień publicznych ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania, jeśli jego przedmiotem są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia, jeżeli są to roboty budowlane. Przepis ten wskazuje na moment wszczęcia postępowania jako decydujący termin, od którego liczy się 3 bądź 6 miesięcy wstecz jako okres wyznaczony do ustalenia kwoty zamówienia. Tak więc ustalenie wartości zamówienia powinno nastąpić w ciągu trzech (lub sześciu) miesięcy przez dniem wszczęcia postępowania. Oczywiście wartość ta będzie aktualizowana w przypadku wystąpienia zmiany okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie. Jednak zgodnie z art. 35 ust. 1 prawa zamówień publicznych aktualizacji zamawiający może dokonać jedynie przed wszczęciem postępowania.

Czas realizacji

Zamawiający zazwyczaj określa termin realizacji zamówienia w miesiącach lub dniach od daty udzielenia zamówienia i nie podaje dokładnej daty. Formularz ogłoszenia o zamówieniu opublikowany w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wzorów ogłoszeń zamieszczanych w Biuletynie Zamówień Publicznych (Dz.U. nr 12, poz. 69)przewiduje np. możliwość podania zarówno dokładnej daty realizacji zamówienia, jak i okresu realizacji zamówienia. W związku z art. 38 ust. 4b prawa zamówień publicznych zamawiający najczęściej podaje w nim czas trwania zamówienia lub termin realizacji w miesiącach albo w dniach od udzielenia zamówienia.

Jeżeli zamawiający podałby w ogłoszeniu termin realizacji zamówienia jako konkretną datę rozpoczęcia realizacji, a data ta przypadałaby na dzień po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym, a przed chwilą zaproszenia do składania ofert, to faktycznie zamawiający powinien postępowanie unieważnić na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7. Postępowanie obarczone byłoby bowiem wadą uniemożliwiającą zawarcie umowy. Zamawiający nie jest też w stanie dokładnie określić terminu zakończenia postępowania, więc podanie daty realizacji zamówienia jest nierozważne.

Autorka artykułu z 12 listopada twierdzi też, że dokumenty składane na potwierdzenie warunków udziału w przetargu mogą stracić ważność po terminie składania wniosków. Sytuacja ta spowodowana jest długim okresem zawieszenia procedury przetargu ograniczonego.

Po pierwsze, uważam, że nie można mówić o "długim okresie zawieszenia" czy "długiej przerwie w prowadzeniu przetargu", w sytuacji gdy ustawodawca nie wyznacza żadnych minimalnych terminów do wykonania określonych czynności. Jedynie art. 49 ust. 1 i 2 określa minimalny termin, jaki zamawiający powinien wyznaczyć dla wykonawców na złożenie wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym. Już w ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający może określić termin składania wniosków w dłuższym wymiarze, niż określa to prawo zamówień publicznych.

Natomiast to, kiedy zamawiający dokona oceny złożonych wniosków oraz kiedy zaprosi wyłonionych wykonawców do składania ofert, zależy tylko od niego. Wyznaczenie terminu na składanie ofert także leży tylko w jego gestii, z uwzględnieniem ustalonych w art. 52 ust. 1 i 2 minimalnych terminów składania ofert.

Dokumenty nadal ważne

Ponadto dokumenty, które potwierdzają spełnienie przez wykonawców warunków postawionych przez zamawiającego, nie mogą, wbrew twierdzeniom autorki, stracić ważności w trakcie trwania postępowania. Zgodnie bowiem z par. 4 ust. 2 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. nr 226, poz. 817), dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 lub 6 miesięcy (w zależności od rodzaju dokumentu) przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Tak więc wiążącą datą do oceny ważności dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu jest dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Dokumenty powinny więc potwierdzać spełnienie warunków na dzień składania wniosków. Może się zdarzyć, i w praktyce często się zdarza, że dzień składania wniosków jest jednocześnie ostatnim dniem z wyznaczonego przez ustawodawcę trzy lub sześciomiesięcznego terminu.

Złożenie oferty

Zamawiający może spokojnie zapoznać się ze złożonymi wnioskami, sprawdzić je, ewentualnie wezwać wykonawców do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnianie warunków. Następnie ocenić spełnianie warunków przez wykonawców i o wynikach tej oceny poinformować tych, którzy złożyli wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Prawo zamówień publicznych nie precyzuje terminu, w jakim zamawiający ma zaprosić wykonawców do złożenia oferty. Czynność zaproszenia do składania ofert może być podjęta w dowolnym czasie po dokonaniu oceny wniosków wykonawców. I właśnie z tą czynnością zamawiający, który nie jest pewny terminu przyznania dofinansowania, może wstrzymać się do chwili, w której będzie o tym wiedział. Zamawiający może też wyznaczyć odpowiednio długi termin na składanie ofert.

Nawet po otwarciu złożonych ofert zamawiający ma jeszcze sporo czasu do momentu, w którym będzie musiał zakończyć postępowanie. Złożenie oferty powoduje powstanie zobowiązania po stronie wykonawcy. Ustawodawca przewiduje odpowiednio do rodzaju postępowania (poniżej progów unijnych lub powyżej) 30- lub 60-dniowy termin związania ofertą.

Prawo zamówień publicznych dopuszcza możliwość przedłużenia terminu związania ofertą już po otwarciu ofert. Może się to odbyć z własnej inicjatywy wykonawcy albo na wniosek zamawiającego. Wykonawca nie jest ograniczany zarówno co do liczby przedłużeń terminu związania ofertą, jak i czasu trwania tego związania. Natomiast zamawiający może występować o przedłużenie terminu związania ofertą tylko raz, a przedłużenie na jego wniosek może trwać nie dłużej niż 60 dni. Wniosek zamawiającego powinien zostać skierowany do wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą.

Co z unieważnieniem

Zamawiający ma również możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku, gdy środki pochodzące z budżetu UE oraz niepodlegające zwrotowi środki z pomocy udzielonej przez państwa EFTA, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. Warunkiem koniecznym unieważnienia postępowania na tej podstawie jest przewidzenie tego w ogłoszeniu o zamówieniu (w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu ograniczonego).

Tak więc zamawiający ma wiele możliwości takiego prowadzenia postępowania, by osiągnąć oczekiwane rezultaty. Nie musi uciekać się do nieistniejących w prawie zamówień publicznych instytucji.

Anna Wojtczyk

dgp@infor.pl