Banki pomagają samorządom w obsłudze wadiów, depozytów i kaucji

Jednym z wymogów stawianych przez ustawę – Prawo zamówień publicznych jest konieczność naliczenia i wypłaty odsetek od kwoty zwracanego oferentowi wadium oraz potrącenie kosztów wynikających z umowy rachunku bankowego, na którym wadium było przechowywane. Zarządzając finansami, samorządy bardzo często zmuszone są do przeprowadzania skomplikowanych procesów księgowych. Przykładem może być zarządzanie wpłacanymi wadiami oraz kaucjami. Zgodnie z przepisami prawa jednostki samorządowe są zobowiązane do doliczania odsetek od poszczególnych pozycji depozytowych i zwracania ich interesantom wraz z kwotą depozytu. Problematyczne stają się wówczas:

● prawidłowa ewidencja przechowywanych depozytów,

● poprawne wyliczanie odsetek należnych interesantom (przy zmieniającym się nawet codziennie oprocentowaniu rachunku bankowego, zmiennych saldach przechowywanych depozytów, różnych i nieprzewidywalnych czasach ich zapadalności),

● prawidłowe naliczenie i odprowadzenie podatku od dochodów kapitałowych.

Jest jednak rozwiązanie, dzięki któremu zarządzanie wpłacanymi depozytami, kaucjami i wadiami staje się proste zarówno od strony funkcjonalnej, jak i księgowej. SIMP Deposit to system służący identyfikacji wpłat, ich automatycznemu księgowaniu oraz naliczaniu kosztów i wymaganych prawem odsetek. SIMP Deposit współpracuje z informatycznymi systemami przetargowymi oraz z systemami finansowo-księgowymi. Usługa zarządzania depozytami zapewnia prawidłową ewidencję poszczególnych depozytów poprzez wykorzystanie znanego na rynku i sprawdzonego już mechanizmu rachunków wirtualnych.

Poszczególne numery rachunków wirtualnych, w zależności od decyzji jednostki, przyporządkowane są wydziałom, numerom płatników, podatników czy konkretnym zamówieniom publicznym. Każda płatność zrealizowana na numer rachunku wirtualnego stanowi w systemie bankowym wpis ewidencyjny, z przypisanym mu jednoznacznie numerem identyfikacyjnym (analogicznym do tego, który widnieje w systemie finansowo-księgowym), z dniem jego powstania, saldem, kwotą naliczonych odsetek czy historią realizowanych do tej pory zleceń (operacji). Ponadto mechanizm numerów rachunków wirtualnych zapewnia możliwość przechowywania wszystkich depozytów na jednym, fizycznym rachunku bankowym – zgodnie z wymogami prawa.

Oprócz ewidencji nowo powstałych depozytów usługa zarządzania depozytami daje również możliwość wczytania danych historycznych, aby proces ewidencji danych mógł być kompleksowy. W ten sposób jednostki samorządu terytorialnego nie są zmuszone do prowadzenia odrębnych zapisów dla depozytów starych i nowych, co w znacznym stopniu ułatwia i przyspiesza pracę.

Prawidłowa ewidencja depozytów jest podstawą do prawidłowej kalkulacji odsetek. Bardzo ważną kwestią jest tutaj zachowanie zasady proporcjonalności – wyliczone dla pojedynczego depozytu odsetki powinny zależeć od jego zmieniającego się salda oraz czasu jego przechowywania na rachunku bankowym i powinny być wyliczone proporcjonalnie do całego salda wszystkich depozytów przechowywanych na rachunku bankowym. Z prawidłową kalkulacją odsetek powiązane jest bezpośrednio wyliczenie należnej kwoty podatku od dochodów kapitałowych. Dlatego w zależności od potrzeb system bankowy jest w stanie dokonać przelewu odpowiedniej kwoty podatku na wskazany rachunek urzędu skarbowego.