Zasady wnoszenia zabezpieczenia wykonania umowy trzeba określić w specyfikacji

Prawo zamówień publicznych w art. 148 wskazuje formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, przyznając jednocześnie wykonawcy prawo wyboru jednej z nich. Wykonawca ma możliwość wniesienia zabezpieczenia np. w: pieniądzu, poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych. Wykonawca ma pełną swobodę wyboru zabezpieczenia, jak też możliwość, aby je w dowolny sposób łączyć, przy założeniu, że zamawiający nie przewidział odstępstw od tej reguły.

Artykuł 148 ust. 2 wymienia również inne formy zabezpieczenia, jak weksel z poręczeniem wekslowym banku, ustanowienie zastawu rejestrowego lub zastawu na papierach wartościowych Skarbu Państwa czy jednostki samorządu terytorialnego lub na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.

Wybór formy zabezpieczenia podlega pewnym ograniczeniom ze strony zamawiającego. Zanim wykonawca zabezpieczy umowę w sprawie zamówienia publicznego którymś z rodzajów zabezpieczenia, zobowiązany jest uzyskać zgodę zamawiającego.

W okresie realizacji umowy cywilnoprawnej wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia przy uwzględnieniu zasad wynikających z prawa zamówień publicznych, pod warunkiem że:

● na zmianę formy zabezpieczenia zgodę musi wyrazić zamawiający;

● zmianę można wnieść w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 148 Prawa zamówień publicznych – w takim przypadku wykonawca ma pełną dowolność;

● zmiana formy musi być wykonana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia – w takim wypadku wykonawca ma obowiązek uzyskania uprzedniej zgody zamawiającego.

Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Zamawiający nie może zezwolić na wpłacenie wadium gotówką w banku obsługującym zamawiającego – orzekli arbitrzy w wyroku KIO z 15 lutego 2008 r. (sygn. akt KIO/UZP 79/08 i 81/08).

Zamawiający ma obowiązek przechowywać wadium na oprocentowanym rachunku bankowym. Zwrócone zabezpieczenie wykonawcy musi zostać powiększone o kwotę wynikającą z oprocentowania rachunku oraz odpowiednio pomniejszone o koszty prowadzenia i realizacji przelewu na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Odpowiedni zapis musi obowiązkowo znaleźć się w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (s.i.w.z.)

Gdy zamawiający żądał wniesienia wadium, jego kwota może zostać za zgodą wykonawcy zaliczona na poczet zabezpieczenia. Wykonawca winien w s.i.w.z. określić w sposób bardzo precyzyjny sam moment wniesienia wadium, wskazując np. że: wadium będzie wniesione w momencie uznania rachunku zamawiającego (chodzi o realny wpływu wadium na rachunek zamawiającego przed terminem składania ofert). Wadium wniesione w innej niż pieniądz formie musi obejmować cały okres związania ofertą.

W treści s.i.w.z. określić należy w sposób szczegółowy zasady dotyczące żądania zabezpieczenia. Chodzi o zapisy dotyczące m.in.: wysokości zabezpieczenia w wysokości od 2 proc. do 10 proc. ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy oraz określenie, czy zamawiający wyraża zgodę w przypadku umów trwających dłużej niż jeden rok na tworzenie zabezpieczenia poprzez potrącenie z należności za częściowo wykonany przedmiot umowy, a także określenie zasad zwrotu zabezpieczenia.

Zamawiający ma obowiązek zwrócić zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania go przez zamawiającego za należycie wykonane. Należy pamiętać, iż pozostawić można wyłącznie do 30 proc. kwoty zabezpieczenia na pokrycie roszczeń z tytułu rękojmi lub gwarancji jakości. Kwota ta winna zostać zwrócona nie później niż w ciągu 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji jakości.

Prawo zamówień publicznych określa sposoby, w których zamawiający ma obowiązek zwrócić wadium wniesione przez wykonawcę. Dzieje się tak w przypadkach, kiedy upłynął termin związania ofertą, zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego lub zamawiający unieważnił postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wnoszenia. W tych wypadkach zamawiający ma obowiązek niezwłocznie zwrócić wadium wykonawcy. Wadium trzeba zwrócić wykonawcy na jego wniosek, gdy wycofa się on z oferty przed upływem terminu przewidzianego na ich składanie, został wykluczony z postępowania lub którego oferta została odrzucona

Jednostki samorządowe mają możliwość zatrzymania wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia w warunkach określonych w ofercie lub kiedy zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Wykonawca, którego oferta nie będzie zabezpieczona wadium, zostanie przez zamawiającego wykluczony z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego.

Zamawiający mają obowiązek żądania ponownego wniesienia wadium przez wykonawców, którym je zwrócono, jeżeli w wyniku ostatecznego rozstrzygnięcia protestu unieważniono czynność wykluczenia wykonawcy z postępowania lub odrzucenia oferty.