Wybór ofert po rozstrzygnięciu przetargu

Zamawiający nie może wybrać następnej w kolejności oferty, gdy pierwotnie wybrany wykonawca przekazał mu podpisaną umowę i wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy. W takiej sytuacji nie można uznać, że zwycięzca uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Firma Com-Arch wygrała przetarg na dostawę systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla Urzędu Morskiego w Szczecinie. Podczas prezentacji zamawiający stwierdził jednak, że wybrany system nie posiada deklarowanych w ofercie funkcji dodatkowych. Uznał więc, że dokonując wyboru oferty, Com-Arch działał pod wpływem błędu, a firma ComArch uchyla się w ten sposób od zawarcia umowy. Wobec tego zamawiający wybrał ofertę najkorzystniejszą z pozostałych ofert.

ComArch dowiedział się o wyborze kolejnej oferty, przeglądając stronę internetowa zamawiającego, i wniósł protest, a potem odwołanie do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza uwzględniła odwołanie i nakazała unieważnienie przetargu. Uznała, że nie może być mowy o wyborze kolejnej oferty, gdy pierwotnie wybrany wykonawca przekazał zamawiającemu podpisaną umowę i wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy. W takiej sytuacji nie można uznać, że zwycięzca uchyla się od zawarcia umowy.

Zamawiający zastrzegł sobie w specyfikacji możliwość weryfikacji deklarowanych funkcjonalności systemu przed zawarciem umowy oraz przewidział, że w przypadku wykazania, że wybrany system nie posiada funkcji deklarowanych przez wykonawcę, zostanie to uznane za uchylenie się przez wykonawcę od zawarcia umowy. Zdaniem izby zamawiający nie może postanowieniami specyfikacji zmieniać przepisów prawa zamówień publicznych, więc tego typu postanowienia są zbyt daleko idące.

Izba podkreśliła także, że zamawiający nie dysponował wiarygodnym dokumentem z przeprowadzonej prezentacji oferty odwołującego. Przedstawiciel ComArchu odmówił podpisania protokołu przygotowanego przez zamawiającego, gdyż zamierzał wnieść do niego uwagi. Zgodnie z przyjętymi zwyczajami zainteresowany powinien mieć możliwość wniesienia do protokółu uwag, a na zamawiającym spoczywał obowiązek pisemnego prowadzenia postępowania i doprowadzenia wszystkich dokumentów do stanu spełniającego wymogi formy pisemnej, czyli podpisania protokołu przez zainteresowane strony.

Izba podkreśliła również, że samo opublikowanie informacji o wyborze kolejnej oferty na stronie internetowej zamawiającego nie zwalnia go od powiadomienia bezpośrednio wszystkich wykonawców w trybie art. 92 ust. 1 prawa zamówień publicznych.

Krajowa Izba Odwoławcza uznała, że postępowanie zamawiającego doprowadziło do sytuacji, w której zawarcie ważnej umowy w ogóle nie jest możliwe. W postępowaniu istnieją jednocześnie dwie oferty uznane przez zamawiającego za najkorzystniejsze, żadna z nich nie podlega odrzuceniu i obydwaj wykonawcy domagają się zawarcia właśnie z nim umowy. Z tego powodu zamawiający powinien unieważnić postępowanie.