Ustalenie i zabezpieczenie terminu wykonania umowy

Umowa w sprawie zamówienia publicznego zawarta musi zostać na czas oznaczony. Jednostki samorządowe, co do zasady udzielają zamówienia na okres jednego roku, choć w wypadkach (wyjątkowych) określonych w art. 143 prawa zamówień publicznych możliwe jest jej zawarcie na czas nieoznaczony. Zasadą jest zawieranie umowy na czas oznaczony liczony w latach, wyznaczającej określoną kwotą czy zadaniem, jakie ma zostać wykonane.

Termin można określić poprzez: wskazanie daty kalendarzowej, do końca której zamówienie bezwzględnie musi zostać wykonane albo wskazanie czasookresu (np. dni, tygodnie, miesiące) na wykonanie określonego zadania.

Zamawiający winni w miarę możliwości unikać zapisów specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w których wskazana zostanie konkretna data kalendarzowa jego wykonania. Nie można wykluczyć, że procedura przetargowa nie zakończy się w terminie zakładanym przez zamawiającego, np. na skutek wniesienia protestów, czy odwołań, przez co data ta staje się automatycznie nieaktualna.

Zawierając umowę, której przedmiotem będzie spełnianie świadczeń okresowych (np. sukcesywne sprzątanie budynku, czy odśnieżanie ulic w okresie zimowym) zamawiający ma możliwość wskazania terminu spełnienia ostatniego świadczenia, a w międzyczasie ustalane będą one na bieżąco zgodnie z potrzebami zamawiającego (np. gdy nasilą się opady śniegu, skutkiem czego konieczne będzie częstsze niż dotychczas odśnieżanie ulic zarządzanych przez zamawiającego).

W umowie z wykonawcom obligatoryjnie należy podać termin, w jakim wykonawca ma obowiązek zareagować na wezwanie wykonawcy oraz dopuszczalną formę porozumiewania dostępną dla obu stron umowy.

Zamawiający mogą zawsze przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zmiana taka może być podyktowana racjonalną informacją zgłoszoną przez potencjalnego wykonawcę w wyjaśnienia treści specyfikacji (art. 38 ust. 1 prawa zamówień publicznych), jak też sam zamawiający może dokonać takiej modyfikacji, przedłużając np. termin na składanie ofert lub termin na finalne wykonanie przez wybranego w przyszłości wykonawcę zamówienia.

Taka sytuacja ma miejsce przypadkach, gdy zamawiający wskazują określoną datę na wykonanie zamówienia. Pomimo zakładania finalnego terminu należy unikać wpisania go do umowy, w szczególności gdy zamówieniem objęte są roboty budowlane, gdyż nie można stanowczo przewidzieć, że nie będzie np. kryzysu lub znacznego skoku cen tych surowców, z czym może nie poradzić sobie potencjalny wykonawca.

Częstym zabiegiem wykonawców balansującym na granicy prawa w robotach budowlanych jest podjęcie się wykonania zamówienia, a gdy termin jego wykonania uznają za nierealny, zwracają się do zamawiającego z informacją, że potrzebne jest wykonanie robót dodatkowych, o których nie wiedzieli wcześniej, a nie zostały wskazane w specyfikacji przez zamawiającego. Zabieg ten ma na celu wydłużenie terminu realizacji zamówienia, a jednocześnie przesunięcie terminu jego wykonania przez zamawiającego i z jego własnej inicjatywy.

Główna Komisja Orzekająca orzekła (sygn. akt DF/GKO-4900-57/61/RN-20/07/2356), że jeżeli dostawa została zrealizowana po terminie określonym w umowie, to obowiązkiem kierownika jednostki sektora finansów publicznych będzie domaganie się od dostawcy kary umownej.

Każdy kierownik jednostki mającej obowiązek wydatkowania środków finansowych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych ma obowiązek, a nie tylko możliwość dochodzenia od dostawcy kar za nienależyte wywiązanie się z umowy. Kary umowne mają charakter sankcji za nienależyte wykonanie zobowiązania spowodowane niedochowaniem przez wykonawcę należytej staranności, i pełnią funkcję odszkodowawczą. Lecz jest to również pewnego rodzaju gwarancja dla jednostek samorządowych w wypadku podjęcia współpracy z nierzetelnym wykonawcom.

W postępowaniach, których przedmiotem są roboty budowlane, wykonawca, aby uzyskać określoną w umowie kwotę, musi podpisać protokół odbioru wykonanej przez siebie roboty oraz uzyskać podpis przedstawiciela zamawiającego. Często ma miejsce ustna umowa pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, z której wynika, że pomimo faktu, iż zamówienie winno być wykonane kilka dni temu, zamawiający przesunie termin odbioru o czas niezbędny do wykonania przez wykonawcę części robót. Ustna umowa nie ma umocowania prawnego w żadnym z przepisów polskiego prawa.

W umowie trzeba umieścić stosowne zapisy dotyczące odbioru przedmiotu umowy, czym zamawiający zabezpieczają dostatecznie swoje interesy, a jednocześnie potwierdzają termin wykonania zleconego zamówienia.

Wskazując termin wykonania zamówienia, należy wnikliwie ocenić możliwości jego spełnienia w zaproponowanym terminie oraz rozważyć wskazanie określonego czasu na jego wykonanie, unikając wskazania końcowej daty.