Niezbędne warunki do przedłużenia terminu składania ofert

Dokonywanie przez zamawiającego korekt w tym zakresie może pociągać za sobą konieczność przedłużenia terminu składania ofert, a obowiązujące regulacje przyznają w tym zakresie dość duży luz decyzyjny zamawiającemu.

Tryb fakultatywny

W pierwszej kolejności wskazać należy, iż zgodnie z treścią przepisu art. 12a ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych w przypadku dokonywania zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych lub opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, zamawiający przedłuża termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian we wnioskach lub ofertach, jeżeli jest to konieczne.

Z powyższego zapisu wynika w sposób jednoznaczny, iż każdorazowo zmiana w zakresie ogłoszenia o zamówieniu będzie wymagała przedłużenia terminu składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, przy czym dodatkowym elementem warunkującym dokonanie takiego przedłużenia będzie jego konieczność. Stwierdzenie takie każdorazowo wymaga oceny zamawiającego w odniesieniu do danego przypadku, przy czym należy mieć na uwadze, iż zbyt dowolne odstępowanie od przedłużenia terminu składania ofert może skutkować ewentualnym podważaniem prawidłowości przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed Krajową Izbą Odwoławczą. Podobna uznaniowość dotyczy czasu, o jaki powinien zostać przedłużony termin składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - w szczególności przepisy nie przewidują minimalnego terminu, o jaki ten okres może zostać przedłużony.

Wskazana powyżej regulacja wprowadza fakultatywną możliwość przedłużenia terminu składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. To daje zamawiającemu pewne pole manewru odnośnie do uznania samej konieczności przedłużenia tego terminu, jak również odnośnie do okresu, o jaki termin zostanie przedłużony.

Tryb obligatoryjny

Ustawodawca wprowadził jednakże wyjątek od powyższej zasady, który przewiduje obligatoryjne przedłużenie terminu składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jeżeli bowiem zmiana, o której mowa w przepisie art. 12a ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych jest istotna, to zamawiający przedłuża termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie zmian we wnioskach lub ofertach.

W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie przepisu art. 11 ust. 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, termin składania:

● ofert nie może być krótszy niż 22 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej - w trybie przetargu nieograniczonego;

● wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie może być krótszy niż 30 dni, a jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia niż 10 dni od dnia przekazania zmiany ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej - w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

W przypadku natomiast kwot niższych niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie przepisu art. 11 ust. 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych ustawodawca nie wprowadził ograniczeń w zakresie minimalnych terminów, o które następuje przedłużenie terminu składania ofert. Rozróżnienie to bierze pod uwagę wartość środków publicznych wydatkowanych celem udzielenia zamówienia.

Pomimo braku wskazania czasu minimalnego, na jaki ma nastąpić przedłużenie terminu składania ofert, należy pamiętać, iż ustawodawca posłużył się pojęciem "o czas niezbędny na wprowadzenie zmian we wnioskach lub ofertach przez wykonawców". Takie pojęcie może rodzić spory interpretacyjne, bowiem zamawiający niekoniecznie ma wiedzę na temat czasu niezbędnego dla przeciętnego wykonawcy do poprawienia oferty lub wniosku.

Co więcej, praktyka pokazuje, iż oferty/wnioski składane są najczęściej ostatniego dnia i nie może być tutaj raczej mowy o poprawie, a o ponownym wyliczeniu wartości oferty, zbadaniu rynku materiałów/podwykonawców/poddostawców, sporządzenia kosztorysu itp. Dlatego też dobrą praktyką wykonawców jest, oprócz wskazywania na uchybienie i sygnalizowania konieczności przedłużenia terminu składania ofert, również proponowanie zamawiającemu terminu, do kiedy to przedłużenie powinno nastąpić. Jest to o tyle korzystne, że daje zamawiającemu niezbędną wiedzę na temat czasu potrzebnego na wprowadzenie zmian do oferty/wniosku oraz niweluje możliwość kwestionowania przez konkretnego wykonawcę przedłużonego terminu.

Co istotne, ustawodawca zdefiniował w postaci katalogu otwartego przykłady zmian, które należy uznać za istotne. Jako takie zostały ustalone zmiany dotyczące określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert oraz warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania.

Przykładowo za zmiany dotyczące określenia przedmiotu zamówienia można uznać dokonywanie zmian w Programie Funkcjonalno-Użytkowym w przypadku zamówień "zaprojektuj i wybuduj". Jest to katalog otwarty, pozwala więc zamawiającemu każdorazowo na badanie, czy dany element poza tym katalogiem również skutkuje koniecznością przedłużenia terminu składania ofert.

Zatem trudno ocenić przedstawione rozwiązania w sposób jednoznaczny. Zawierają bowiem sporą liczbę klauzul generalnych przyznających zamawiającym luz decyzyjny. Z jednej strony sprzyja to uelastycznieniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Z kolei z drugiej strony instrumentalne wykorzystywanie przedstawionych przez wykonawców zapisów prowadzi do obstrukcji prowadzonych postępowań.

@RY1@i02/2016/122/i02.2016.122.211000100.802.jpg@RY2@

Łukasz Michał Mackiewicz

 radca prawny