Metodyczne podejście do udziału w przetargu publicznym zwiększa szanse na uzyskanie zlecenia

Przetargi to nie najprostszy sposób na zdobycie zlecenia i zarobienie pieniędzy, ale w czasie kryzysu gospodarczego wydają się pewną formą utrzymania. Prywatni inwestorzy bardzo ostrożnie rozpoczynają teraz nowe inwestycje, a jeśli już, to ograniczają koszty do minimum, co odbija się na zleceniobiorcach. Pierwszy kwartał 2013 r. przyniósł upadłość 235 przedsiębiorców (jak podaje Monitor Sądowy i Gospodarczy). To o 35 proc. więcej niż w 2011 r. - co świadczy o nie najlepszej sytuacji na rynku.

Wielu przetargi kojarzą się źle. Spowodowane jest to przede wszystkim formalizmem postępowań oraz stale zmieniającym się prawem zamówień publicznych. Przetarg musi zostać ogłoszony w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza 56 274,40 zł netto. Jeśli chodzi np. o branżę budowlaną, nie jest to imponująca suma, ale gdy chodzi o dostawę sprzętu komputerowego, jest to kwota poważna.

Prawo zamówień publicznych rządzi się zasadami: bezstronności i obiektywizmu, uczciwej konkurencji, prymatu trybów otwartych, równości, jawności, zachowania formy pisemnej. Przedsiębiorcy biorący udział w postępowaniach powinni te reguły egzekwować. Poniżej przedstawiamy swoistą instrukcję, jak podejść do postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (zdecydowaną większość zamówień udzielono właśnie w trybie otwartym, tj. dostępnym dla wszystkich).

ETAP I - Przygotowanie

Przedsiębiorca, który nosi się z zamiarem wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powinien przeanalizować, w czym jest lepszy od konkurencji, czym się wyróżnia. Gdy to ustali, może szukać właściwego przetargu. Trzeba pamiętać, że aby w nim wystartować, potrzebne są m.in. dokumenty przedsiębiorstwa. Lepiej zadbać o nie zawczasu, gdyż muszą być aktualne na dzień składania ofert. Da się je podzielić na dwie grupy:

wwymagane prawie zawsze: odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (można pobrać z internetu), zaświadczenia z ZUS oraz urzędu skarbowego;

wwymagane rzadziej, zazwyczaj przy przetargach o większych wartościach - zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego, polisa OC, zaświadczenie o posiadanych środkach.

Pełen katalog dokumentów, których wolno domagać się od wykonawców, określa rozporządzenie z 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. poz. 231).

Niezbędne są również referencje, czyli potwierdzenie wiedzy i doświadczenia wykonawcy. W zależności od zamówienia powinny być wystawione za zlecenia z ostatnich 3 lub 5 lat.

ETAP II - Badanie

Aby złożyć ofertę, trzeba znaleźć przetarg. Na rynku funkcjonują firmy trudniące się przesyłaniem ogłoszeń za pieniądze. Jeśli ktoś nie chce inwestować, może za darmo skorzystać z wyszukiwarki ogłoszeń na stronie Urzędu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl) - wpisując kryteria, które go interesują (np. rodzaj i typ zamówienia czy termin składania wniosków).

ETAP III - Analiza

Po odnalezieniu odpowiedniego ogłoszenia trzeba przeanalizować dokumenty z nim związane. Najważniejsze informacje zawarte są w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (w skrócie: SIWZ). To opis przedmiotu zamówienia, terminu realizacji, warunków do spełnienia, potencjału technicznego, którym trzeba się wykazać, dokumentów, jakie należy przedłożyć, oraz wskazanie terminu i miejsca dostarczenia oferty. W SIWZ wyszczególniony jest również wykaz załączników (np. dokumentacja projektowa, wzór umowy, formularz oferty z oświadczeniami).

ETAP IV - Oferta

To na podstawie oferty zamawiający będzie oceniał wykonawcę. Od tego, jak ona wygląda, pośrednio zależy ocena oferenta.

Na ofertę składają się załączniki do SIWZ oraz dokumenty przedsiębiorstwa. Najważniejszym elementem oferty jest cena. To podstawowe kryterium wyboru wykonawcy zamówienia - w związku z czym musi być starannie przemyślana i dobrze skalkulowana.

W zależności od tego, czy zamawiający udostępnił formularz oferty wraz z jego złącznikami w formie edytowalnej czy w formacie PDF, oferta może być sporządzona na komputerze lub wypełniona ręcznie. Trzeba jednak pamiętać, by ją podpisać. Dokumenty stanowiące załączniki do oferty powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem oraz aktualne na termin składania ofert.

Ofertę łączy się w sposób trwały (np. poprzez bindowanie). Zamawiający często wymagają numerowania stron - nieponumerowana oferta również podlega ocenie, aczkolwiek numeracja jest korzystna dla wykonawcy (zapobiega chociażby niezauważonemu zniknięciu jednej ze stron). Dobrą praktyką jest załączenie do oferty wniosku o przesłanie informacji z sesji otwarcia ofert.

Tak sporządzoną ofertę, zapakowaną w opisaną kopertę, składa się w miejscu wskazanym przez zamawiającego - warto pamiętać o potwierdzeniu złożenia oferty.

ETAP V - Komisja przetargowa

W SIWZ wskazane są termin i miejsce otwarcia ofert - odbywa się to jawnie. Przewodniczący komisji podaje liczbę ofert, które wpłynęły do zamawiającego, informuje, czy wszystkie doszły w terminie, oraz przekazuje do publicznej wiadomości kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Następnie numeruje i otwiera oferty w kolejności ich wpływu (każdy ma prawo sprawdzić, czy oferty nie były wcześniej otwierane przez osoby postronne). Wyczytuje się nazwę i adres siedziby każdego oferenta, jak również cenę ofertową.

Po zamknięciu posiedzenia komisji przetargowej oferty podlegają ocenie formalnej w trybie niejawnym. Każdy zainteresowany ma prawo wglądu do całej dokumentacji przetargowej po złożeniu odpowiedniego wniosku.

ETAP VI - Wyjaśnienia oraz uzupełnienia

Może się zdarzyć, że oferent nie dopełni formalności lub jego oferta okaże się niejasna. Wówczas zamawiający ma prawo żądać uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień przez wykonawcę. Jeśli wyjaśnienia lub uzupełnione dokumenty nie będą wystarczające, zamawiający wyklucza wykonawcę z postępowania lub odrzuca jego ofertę. W takiej sytuacji nie jest ona brana pod uwagę.

ETAP VII - Wybór

Zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty, co podaje zarówno do wiadomości publicznej, jak i samych zainteresowanych.

Jeśli przy wyborze oferty dojdzie do naruszenia prawa, pokrzywdzonym oferentom przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Gdy nie ma przesłanek, które świadczyłyby o naruszeniu prawa, podpisuje się umowę i wykonuje zlecenie.

@RY1@i02/2013/097/i02.2013.097.21500060a.802.jpg@RY2@

Arnold Pustkowski specjalista ds. zamówień publicznych w Actus Multioffice Biura Obsługi Prawnej

Arnold Pustkowski

specjalista ds. zamówień publicznych w Actus Multioffice Biura Obsługi Prawnej