Zdobyliśmy doświadczenie, które pozwala nam ubiegać się o organizację dużych kongresów

●

- Przygotowania do organizacji konferencji ONZ zainicjowaliśmy w Poznaniu na dwa lata przed jej rozpoczęciem. Warto zaznaczyć, że przy realizacji tego typu przedsięwzięć podstawą jest potencjał i doświadczenie wypracowane w dłuższym czasie. Wiele elementów obsługi konferencji takich jak np. infrastruktura konferencyjna czy baza noclegowa, było tworzonych wysiłkiem sięgającym nawet lat poprzedniej dekady.

●

- Naszym zamiarem było stworzenie w mieście dobrego klimatu do pracy i wypoczynku. Inwestycje wiązały się więc z uporządkowaniem miasta, modernizacją dróg, chodników, ze świątecznym wystrojem. Inwestycje miasta to także zebranie kapitału ludzkiego, np. wyszkolenie pięciuset profesjonalnych wolontariuszy. Z całą pewnością takie doświadczenia przydadzą się przy obsłudze Euro 2012. To właśnie Poznaniowi powierzono organizację systemu wolontariatu wspierającego ten piłkarski turniej.

●

- Przede wszystkim na skrupulatne i terminowe wywiązanie się z podjętych zobowiązań. Od początku trzeba precyzyjnie formułować wzajemne oczekiwania, unikając w ten sposób nieporozumień. Zasadnicze znaczenie ma uzyskanie zrozumienia i zaangażowania wszystkich podmiotów współpracujących przy realizacji przedsięwzięcia. Równie ważna jest dobra komunikacja z mieszkańcami miasta. To dzięki skutecznej kampanii informacyjnej można uzyskać zrozumienie mieszkańców dla utrudnień, które takim wydarzeniom często towarzyszą. Sukces organizacyjny konferencji klimatycznej to w dużej mierze zasługa poznaniaków, ich pracowitości, rzetelności, otwartości i życzliwości.

●

- Organizatorem poznańskiej konferencji był Sekretariat Konwencji Klimatycznej ONZ, a gospodarzem polski rząd. Zadania miasta określone zostały w umowie z polskim rządem. Dzięki temu od samego początku wiedzieliśmy, jaki jest zakres naszych zadań. Zgodnie z zapisami umowy obowiązkiem Poznania było m.in zorganizowanie ruchu w mieście i dostosowanie komunikacji publicznej do zwiększonych potrzeb przewozowych, przygotowanie programu wydarzeń towarzyszących (kulturalnych i turystycznych), organizacja i obsługa punktów informacyjnych, realizacja systemu wolontariatu. Jako miasto czuliśmy się jednak odpowiedzialni za powodzenie całości działań podejmowanych na terenie Poznania.

Warto pamiętać, że organizacja takiego wydarzenia to przede wszystkim odpowiednie przygotowanie miejsca konferencji. Poznań jest tu w dobrej sytuacji. Obiekty Międzynarodowych Targów Poznańskich (MTP) są doskonale przystosowane do organizacji dużych międzynarodowych kongresów - dysponują odpowiednią powierzchnią i infrastrukturą. Personel MTP ma bogate i wieloletnie doświadczenie w realizacji wydarzeń konferencyjnych i targowych. Profesjonalny partner to w organizacji tego rodzaju przedsięwzięć podstawa.

●

- Przygotowywanie konferencji ONZ było olbrzymim przedsięwzięciem koordynacyjnym. Jeśli mówimy o podmiotach zaangażowanych w realizację imprezy, to należy wymienić: Międzynarodowe Targi Poznańskie, Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne, Zarząd Dróg Miejskich, Policję i służby specjalne odpowiedzialne za bezpieczeństwo, ale i instytucje kultury. Miejski wydział oświaty przygotował wolontariuszy, ale także jednostki odpowiadające za promocję i PR w mieście. Sukces organizacyjny konferencji to w dużej mierze skuteczna komunikacja z mieszkańcami miasta i gośćmi konferencji. Naszym wielkim sprzymierzeńcem byli sami poznaniacy, którzy stworzyli w mieście wyjątkowy i serdeczny klimat.

●

- Od samego początku traktowaliśmy konferencję ONZ jako wielkie wyzwanie organizacyjne i logistyczne, ale przede wszystkim jako ogromną szansę. Chcieliśmy sprawdzić się jako dobry i skuteczny partner przy realizacji tego typu projektów i potwierdzić reputację Poznania jako miasta dobrze przygotowanego do organizacji dużych międzynarodowych kongresów. Bezcenne jest też zdobycie doświadczenia z realizacji tego rodzaju projektu. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż konferencja klimatyczna ONZ z udziałem delegacji rządowych z ponad 190 krajów była największym międzynarodowym szczytem organizowanym jak dotąd w Polsce. Dlatego, przygotowując się do niej, nie mieliśmy skąd czerpać informacji i z kim wymieniać doświadczenia.

Trudnych kwestii przy realizacji imprezy było sporo. Obawialiśmy się korków, które mogły powstać z powodu zwiększonego ruchu i ograniczeń w ruchu, spowodowanych funkcjonowaniem strefy eksterytorialnej, a także przejazdami kolumn samochodów VIP-ów. Obawialiśmy się wzmożonego ruchu lotniczego i tego, czy poradzimy sobie z ogromną liczbą odpraw na lotnisku. Finał zaskoczył nas wszystkich. W trakcie konferencji korki w mieście były dużo mniejsze niż na co dzień. Sądzę, że zawdzięczamy to wyrozumiałości mieszkańców miasta, którzy w trakcie konferencji ograniczyli transport indywidualny, ale także dobrej organizacji ruchu i profesjonalizmowi policjantów zabezpieczających imprezę. Nie bez znaczenia było też udostępnienie uczestnikom konferencji i dziennikarzom darmowego transportu publicznego. Sprawnie i szybko przebiegły także odprawy gości na lotnisku Ławica.

●

- Zazwyczaj dochodowe inwestycje wymagają znaczących nakładów - tak było i w tym przypadku. Dokładne obliczenie zysków jest trudne, bo przekładają się one na dochody wielu podmiotów. Ponadto korzyści nie zawsze mają wymiar materialny. Z całą pewnością zyski, także w kontekście promocji Poznania, przekraczają nakłady ponoszone przez miasto w ciągu wielu lat. Mamy też bezcenne doświadczenie, które jest naszą kartą przetargową przy ubieganiu się o organizację podobnych imprez w przyszłości. Z całą pewnością było warto. Wiemy jeszcze jedno - Polska i Poznań potrafią zorganizować z sukcesem prestiżową, międzynarodową konferencję i sprostać wyzwaniom organizacyjnym.

Fot. Piotr Jasiczek

Tomasz J. Kayser, wiceprezydent Poznania