Podpis oferenta może być skrócony i bez pieczęci

Podpis jest charakterystycznym dla danej osoby znakiem graficznym wywodzącym się z jej imienia i nazwiska, niebędącym koniecznie pełnym imieniem i nazwiskiem, pozwalającym na ustalenie tożsamości osoby, która go złożyła.

Nie ma także większego znaczenia miejsce, w którym taki znak graficzny, który należałoby uznać za podpis, się znajduje. Bez względu na to, czy jest to miejsce wyznaczone przez zamawiającego na formularzu do złożenia podpisu, czy też inne miejsce w obrębie tego formularza, złożenie znaku graficznego składającego się z nazwiska, także bez pieczęci imiennej, spełnia przesłanki dokonania czynności, tj. złożenia pisemnego oświadczenia woli.

Podobne wnioski płyną z orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej. Uchybienie co do miejsca złożenia podpisu może być oceniane jedynie w kategoriach formalnych, a nie merytorycznych, i nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego konsekwentnie przyjmuje, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność, czego nie spełnia złożenie np. maszynowego oznaczenia nazwiska. W uchwale z 28 kwietnia 1973 r., III CZP 78/72 (OSN 1973, nr 12, poz. 207) Sąd Najwyższy uznał (na użytek przepisów prawa spadkowego), że w utrwalonej praktyce obrotu za ważny uważa się nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem lub samym nazwiskiem, lecz także - i najczęściej - skrót podpisu ("podpis nieczytelny"), którego wystawca zwykle używa przy podpisywaniu dokumentów i który jest "godłem" jego podpisu.

Jeśli opierać się takim stanowisku, zasadne staje się stwierdzenie, iż złożenie podpisu nieopatrzonego pieczęcią imienną nie może skutkować odrzuceniem oferty. Zgodnie z przepisem art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz jednolitym w tym zakresie orzecznictwem sankcja w postaci odrzucenia oferty w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy p.z.p. zachodzi wyłącznie w przypadku niezgodności treści oferty z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a więc niezgodności co do wymagań merytorycznych, a nie formy złożonego dokumentu. W oparciu o dorobek orzecznictwa i doktryny za uchybienia formalne, a nie merytoryczne należy uznać np.: brak numeracji stron oferty, pieczęci pod oświadczeniem woli, podpisu na każdej stronie oferty czy niezałączenie spisu treści oferty.

Niezgodność treści oferty należy oceniać w kategorii ustawowej definicji oferty określonej w art. 66 kodeksu cywilnego, gdzie rozumie się ją jako niezgodność oświadczenia woli wykonawcy z oczekiwaniami zamawiającego wyłącznie w merytorycznym zakresie przedmiotu zamówienia.

Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli - art. 78 par. 1 kodeksu cywilnego.

W skazany przepis k.c. znajduje, na podstawie art. 14 ustawy - Prawo zamówień publicznych, zastosowanie w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W konsekwencji zamawiający nie może poprzez zapisy specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymagać, aby podpis złożony przez składającego ofertę przetargową opatrzony był pieczątką imienną ani by był czytelny. Potwierdza to np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 listopada 2006 r. (sygn. akt II FSK 1144/05).

Również orzecznictwo Sądu Najwyższego przyjmuje, że niezbędną cechą podpisu jest jego własnoręczność. Zatem dla ważności podpisu pod ofertą przetargową nie jest wymagane, aby był on dodatkowo opatrzony pieczątką imienną osoby składającej podpis.

Odrzucenie oferty przetargowej, w której podpis upoważnionej osoby nie został oznakowany pieczątką imienną, należy co do zasady uznać za pozbawione podstaw prawnych. Brak podstaw prawnych do odrzucenia oferty z tego powodu obowiązuje również w przypadkach, gdy zamawiający w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia określili wymóg opisania podpisu pieczątką imienną.

Edyta Partyn