Wadium musi być zwrócone niezwłocznie po rozstrzygnięciu

Wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wnoszone jest przede wszystkim w celu zabezpieczenia zamawiającego przed uchylaniem się od zawarcia umowy przez wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Zamawiający zobowiązany jest zwrócić wadium wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania. Nie dotyczy to oczywiście wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Dopuszczalne formy wniesienia wadium określa art. 45 ust. 6 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Jedną z nich jest forma pieniężna.

W doktrynie przyjmuje się, że niedokonanie przelewu na rachunek bankowy zamawiającego przy jednoczesnym dokonaniu wpłaty gotówki w banku zamawiającego na jego rachunek bankowy wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty z powodu jej niezgodności z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych. Dyspozycja przepisu art. 45 ust. 7 p.z.p. stwarza obowiązek dla wykonawcy - w przypadku wnoszenia przez niego wadium w pieniądzu - wpłacenia kwoty wadium przelewem na rachunek bankowy zamawiającego. Ustawodawca w prawie zamówień publicznych nie przewidział jednak sankcji za jego niewypełnienie.

Zatem dla ustalenia, że wadium zostało wniesione, nie ma znaczenia, czy wykonawca dokonał jego wpłaty na rachunek bankowy zamawiającego, czy też wywiązał się z nałożonego obowiązku poprzez zlecenie przelewu z konta bankowego na kwotę wadium określoną w postanowieniach SIWZ.

Zwrot wadium

Biorąc pod uwagę sformułowany w art. 46 ust. 1 p.z.p. obowiązek niezwłocznego zwrotu wadium, zamawiający powinien dochować szczególnej staranności przy dokonywaniu jego zwrotu w sytuacji ziszczenia się okoliczności wskazanych w art. 46 p.z.p. Warto zatem rozważyć wprowadzenie przez kierownika zamawiającego wewnętrznej procedury (ustalonej np. poprzez stosowne zarządzenie) określającej zasady zwrotu wadium wniesionego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Celem wprowadzenia takiego zarządzenia jest między innymi określenie zakresu odpowiedzialności osób uczestniczących w procedurze zwrotu wadium.

Przedstawiamy przykład regulaminu wewnętrznego jednostki zamawiającej zobowiązanej do stosowania ustawy p.z.p., który określa procedury wyznaczania wadium i zasady jego zwrotu zarówno w odniesieniu do zamówień o wartości powyżej, jak i poniżej progów unijnych.

Procedura wyznaczania i zwrotu wadium wnoszonego przez wykonawców ubiegających się o uzyskanie zamówienia publicznego

1. Forma wnoszonego wadium oraz wysokość wadium muszą być zgodne z przepisami ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.),

2. Wysokość wadium w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza równowartość 30 000 euro wyznaczana jest przez komisję przetargową powołaną do przygotowania i przeprowadzenia danego postępowania, z uwzględnieniem wymogów pkt. 1 niniejszej procedury.

3. Komisja przetargowa, w przypadku postępowań, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości kwot określonych w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, może podjąć decyzję o braku konieczności wnoszenia wadium przez wykonawców uczestniczących w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Jeżeli wadium zostało wniesione w formie innej niż przelew na rachunek bankowy spółki, oryginał dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium jest przechowywany wraz z  ofertą, której dotyczy wniesione wadium.

5. Zwrot wadium następuje w sytuacjach i terminach wynikających z ustawy - Prawo zamówień publicznych.

6. W przypadku konieczności zatrzymania wadium w związku z okolicznościami określonymi w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych, Przewodniczący komisji informuje o tym fakcie kierownika zamawiającego lub osobę pełniącą jego obowiązki w danym postępowaniu o  udzielenie zamówienia publicznego.

7. Za terminowy zwrot wadium odpowiada przewodniczący komisji przetargowej.

8. W przypadku wadium wniesionego przelewem zwrot dokonywany jest niezwłocznie po otrzymaniu przez dział finansowy stosownej informacji w formie e-mailowej od przewodniczącego komisji o konieczności zwrotu wadium wskazanym wykonawcom. Wysokość zwracanej kwoty obliczana jest przez dział finansów zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych.

9. Pracownik działu finansów po dokonaniu zwrotu wadium informuje o tym niezwłocznie za pośrednictwem poczty e-mail przewodniczącego komisji od którego otrzymał informację o konieczności zwrotu wadium.

10. Procedura obowiązuje do zamówień, w których komisja przetargowa została powołana po wejściu w życie zarządzenia.

@RY1@i02/2015/183/i02.2015.183.211000100.802.jpg@RY2@

Katarzyna Pazdyka