Opłata za udostępnianie ofert przetargowych

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego ma charakter sformalizowany przez przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych - PZP (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.). Jedną z fundamentalnych zasad udzielenia zamówienia publicznego, jaką określa ustawa, jest zasada jawności.

Przejawem zasady jawności jest np. publiczne otwarcie ofert oraz jawność złożonych ofert przetargowych. Stosownie do postanowień zawartych w art. 96 ust. 3 ustawy PZP zainteresowani mogą zapoznać się z treścią złożonych ofert, co do zasady z chwilą ich otwarcia.

Realizując dyspozycję wynikającą z art. 96 ust. 5 pkt. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych Prezes Rady Ministrów wydał rozporządzenie z 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 223 poz. 1458).

Rozporządzenie określa między innymi zasady udostępniania ofert, mając na względzie zapewnienie jawności postępowania o udzielenie zamówienia. Zgodnie z § 5 ust. 1 wskazanego rozporządzenia zamawiający może udostępnić oferty przetargowe na wniosek zainteresowanego.

Przepisy rozporządzenia w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, określają formę udostępniania dokumentów, które może nastąpić poprzez wgląd w miejscy wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy zainteresowanym zapoznaniem się z treścią dokumentów przetargowych.

Zatem to zainteresowany decyduje czy chce osobiście zapoznać się z treścią np. ofert konkurencyjnych firm, czy też np. skopiowane dokumenty otrzyma przesłane na wskazany we wniosku adres.

Warto również wskazać na przepis zawarty w art. 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z którym bez zgody zamawiającego, wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników, w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać za pomocą urządzeń lub środków technicznych służących do utrwalania obrazu treści złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Ponadto jeżeli przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.

Przepisy aktualnie obowiązującego rozporządzenia nie przewidują natomiast odpłatności z tytułu udostępniania ofert (czy innych dokumentów) przetargowych.

Wyżej wskazane rozporządzenie różni się w tym zakresie w porównaniu z rozporządzeniem z 2008 r., które jednoznacznie umożliwiało zamawiającemu w przypadku ponoszenia kosztów związanych np. z kopiowaniem ofert, przenieść te koszty na zainteresowanego otrzymaniem kopii dokumentów wnioskodawcę.

Ponieważ kwestia opłat za sporządzanie i przekazanie kopii ofert czy innych dokumentów stanowiących załączniki do protokołu z postępowania o zamówienie publiczne nie jest regulowana przepisami rozporządzenia z 26 października 2010 r. należy oprzeć się na przepisach ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej, w sytuacji gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej, którą stanowi także protokół z postępowania o zamówienie publiczne oraz jego załączniki, zamawiający będzie ponosił dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, zamawiający będzie mógł pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. W tej sytuacji zamawiający, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, będzie zobowiązany powiadomić wnioskodawcę o wysokości opłaty, a udostępnienie informacji powinno nastąpić po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek.

Edyta Partyn