Audyt zamówień publicznych

Procedury udzielania zamówień publicznych powiązane są z wieloma obszarami funkcjonowania jednostki zamawiającej. W procesie przygotowania, udzielenia a następnie weryfikacji i odbioru zamówienia publicznego uczestniczą pracownicy różnych działów. Wzajemne przenikanie się procesów tworzy skomplikowaną strukturę.

Obiektywna informacja

Dzięki przeprowadzeniu audytu zewnętrznego kierownictwo jednostki może uzyskać obiektywną informację czy wdrożone procedury są efektywne i czy są prawidłowo realizowane.

Audyt zewnętrzny ma szczególne znaczenie przy realizowaniu projektów współfinansowanych ze środków UE. Dzięki przeprowadzeniu audytu beneficjent środków UE uzyskuje informację czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie.

Efektem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach realizowanego projektu są kwalifikowane, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem o dofinansowanie.

W ramach prowadzonego audytu możliwe jest między innymi zweryfikowanie czy ponoszone przez jednostkę wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane zgodnie z przepisami w tym ustawy Prawo zamówień publicznych.

Sposób sprawdzenia

Sprawdzenie odbywa się między innymi poprzez badanie czy księgi rachunkowe (w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją udzielonych zamówień) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) i raporty częściowe z realizacji umowy odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom zawartej z wykonawcą zamówienia publicznego umowy.

Audyt projektów współfinansowanych ze środków może również obejmować analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w audytowanej jednostce w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

W ramach audytu procedur udzielania zamówień publicznych zasadne jest:

● sprawdzenie czy zamawiający realizuje procedury zamówień publicznych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,

● w przypadku projektów współfinansowanych ze środków UE, weryfikację czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa,

● sprawdzenie czy zamawiający wdrożył prawidłowo zalecenia poprzednich kontroli, oraz usunął stwierdzone uprzednio nieprawidłowości,

● ocenę prawidłowości sposobu archiwizacji dokumentów związanych z procedurą udzielania zamówień publicznych,

● opracowanie zasad monitorowania sposobu realizacji udzielonych zamówień publicznych,

● wykonanie audytu due diligence w zakresie badania procesów przed i po udzieleniu zamówienia publicznego.

Wybór audytora

Wybór wykonawcy zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest wykonywanie audytu zewnętrznego wymaga udzielenia zamówienia publicznego gdyż usługi audytorskie nie mieszczą się w katalogu wyłączeń przedmiotowych stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Opierając się na przepisach ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157 poz. 1240 z późn., zm.) wykonawca audytu powinien wykazać, że dysponuje osobami, które:

● posiadają jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub

● złożyły, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub

● posiadają uprawnienia biegłego rewidenta, lub

● posiadają dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymują się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Wynikiem przeprowadzonego audytu powinien być raport z audytu. Decyzja o wykorzystaniu ewentualnych uwag czy zaleceń zawartych w raporcie należy do zamawiającego - zlecającego przeprowadzenie audytu.

Dzięki przeprowadzeniu audytu zewnętrznego kierownictwo jednostki może uzyskać obiektywną informację czy wdrożone procedury są efektywne i czy są prawidłowo realizowane

Katarzyna Pazdyka