Urzędnicy prześlą bardziej szczegółowe informacje o zamówieniach publicznych

Chociaż na przesłanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach jest jeszcze trochę czasu, gdyż termin mija 1 marca, to już teraz urzędnicy powinni zacząć się do tego przygotowywać. Zaczęło bowiem obowiązywać nowe rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2013 r. poz. 1530). Wymaga ono przesłania bardziej szczegółowych niż dotychczas informacji.

- Rozszerzony zakres informacji podawanych przez zamawiających w sprawozdaniach rocznych wynika z potrzeby uwzględnienia zmian wprowadzonych nowelizacją ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Dane przekazywane UZP pozwolą na lepsze monitorowanie i ocenę krajowego systemu zamówień publicznych. Będą również podstawą przygotowania corocznego sprawozdania o funkcjonowaniu systemu zamówień - tłumaczy potrzebę zmian Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz systemowych UZP.

Chociaż nowe rozporządzenie weszło w życie 27 grudnia 2013 r. i dotyczy sprawozdań składanych w 2014 r., to tak naprawdę prawo zadziała wstecz. Zmienione reguły obejmą bowiem informacje za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 r. Mówiąc wprost - przez większą część ubiegłego roku zamawiający nie mieli świadomości, że powinni gromadzić dodatkowe informacje. Teraz powinni więc rozpocząć przegląd dokumentów.

Poza ustawą

Najwięcej problemów będzie ze zgromadzeniem danych na temat zamówień udzielonych z pominięciem prawa zamówień publicznych. Chodzi przede wszystkim o te, których wartość nie przekroczyła 14 tys. euro. Zgodnie z art. 4 pkt 8 p.z.p. nie trzeba wówczas stosować przepisów ustawy. Dotychczas urzędnicy nie musieli uwzględniać tych zleceń w przekazywanych UZP sprawozdaniach. Nie gromadzili więc na ich temat informacji. Teraz zaś się okazuje, że w sprawozdaniu za 2013 r. będą musieli je przesłać. Powinni więc przejrzeć zarówno umowy, jak i faktury czy nawet rachunki za cały ubiegły rok i je zsumować. W sprawozdaniu należy bowiem podać ich łączną wartość (to jedyna wymagana informacja dotycząca tych umów).

Nowy wymóg jest istotny także dla tych zamawiających, którzy dotychczas nie przesyłali żadnych sprawozdań, gdyż nawet jeśli udzielali zamówień publicznych, to wyłącznie takich, których wartość nie przekraczała 14 tys. euro. Teraz będą musieli. Nowy formularz, będący załącznikiem do opisywanego rozporządzenia, wymaga bowiem takich informacji.

Dodatkowo trzeba też przesłać informacje na temat zamówień, które zostały udzielone poza ustawą p.z.p. na podstawie innych zwolnień. Chodzi o art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 p.z.p., a więc np. wyłączenia dotyczące zamówień udzielanych na podstawie szczególnych procedur organizacji międzynarodowych.

Także zawarte ustnie

Zamówienia udzielane z pominięciem przepisów p.z.p. najczęściej pozostawiają ślad w postaci umów pisemnych. Wówczas należy zliczyć ich wartość netto, czyli z pominięciem podatku VAT i akcyzy. Tak wynika z opinii prawnej opublikowanej przez UZP na stronie www.uzp.gov.pl.

"W przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej, zamawiający przyjmuje wartość (...) w wysokości wskazanej w pierwotnej umowie w sprawie zamówienia publicznego" - napisano w niej.

A co jeśli umowę zawarto ustnie, co przy niższych kwotach wcale nierzadko się zdarza?

"Zawarcie umowy w formie ustnej skutkować będzie co do zasady przyjmowaniem przez zamawiającego dla celów sprawozdawczych wartości wskazanej w dokumencie wystawianym przez wykonawcę, w którym wykonawca określa wysokość należnego mu wynagrodzenia tytułem realizacji przedmiotu zamówienia, tj. na fakturze, paragonie bądź na rachunku" - tłumaczą prawnicy UZP we wspomnianej opinii.

Podsumowując - poza zwykłymi zamówieniami urzędnicy muszą uwzględnić w sprawozdaniu również te, których udzielili poza ustawą p.z.p. Nie ma znaczenia, czy zrobili to w formie ustnej, czy pisemnej umowy.

Uzasadniamy tryb

To nie koniec nowości. Urzędnicy muszą też uzasadnić, dlaczego zastosowali jeden z trybów niekonkurencyjnych: negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia czy zamówienie z wolnej ręki. Każde z zamówień udzielonych w tych trybach wymagają spełnienia przesłanek ustawowych. Teraz okazuje się to istotne nie tylko na etapie postępowania, kiedy zamawiający musi mieć argumenty np. na wypadek odwołania złożonego do Krajowej Izby Odwoławczej, lecz także przy sporządzaniu zbiorczego zestawienia rocznego.

W odpowiedniej rubryce formularza (tabela V) zamawiający musi wskazać uzasadnienie dla każdego z postępowań, w których zastosowano tryb niekonkurencyjny. Zgodnie z wyjaśnieniami UZP chodzi o informacje, które były wskazane w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia.

Dane te mają pozwolić UZP zorientować się, jakie przesłanki stosowania tych trybów są najczęściej przywoływane i czy nie są one nadużywane przez zamawiających.

W przypadku najdroższych zamówień trzeba podać nie tylko informacje dotyczące samego przetargu, ale również ich realizacji. Chodzi o roboty budowlane, których wartość jest równa bądź większa niż 20 mln euro oraz dostawy i usługi o wartości co najmniej 10 mln euro. Zgodnie z tabelą VI należy wskazać liczbę i wartości zamówień dodatkowych udzielonych podczas wykonywania inwestycji, liczbę zmian w umowie głównej i zgodność realizacji z jej zapisami.

Zapis zmian

"W części dotyczącej zmian postanowień umowy zamawiający podają liczbę zmian zawartej umowy, przez co należy rozumieć liczbę aneksów zmieniających umowę, nie zaś liczbę poszczególnych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego zmienionych w drodze zawarcia aneksu/aneksów" - tłumaczy UZP. "Przez brak realizacji zamówienia zgodnie z postanowieniami umowy należy rozumieć wyłącznie: wypowiedzenie, rozwiązanie lub odstąpienie od umowy w sprawie zamówienia publicznego. Uznanie przez zamawiającego, iż wykonawca nie zrealizował lub nienależycie zrealizował zamówienie dla celów obowiązku sprawozdawczego, następuje wówczas, gdy stwierdzeniu tej okoliczności towarzyszyło wypowiedzenie, rozwiązanie lub odstąpienie od umowy" - wyjaśnia w dalszej części swej opinii.

Tabela VI wymaga również podania informacji na temat podwykonawców uczestniczących w realizacji zamówienia. Tej rubryki na razie jednak zamawiający nie muszą wypełniać. Ale zgodnie z przepisami przejściowymi dane dotyczące podwykonawców trzeba będzie podać dopiero w sprawozdaniu za 2014 r.

WAŻNE

Poza zwykłymi zamówieniami urzędnicy muszą uwzględnić w sprawozdaniu również te, których udzielili poza ustawą p.z.p. Nie ma znaczenia, czy zrobili to w formie ustnej, czy pisemnej umowy

Tylko drogą elektroniczną

Przypominamy, że sprawozdania można przesyłać wyłącznie przez internet. Aby to zrobić należy zalogować się na stronie portalu UZP (wejście ze strony www.uzp.gov.pl), korzystają z logina i hasła, które musi mieć każdy zamawiający umieszczający ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Następnie trzeba wypełnić formularz sprawozdania i przesłać go za pośrednictwem portalu. Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w formularzu sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych przez system.

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl