Dialog zamiast innych trybów postępowania

W dialogu konkurencyjnym zamawiający po publicznym ogłoszeniu (o prowadzeniu postępowania w tym trybie) prowadzi dialog z wykonawcami, którzy zostali zakwalifikowani do dalszego udziału w postępowaniu na podstawie odpowiedniego wniosku. Zamawiający precyzuje wymagania i zaprasza wykonawców do składania ofert. W zakresie, w jakim zastosowanie procedur otwartych lub ograniczonych nie pozwala na udzielenie zamówień szczególnie złożonych, można zastosować dialog konkurencyjny, dopuszczający możliwość współpracy z zamawiającym na wielu płaszczyznach, co w znacznym stopniu jest ograniczone w innych trybach.

Wykonawcy składają oferty na podstawie specyfikacji istotnych warunków zamówienia przygotowanego przez zamawiającego.

Krajowa Izba Odwoławcza wskazała, że aby mieć możliwość zastosowania dialogu konkurencyjnego, muszą zaistnieć łącznie dwie przesłanki wskazane w art. 60b prawa zamówień publicznych:

● nie jest możliwe udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego, ponieważ ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia zamawiający nie jest w stanie właściwie opisać przedmiotu zamówienia (art. 30 i 31 prawa zamówień publicznych) lub obiektywnie określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia,

● cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty.

W ogłoszeniu, które musi być zamieszczone w oficjalnych publikatorach, zamawiający musi wskazać podstawowe informacje na temat przedmiotu zamówienia, jak też wskazać warunki udziału w postępowaniu. Konieczne jest przygotowanie zarysu projektu i sprecyzowania wymagań podmiotowych co do wykonawców. W komunikacie CC/2005/04 z 5 października 2005 r. Komisja Europejska wskazała przykłady zastosowania dialogu konkurencyjnego, w przypadku gdy zamawiający nie jest w stanie określić, które z możliwych do zastosowania rozwiązań jest tym, które najpełniej zaspokoi potrzeby zamawiającego. Z kolei trudności opisu w zakresie struktury finansowej lub prawnej, zdaniem Komisji, mogą wystąpić w projektach typu partnerstwa publiczno-prywatnego.

Ważną dla zamawiającego możliwością jest dopuszczenie do modyfikacji przez niego wymagań co do przedmiotu zamówienia na podstawie wiedzy uzyskanej w trakcie dialogu. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania w tym trybie sprowadza się do tego, by zamawiający przygotował w nim opis swoich potrzeb i wymagań. W ten sposób wykonawcy będą wiedzieli, jak przygotować się do dialogu z zamawiającym. Kolejne obowiązki przy dialogu konkurencyjnym poza właściwym ogłoszeniem to:

● opis warunków udziału w postępowaniu w granicach określonych w art. 22 prawa zamówień publicznych,

● żądanie oświadczeń i dokumentów zgodnie z art. 25 i 26 prawa zamówień publicznych.

W ogłoszeniu o zamówieniu wskazać należy również termin oraz miejsce składania wniosków. Do postępowania prowadzonego w trybie dialogu konkurencyjnego stosuje się odpowiednio przepisy art. 49 i art. 50 prawa zamówień publicznych w zakresie składania wniosków oraz oświadczeń i dokumentów.

Jeśli wykonawca nie spełnia warunków do udziału w trybie dialogu konkurencyjnego, podlega wykluczeniu z postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Reszta wykonawców zaproszona zostanie do dialogu. O ocenie warunków udziału w postępowaniu zamawiający musi poinformować wszystkich wykonawców, którzy złożyli wnioski o ich dopuszczenie. Wskazać też trzeba co najmniej wyniki oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, czyli m.in. informacje o wykluczeniu lub nie z postępowania. Zamawiający zaprasza do składania ofert wstępnych wykonawców, których sam wyłonił po ocenie wniosków o dopuszczenie do dialogu.

Dialog konkurencyjny może polegać na przeprowadzaniu negocjacji w znacząco różny sposób z kolejnymi wykonawcami, lecz nie może zmierzać do faworyzowania któregokolwiek. W związku z tym zamawiający musi na równych zasadach udostępniać wszelkie wyjaśnienia czy informacje. Przekazując dokumenty wykonawcom w celu przygotowania się do dialogu lub w trakcie jego prowadzenia, zamawiający powinien udostępniać je na jednolitych zasadach m.in. ze względu na czas i jednakową treść. Tryb ten charakteryzuje się poufnością, a zatem wyłącza zasadę jawności postępowania. Poufnością objęte są informacje techniczne i handlowe związane z dialogiem, a zatem jego przedmiotem. Nie jest nią objęty fakt prowadzenia dialogu z wybranymi wykonawcami. Informację o wykonawcach zaproszonych do dialogu zamieszczane są w protokole postępowania (protokół ten jest jawny i udostępniany w jego trakcie). Ustawodawca dopuszcza możliwość ujawnienia informacji technicznych i handlowych związanych z dialogiem, gdy druga strona wyrazi na to zgodę (brak takiej zgody może narazić zamawiającego na odpowiedzialność przewidzianą w kodeksie cywilnym).

Dialog konkurencyjny dotyczyć może wszystkich aspektów zamówienia, tj. też tych, których zamawiający nie był w stanie przewidzieć, np. opis przedmiotu zamówienia, uwarunkowań finansowych czy prawnych.

Przepisy narzucają zamawiającemu termin, kiedy musi nastąpić zakończenie postępowania, tj. gdy zamawiający jest już w stanie określić rozwiązanie najbardziej spełniające jego potrzeby. Nie ma precyzyjnych ustaleń, jak ma być prowadzony dialog, zatem mogą to być negocjacyjne z wykonawcami czy spotkania indywidualne. Nie ma też przeszkody ku temu, by stanowiska przesyłać w formie pisemnej. Sam czas prowadzenia rozmów nie jest określony. O zakończeniu negocjacji zawiadamia się wszystkich uczestniczących w nim wykonawców.

Zanim zamawiający zaprosi do składania ofert wykonawców, może na podstawie uzyskanej wiedzy zmodyfikować wymagania co do przedmiotu dialogu. Wymogi te określa specyfikacja istotnych warunków zamówienia, natomiast nie zawiera ona m.in. warunków udziału w postępowaniu czy sposobu oceny ich spełnienia z uwagi na fakt, że weryfikacja ich została dokonana podczas dopuszczenia do udziału w postępowaniu. Zamawiający winien wyznaczyć termin na składanie ofert, uwzględniając czas niezbędny do jej przygotowania oraz złożenia (nie powinien on być krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia wraz ze specyfikacją).