Sprawozdanie z zamówień publicznych do 14 tys. euro

Zgodnie z obowiązującymi od 20 lutego 2013 r. przepisami zamawiający zobowiązani są przekazywać prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych również informacje dotyczące zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy, w szczególności informacji o łącznej wartości zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia określonego w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, tj. zwolnienia z uwagi na okoliczność, iż wartość zamówienia lub konkursu nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14000 euro.

Realizując nałożony obowiązek, prezes Rady Ministrów wydał 13 grudnia 2013 r. rozporządzenie w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530), które zastąpi dotychczas obowiązujące rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. nr 155, poz. 1110, oraz z 2007 r. nr 175, poz. 1226).

Obowiązki zamawiającego

Rozporządzenie z grudnia 2013 r. utrzymuje większość z dotychczas obowiązującego zakresu informacji, jakie w latach minionych musiały być przekazywane przez zamawiających do Urzędu Zamówień Publicznych. Zwiększenie zakresu informacji zawartych w sprawozdaniu dotyczy w szczególności informacji o zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem obowiązku stosowania procedur określonych ustawą - Prawo zamówień publicznych, na podstawie przepisu art. 4 pkt 1-3, 6 i 10-13, art. 136-138. Zakres danych przekazywanych w ramach tych informacji będzie ograniczony wyłącznie do łącznej wartości i liczby zamówień, a w przypadku zamówień poniżej progu, od którego uzależnione jest stosowanie ustawy - Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt 8), tylko do łącznej ich wartości.

W związku z wejściem w życie nowego rozporządzenia w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania obowiązek sporządzania sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych objął również zamawiających, którzy w 2013 r. udzielali wyłącznie zamówień o wartości do 14 tys. euro.

W poprzednim stanie prawnym zamawiający, którzy udzielali zamówień wyłącznie do 14 tys. euro, nie mieli obowiązku przekazywania do Urzędu Zamówień Publicznych żadnych informacji o wydatkowanych środkach publicznych.

Mimo że nowe rozporządzenie w sprawie sporządzania sprawozdań weszło w życie 27 grudnia 2013 r., zasady w nim opisane dotyczą zamówień udzielonych od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r.

Za zamówienia udzielone należy uznać zamówienia, w których doszło do podpisania umowy najpóźniej 31 grudnia 2013 r. W sprawozdaniu uwzględnia się również umowy, które zostały zawarte w roku objętym sprawozdaniem, ale ich realizacja została przewidziana na lata następne. W wartości udzielonych zamówień uwzględnia się kwoty, na jakie zostały zawarte umowy, a nie rzeczywiste zaangażowanie zamawiającego. Jeżeli np. zamawiający udzielił zamówienia na usługi ochrony na lata 2013-2015, w sprawozdaniu należy wskazać kwotę realizacji całego zamówienia (wynikającą z zawartej umowy), a nie tylko wysokość faktur zapłaconych w roku 2013.

W sprawozdaniu nie uwzględnia się postępowań unieważnionych oraz postępowań ogłoszonych, lecz niezakończonych podpisaniem umowy do 31 grudnia 2013 r.

Warto zaznaczyć, że sprawozdanie obejmuje również tzw. umowy barterowe, w których wykonawca za zrealizowane usługi, dostawy lub roboty budowlane uzyskuje od zamawiającego jakąś korzyść majątkową. Wysokość otrzymanego przez wykonawcę w rozliczeniu barterowym wynagrodzenia musi być odpowiednio uwzględniona w treści składanego sprawozdania.

Forma sprawozdania

Sprawozdanie z udzielonych w 2013 r. zamówień publicznych przesyła się do Urzędu Zamówień Publicznych wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej www.uzp.gov.pl, na której umieszczony jest właściwy formularz.

W stosunku do uprzednio obowiązującego rozporządzenia nowym rozwiązaniem jest określenie wzoru jednego uniwersalnego załącznika, który będzie wykorzystywany przez wszystkich zamawiających, stosownie do zakresu informacji przekazywanych w sprawozdaniu za dany rok.

Wypełniając druk sprawozdania, należy w szczególności przestrzegać poniższych zasad:

● jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy uznać iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie;

● w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony jako wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę;

● zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach;

● w przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą wartość umowy ramowej. W sprawozdaniu nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Termin złożenia

Z obowiązku sporządzenia sprawozdania wszyscy zamawiający muszą wywiązać się do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie (zgodnie z art. 98 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych).

Wskazany termin jest terminem zawitym, tzn. nie podlega przedłużeniu np. ze względu na dużą liczbę udzielonych zamówień lub inne powody po stronie podmiotów zobowiązanych do sporządzenia sprawozdania.

Nieprzekazanie sprawozdania w wymaganym terminie zostanie potraktowane przez jednostki kontrolujące zamawiającego jako naruszenie przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Marek Okniński