Trzeba mieć dowód na dostarczenie wyjaśnień

Wykonawca poproszony o wyjaśnienie podejrzanie niskiej ceny musi przesłać swe stanowisko wraz z dowodami w terminie wyznaczonym przez zamawiającego. Jeśli korzysta z e-maila, powinien upewnić się, czy dotarł on do adresata. W razie sporu to wykonawca będzie musiał udowodnić, że wyjaśnienia zostały przekazane.

Przetarg miał wyłonić firmę, która będzie pełniła nadzór nad dokończenie fragmentu autostrady. Cena zaproponowana przez jednego z wykonawców wzbudziła zastrzeżenia zamawiającego.

Uznał, że mogła zostać zaniżona. Dlatego sięgnął po art. 90 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) i zażądał wyjaśnień i przedstawienia dowodów świadczących o tym, że zaoferowana cena jest realistyczna. Pismo z tym żądaniem przesłał 31 lipca 2014 r., wskazując w nim, że wyjaśnienia ma otrzymać do 7 sierpnia 2014 r.

Od tego miejsca relacje obydwu stron zaczęły się różnić. Wykonawca twierdził, że 6 lipca 2014 r. wysłał wyjaśnienia wraz z załącznikami pocztą elektroniczną. Zamawiający utrzymuje, że na jego serwer nic nie wpłynęło. Potwierdza jedynie, że otrzymał pismo przesłane listownie, ale dopiero 20 lipca 2014 r., a więc długo po wyznaczonym terminie. Nie mógł go już uwzględnić, dlatego musiał odrzucić ofertę wykonawcy na podstawie art. 90 ust. 3 p.z.p.

W odwołaniu skierowanym do Krajowej Izby Odwoławczej przedsiębiorca przede wszystkim starał się dowieść, że wysłał wyjaśnienia wraz z dowodami 6 lipca 2014 r. Na dowód tego przedstawił wydruki z programu pocztowego.

Przekonywał, że nawet gdyby jego wyjaśnienia dotarły później, to i tak nie byłoby powodu do odrzucenia oferty. Przepisy nakazują to tylko w przypadku niezłożenia wyjaśnień oraz w sytuacji, gdy ich ocena potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę. Wyjaśnienia bezsprzecznie dotarły na piśmie.

Nawet jeśli nastąpiło to po terminie, to i tak na miesiąc przed oceną ofert i wyborem najkorzystniejszej. Skoro więc zamawiający dysponował nimi to powinien je uwzględnić.

Skład orzekający doszedł do wniosku, że firma nie udowodniła przesłania wyjaśnień w terminie. A zgodnie z art. 190 ust. 1 p.z.p. i pomocniczo z art. 6 kodeksu cywilnego, to na niej, jako stronie wywodzącej skutek prawny, spoczywał obowiązek przedstawienia dowodów, na okoliczności wywodzone ze stawianego zarzutu.

Wydruk ze skrzynki nie przekonał KIO, bo w żaden sposób nie wynikało z niego, czy wiadomość została przesłana do adresata. Wyjaśnienia i potwierdzające je dowody miały znajdować się w załącznikach. Tyle że znów nie ma żadnego dowodu, by zostały one przesłane. Wykonawca przedstawił także kopię książki wysyłki korespondencji prowadzoną przez niego.

KIO uznała to za dokument prywatny oraz za mało wiarygodny. Powód? Wpisy mające potwierdzać wysłanie e-maila do zamawiającego zostały wprowadzone w pola wcześniej zakreślone.

Skład orzekający nie miał też wątpliwości, że wyjaśnienia przekazane po wyznaczonym przez zamawiającego terminie należy traktować tak jakby ich nie złożono. Spełniła się określona w art. 90 ust. 3 p.z.p. przesłanka do odrzucenia oferty. Wyrok zapadł na kilka dni przed wejściem w życie nowelizacji p.z.p., ale jest aktualny także w obecnie obowiązującym stanie prawnym.

Chociaż z art. 90 ust. 1 p.z.p. usunięto fragment mówiący o tym, że wyjaśnienia powinny być złożone w wyznaczonym przez zamawiającego terminie, to jednak jego niedotrzymanie i tak będzie traktowane jako niezłożenie wyjaśnień. Zamawiający dzisiaj również ma prawo wyznaczyć datę graniczną, do której czeka na wyjaśnienia, a jeśli ich nie otrzyma do tego momentu, to odrzuca ofertę.

z 16 października 2014 r., sygn. akt KIO 1980/14 i KIO 1995/14

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl

KOMENTARZ EKSPERTA

E-mailem lub faksem

@RY1@i02/2014/230/i02.2014.230.023000100.803.jpg@RY2@

Grzegorz Czaban ekspert Apexnet

Wykonawca wezwany do złożenia wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny musi dołożyć starań, aby zamawiający otrzymał je w terminie określonym w wezwaniu. Inaczej oferta zostanie odrzucona. W sytuacji gdy w specyfikacji dopuszczono możliwość przekazywania oświadczeń i dokumentów faksem lub drogą elektroniczną, wykonawca może złożyć wyjaśnienia w każdej z tych form. Musi jednak pamiętać, że przypadku wątpliwości zwia?zanych z zachowaniem terminu to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu, że wyjaśnienia (w tym dowody) zostały zamawiającemu doręczone w terminie. W przypadku korzystania z poczty elektronicznej doręczenie wyjaśnień nastąpi w momencie ich przyjęcia przez serwer zamawiaja?cego i zarejestrowania na nim odpowiednich danych. W przypadku przesyłania wyjaśnień faksem z zasady wystarczającym dowodem ich doręczenia zamawiającemu będzie raport z transmisji faksu. Chyba że zamawiający wykaże, że z powodu zakłóceń w transmisji nastąpiło takie zniekształcenie tekstu, że stał się on niezrozumiały. Dlatego aby mieć 100 proc. pewność, że wyjaśnienia wpłynęły w terminie, wykonawca winien każdorazowo zażądać od zamawiaja?cego niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania.