Dokumenty wymagane od zagranicznego wykonawcy

Jeżeli oferentem jest podmiot krajowy, weryfikacja dokumentów przedłożonych w procedurze przetargowej nie nastręcza większych problemów, inaczej natomiast wygląda sytuacja, gdy potencjalnym wykonawcą okazuje się być podmiot zagraniczny, który działa w oparciu o wytyczne i przepisy kraju, w którym działalność ta jest prowadzona.

Problem pojawia się głównie przy analizie dokumentów złożonych przez podmiot zagraniczny pod względem zgodności jego treści z ustawą – Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych, głównie rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. (Dz.U. z 2006 r. nr 87, poz. 605 ze zm.) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich dokumenty te mogą być składane. Pożyteczna okazać się może znajomość prawa kraju, w którym niniejszy dokument został wystawiony. Jeżeli takiej wiedzy nie ma, należy postępować zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

Wykaz dokumentów, jakich można żądać od wykonawców w przypadku wykonawcy mającego siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Polski, różni się znacząco od katalogu dokumentów, jakich można oczekiwać od wykonawcy krajowego. W przypadku wykonawcy zagranicznego musi to być dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

● nie otwarto likwidacji wykonawcy ani nie ogłoszono jego upadłości,

● nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

● nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie;

● zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą.

Dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż sześć miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

W stosunku do dokumentu wskazującego, iż wykonawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat itp. termin ten wynosi trzy miesiące. Gdyby dokumenty takie nie były wydawane w kraju, z którego pochodzi wykonawca, konieczne jest, aby złożył on oświadczenie przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego.

Zespół arbitrów (sygn. UZP/ZO/0-1153/07) stwierdził, że zamawiający w przypadku, kiedy w postępowaniu ofertę składa podmiot zagraniczny, ma obowiązek sprawdzenia, czy w jego macierzystym kraju są wystawiane dokumenty odpowiadające dokumentom wskazanym w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów.

Zamawiający mają niejednokrotnie problem z dokonywaniem analizy dokumentów składanych przez cudzoziemców, którzy zasiadają w zarządzie polskich podmiotów. Problem istnieje w kontekście zaświadczenia o karalności z Krajowego Rejestru Karnego.

Krajowa Izba Odwoławcza (sygn. KIO/UZP 1442/07 i 1443/07) uznała, że wykonawcami nie są członkowie zarządu, który jest organem spółki, lecz sama spółka jako podmiot prawa. Tym samym, nawet jeżeli członkowie organu zarządzającego są obywatelami państw obcych, nie ma w stosunku do wykonawcy obowiązku przedkładania zaświadczeń wystawianych przez organy zagraniczne.

Z kolei w innym wyroku Krajowa Izba Odwoławcza (sygn. KIO/UZP 972/08) uznała, że jeśli wykonawca ma siedzibę na terytorium RP, musi przedłożyć w swojej ofercie KRK dla osób, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 Prawa zamówień publicznych, jeśli zaś ma siedzibę poza terytorium RP, wówczas powinien złożyć zamiast KRK równoważny dokument zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą.

Nie należy zapominać, że zamawiający może żądać tylko takich dokumentów, które związane są z przedmiotem zamówienia oraz nie może to żądanie naruszać praw oferentów wynikających m.in. z tajemnicy przedsiębiorstwa.

Niektóre państwa członkowskie sporządzają tzw. urzędowe listy oferentów. Podmiot, który uzyskał taki wpis, może przedłożyć w procedurze przetargowej zaświadczenie o tym wpisie. Wpis taki potwierdza tylko niektóre okoliczności, które mogą być podstawą wykluczenia lub wpływać mogą na ocenę sytuacji prawnej czy faktycznej oferenta.

Polski zamawiający, analizując dokumenty złożone przez oferenta, w których znajduje się wypis z listy urzędowej, powinien być tego świadom.

Trybunał Sprawiedliwości w sprawie C-27-29/86 CEI Bellini stwierdził, że dyrektywy o zamówieniach publicznych, stanowiąc o urzędowych listach dostawców, nie harmonizują klasyfikowania na takie listy. Przepisy zatem nie ograniczają w żadnym stopniu swobody zamawiającego do określenia kryteriów dopuszczenia do postępowania dotyczących sytuacji ekonomicznej czy finansowej, wiedzy i doświadczenia. Zamawiający nie mają uprawnienia do ograniczania dostępu podmiotom, które nie są wpisane na daną listę urzędową.