Nie każdy kontrakt można podzielić na części

Wątpliwości jednostek samorządowych budzi sposób szacowania zamówień na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo. To, jak to robić, określa art. 34 ust. 1 prawa zamówień publicznych (dalej p.z.p.). Ustawa nie określa jednak wprost, jakie dostawy czy usługi zamawiający może uznać za powtarzające się okresowo. Należy więc posiłkować się przepisami kodeksu cywilnego. Prawo cywilne nie definiuje pojęcia dostaw czy usług powtarzających się okresowo - mówi natomiast czym są świadczenia okresowe. To dwa odrębne pojęcia. Różnica tkwi w tym, że świadczenia okresowe dotyczą świadczeń w ramach jednego stosunku zobowiązaniowego, natomiast termin dostawy oraz usługi powtarzające się okresowo jest pojęciem szerszym, obejmującym z założenia więcej niż jeden stosunek zobowiązaniowy. W praktyce więc zamówieniami na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo będą wyłącznie powtarzające się co pewien czas i niemogące zostać spełnione jako jednorazowe zachowanie się wykonawcy, w związku z czym realizowane jest w częściach stosownych do aktualnych potrzeb jednostki samorządowej.

Pojedynczy zakup nie może być traktowany jako zamówienie na dostawy czy usługi powtarzające się okresowo, gdyż to część zamówienia obliczana w ramach roku budżetowego zamawiającego. Stanowi to zamówienie udzielane w częściach, w trybie art. 32 ust. 4 prawa zamówień publicznych.

Zamawiający może bowiem z góry przewidzieć zakres całorocznych zakupów, a także gdy możliwe jest jednorazowe ich nabycie, lecz jednostki samorządowe z jakichś powodów dokonują zakupów sukcesywnie. Wartość każdego zamówienia z osobna traktowana będzie jako łączna wartość dostaw i usług w danym roku. Jednostki samorządowe zakres całorocznych zakupów powinny ustalać z należytą starannością, opierając się np. na analogicznych dostawach lub usługach dokonywanych w latach poprzednich.

Prawo cywilne definiuje świadczenia jednorazowe, okresowe oraz ciągłe. Jedyne kryterium różnicujące to czas. Prawo zamówień publicznych dopuszcza ukształtowanie pewnych stałych dostaw towarów, do którego w pewnych miesiącach, np. w styczniu, marcu i maju, dostawy te będą wyższe niż w pozostałych miesiącach ze względu na zwiększone w nich zapotrzebowanie na określony asortyment. Szacując wartość dostaw i usług powtarzających się okresowo, uwzględnić należy łączną wartość zamówień, uwzględniając ich okresowość.

Problemem staje się próba rozgraniczenia zamówień na dostawy i usługi powtarzające się okresowo od zamówień na dostawy i usługi sukcesywne oraz zamówień na dostawy i usługi ciągłe.

Świadczenia sukcesywne to umowy wykonywane w częściach, np. w ratach. Z kolei cel świadczeń okresowych polega na zaspokojeniu interesu zamawiającego w ciągu pewnego czasu, a jednorazowe wykonanie dostawy czy usługi mu się sprzeciwi. Przykładowo usługi cateringu w jednostkach samorządowych mogą polegać na codziennym zaopatrywaniu pracowników w posiłki regeneracyjne, a dostarczenie z góry posiłków za okres np. miesiąca nie uczyniłoby zadość interesowi zamawiającego.

Umowy na podstawie indywidualnego zlecenia konkretnej dostawy lub usługi w ramach stałej umowy nie mogą być kwalifikowane jako dostawy lub usługi powtarzające się okresowo. Zamówienia na dostawy lub usługi, które powtarzają się kilka razy do roku, w zależności od potrzeb, np. artykuły biurowe, dostawa komputerów czy dyskietek, nie mogą zostać uznane za dostawy powtarzające się okresowo, gdyż brak im elementu okresowości, a dostawa może zostać zrealizowana jednorazowo.

Zamówieniem powtarzającym się okresowo nie będzie oczyszczanie ulic w okresie zimowym. Nie jest istotne, czy pługi mają obowiązek usunąć śnieg z jezdni nie później niż w ciągu dwóch, czy trzech godzin od zakończenia opadów. Istotą zamówienia jest pozostawanie wykonawcy w stanie ciągłej i nieprzerwanej gotowości do zapewnienia przejezdności ulic. Identycznie jest z letnim oczyszczaniem ulic. W takiej sytuacji interes zamawiającego zostaje zaspokojony przez stałe utrzymanie ich w czystości. Cykliczność wykonywania usługi będzie tu drugorzędną sprawą. Dla zamawiającego nie jest istotne, czy wykonawca np. podzieli sobie ulice w taki sposób, że będzie je sprzątał w okresach tygodniowych, czy miesięcznych. Jest to wyłącznie sprawa organizacji świadczenia.

Podobnie jest z ochroną obiektu, gdyż usługa ta wymaga stałego nadzoru nad chronionym obiektem. Oznacza to, że zamówieniami na usługi powtarzające się okresowo będą zatem takie, których przedmiotem są powtarzające się w określonych regularnych odstępach czasu świadczenia inne niż dostawy i roboty budowlane, a od jednorazowych dostaw i usług różni je czynnik czasu, istniejący przez cały okres obowiązywania umowy, decydujący o długości trwania obowiązku powtarzających się świadczeń oraz częstotliwości.

Zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo charakteryzuje ponadto brak możliwości ich kumulowania i wykonania.

Warto zapamiętać również kryteria odróżniające zamówienia odrębne od zamówień udzielanych w częściach. Podstawowym przecież problemem zamawiających jest ocena, czy w przypadku zapotrzebowania na określone usługi, dostawy lub roboty budowlane (np. artykuły biurowe i części eksploatacyjne do urządzeń biurowych) ma on do czynienia z jednym zamówieniem, czy kilkoma odrębnymi zamówieniami. Urząd Zamówień Publicznych, dokonując interpretacji art. 32 ust. 2 i 4 ustawy p.z.p. (www.uzp.gov.pl) wskazał, że odróżnienie zamówień odrębnych od jednego zamówienia udzielanego w częściach wymaga analizy opartej na trzech kryteriach, tj.:

● tożsamości przedmiotowej,

● tożsamości podmiotowej,

● tożsamości czasowej.

Dostawy są tożsame przedmiotowo, jeżeli można o nich powiedzieć, iż są tego samego rodzaju i mają to samo przeznaczenie (albo że są nabywane w celu realizacji z góry przyjętego zamierzenia) - wówczas należy uznać je za jedno zamówienie. Tożsamość zamówienia nie jest równoznaczna z identycznością przedmiotów zamówienia - wystarczające jest istnienie zbieżności rodzaju i przeznaczenia. Przy ocenie tożsamości podmiotowej zamówienia ocenić należy możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę - standardowego podmiotu gospodarczego specjalizującego się w wykonywaniu danej działalności, np. sprzedaży materiałów biurowych.

Tożsamość czasowa zamówienia wiąże się ze świadomością zamawiającego, że w określonej perspektywie czasowej będzie udzielał pewnego rodzaju zamówień. W praktyce ustalenie, że określone zapotrzebowanie charakteryzuje się potrójną tożsamością (przedmiotową, podmiotową oraz czasową), jest trudne ze względu na niedookreślony charakter tych pojęć. Jednak odrębnego ustalania wartości zamówień, gdy prowadzi ono do niezastosowania ustawy p.z.p. w ogóle albo niezastosowania procedur unijnych, zamawiający powinni dokonywać ze szczególną ostrożnością. Analiza wyników kontroli prezesa UZP wskazuje przy tym, że tożsamość przedmiotowa i podmiotowa zamówienia rozumiana jest przez urząd dość szeroko. Z tych też przyczyn w przypadku wątpliwości w ujęciu łącznego szacowania wartości, tj. czy mogą być uznane za zamówienie odrębne, należy podejść wyjątkowo ostrożnie.

● zadzwonić do wykonawców oferujących produkt, który należy zakupić,

● poprosić o przesłanie, np. faksem, aktualnych cenników,

● uśrednić jednostkowe ceny netto oferowanych sprzętów,

● pomnożyć ceny jednostkowe przez liczbę, którą dana jednostka chce zamówić.

● sprawdzić ceny jednostkowe netto w formularzu cenowym w zrealizowanym już przetargu,

● pomnożyć przez średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem,

● uzyskaną cenę pomnożyć przez liczbę przedmiotu zamówienia, jaką urząd chce zamówić.

@RY1@i02/2011/173/i02.2011.173.207.007a.001.jpg@RY2@

dr Dariusz Jagiełło, radca prawny

dr Dariusz Jagiełło

radca prawny

Ustawa z 9 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).