Jak prawidłowo przygotować i złożyć roczne sprawozdanie z wykonania planu audytu

Urszula Sojka, naczelnik Wydziału ds. Analiz i Sprawozdawczości Departament Audytu Sektora Finansów Publicznych Ministerstwa Finansów

Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o finansach publicznych termin przedstawienia sprawozdania z wykonania planu audytu za poprzedni rok kierownikowi jednostki i ministrowi finansów upływa 31 marca. Wzór sprawozdania, opublikowany rozporządzeniem ministra finansów z 4 kwietnia 2008 r. w sprawie sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (Dz.U. nr 61, poz. 378) został zmieniony w porównaniu ze wzorem obowiązującym w minionym roku.

Zmiana zakresu informacji zawartych we wzorze sprawozdania odnosi się przede wszystkim do informacji o komórce audytu wewnętrznego oraz uwzględnia w sprawozdawczości fakt przeprowadzania czynności doradczych.

Jednocześnie, w celu uproszczenia wzoru sprawozdania, zrezygnowano z gromadzenia szczegółowych danych dotyczących audytowanych jednostek, np. kwot gromadzonych i wydatkowanych przez te jednostki środków publicznych. Zrezygnowano również z ilościowego określania wyników audytu wewnętrznego. Sprawozdanie nie zawiera już informacji o liczbie zaleceń zawartych w sprawozdaniu, wyjaśnień i zastrzeżeń złożonych audytorowi. Przy każdym zadaniu należy natomiast określić najistotniejszy efekt jego przeprowadzenia, wymienić podstawowe ryzyka i odnoszące się do nich zalecenia lub opinie i wnioski. Należy również określić obszar działalności jednostki, w którym przeprowadzone zostało zadanie audytowe, wybierając odpowiednio działalność podstawową albo działalność wspomagającą. Zrezygnowano ze szczegółowej prezentacji organizacji pracy komórki audytu wewnętrznego.

Wątpliwości budzi zapis dotyczący wskazania ryzyk, w odniesieniu do których audytor sformułował zalecenia, opinie, wnioski. Planując zadanie audytowe, audytorzy wewnętrzni powinni określić jego cele na podstawie oceny istotnego ryzyka w badanej działalności. W programie zadania zapewniającego zamieszcza się m.in. cele zadania oraz istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem. Podczas informowania kierownictwa oraz składania sprawozdań audytorzy wewnętrzni powinni przekazywać wnioski wynikające z zarządzania ryzykiem oraz zalecenia mające na celu zmniejszenie zagrożeń. Właśnie ten element pracy audytu wewnętrznego został uwzględniony w nowym wzorze rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni. W tabeli zamieszczonej w punkcie czwartym wzoru należy przedstawić podstawowe zalecenia lub opinie i wnioski wydane w wyniku przeprowadzonych zadań zapewniających lub czynności doradczych oraz ryzyka, do których się odnoszą.

Największym jednak problemem, zgłaszanym przez audytorów wewnętrznych jest zmiana sposobu przedstawienia zasobów ludzkich potrzebnych do przeprowadzenia zadania. Dotychczas czas pracy audytorów był planowany i przedstawiany w osobodniach, co nie odzwierciedlało zbyt dobrze czasu trwania poszczególnych zadań. W obowiązującym wzorze sprawozdania należy przedstawić w dniach czas trwania zadania oraz w etatach liczbę audytorów przeprowadzających zadanie. Biorąc pod uwagę liczne, zgłoszone przez audytorów trudności z zastosowaniem takiego sposobu prezentacji organizacji pracy audytu, zagadnienie to zostanie szczegółowo przemyślane powtórnie podczas opracowywania wzorów dokumentów sprawozdawczych. Taka forma prezentacji wymaga bowiem zbyt wielu uogólnień w przypadku wieloosobowych komórek audytu wewnętrznego, w których audytorzy wewnętrzni nie przeprowadzają zadania audytowego w całości, ale włączają się w przeprowadzanie zadania na różnych jego etapach.

Problemem jest również niewystarczająca znajomość, obowiązujących od maja ubiegłego roku przepisów wykonawczych w zakresie audytu wewnętrznego. Stąd też przypadki sporządzenia planów audytu na 2009 rok na podstawie nieobowiązujących przepisów, jak również pytania o możliwość sporządzenia sprawozdania na poprzednim wzorze tego dokumentu.

Sprawozdania wzorem lat ubiegłych należy składać w wersji papierowej w Departamencie Audytu Sektora Finansów Publicznych i w wersji elektronicznej, przesyłanej na adres kfiaw@mofnet.gov.pl. Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, w zakładce Bezpieczeństwo Finansowe/Audyt sektora finansów publicznych/Sprawozdawczość opublikowano elektroniczny szablon sprawozdania, umożliwiający zapisanie dokumentu w odpowiednim formacie. Na stronie internetowej znajdują się również dodatkowe informacje odnośnie do składania sprawozdań i numery telefonów kontaktowych do pracowników wydziału ds. analiz i sprawozdawczości.

Audytorzy wewnętrzni podsektora samorządowego, tak jak audytorzy w sektorze rządowym, są zobowiązani do przedstawiania sprawozdań kierownikowi jednostki i ministrowi finansów. Jednak obowiązek względem ministra finansów audytorzy wewnętrzni podsektora samorządowego wykonują w odniesieniu do wójta (burmistrza, prezydenta miasta) starosty lub marszałka województwa.

Zatem, audytorzy zatrudnieni w urzędach gmin, powiatów, województw samorządowych składają jedno sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni odpowiednio: wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście, marszałkowi województwa, natomiast audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w innych samorządowych jednostkach organizacyjnych składają sprawozdanie kierownikowi swojej jednostki oraz odpowiednio wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), staroście, marszałkowi województwa. Termin przedstawienia sprawozdania z wykonania planu za 2008 rok zarówno dla audytorów podsektora rządowego, jak i samorządowego upływa 31 marca 2009 r.

Według obowiązujących przepisów ustawy o finansach publicznych szczegółowe wzory rocznych planów audytu i sprawozdań z ich wykonania są określane w przepisach wykonawczych do tej ustawy. Wzory są opracowywane z uwzględnieniem specyficznych potrzeb sprawozdawczych koordynacji audytu sprawowanej przez ministra finansów, jak i potrzeb sprawozdawczych kierowników poszczególnych jednostek. Audytorzy wewnętrzni nie mają zbyt dużej swobody w kształtowaniu dokumentów sprawozdawczych przedstawianych swoim przełożonym. Biorąc pod uwagę wnioski zgłaszane przez audytorów wewnętrznych w tym zakresie, w projekcie ustawy rozdzielono sprawozdawczość na rzecz ministra finansów od sprawozdawczości sporządzanej na rzecz kierowników jednostek.

Zgodnie z treścią projektu ustawy o finansach publicznych kierownicy komórek audytu wewnętrznego (w przypadku jednoosobowych komórek audytu - audytorzy wewnętrzni) nadal będą zobowiązani do sporządzania rocznych planów audytu wewnętrznego oraz sprawozdań z wykonania planów za rok poprzedni, ale w drodze rozporządzenia minister finansów określi jedynie sposób sporządzania oraz wymagane elementy planu audytu i sprawozdania z wykonania planu audytu. Szczegółowe wzory tych dokumentów ustalą sami audytorzy wewnętrzni w uzgodnieniu z kierownikami swoich jednostek.

Zmienią się również terminy sporządzenia tych dokumentów. W przypadku planu będzie to koniec roku, natomiast sprawozdanie audytorzy będą zobowiązani sporządzić do końca stycznia każdego roku. Kierownicy jednostek będą je udostępniać na wniosek ministra finansów.

Plany i sprawozdania jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministra kierującego określonym działem administracji rządowej lub jednostek obsługujących organy podległe lub nadzorowane przez tego ministra będą gromadzone przez komórkę audytu wewnętrznego utworzoną w ministerstwie, która będzie obsługiwała komitety audytu powołane dla poszczególnych działów administracji rządowej.

Po wejściu w życie projektowanych przepisów ustawy o finansach publicznych obowiązkowym dokumentem sprawozdawczym będzie przedstawiana ministrowi finansów przez kierowników jednostek do końca stycznia każdego roku informacja o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim.

Informacja ta będzie przygotowywana przez audytorów wewnętrznych, ale obowiązek jej przedstawienia będzie ciążył na kierownikach jednostek.

Wzór tej informacji zostanie określony i opublikowany w formie komunikatu ministra finansów. Planuje się, aby informacja o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim miała formę zbliżoną do znanego już audytorom wewnętrznym szablonu kwartalnego raportu z realizacji audytu wewnętrznego w jednostkach podsektora rządowego.

Do przesyłania informacji będą zobowiązani kierownicy jednostek podsektora rządowego, z wyłączeniem m.in. jednostek sądownictwa powszechnego i administracyjnego.

Kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu wewnętrznego będą zobowiązani do przedstawienia w każdym czasie na wniosek ministra finansów informacji i dokumentów związanych z przeprowadzeniem audytu wewnętrznego.

Ponadto kierownicy komórek audytu wewnętrznego jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministra kierującego określonym działem administracji rządowej lub jednostek obsługujących organy podległe lub nadzorowane przez tego ministra będą zobowiązani do przekazywania na wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego utworzonej w ministerstwie, oprócz rocznych planów audytu i sprawozdań z ich wykonania także innych dokumentów i informacji niezbędnych do realizacji zadań tej komórki. Zadaniem tej komórki prócz organizacyjnej obsługi komitetów audytu będzie między innymi przygotowywanie zbiorczych informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej.

Odrębne obowiązki informacyjne będą spoczywały na kierownikach jednostek, zobowiązanych do prowadzenia audytu po przekroczeniu odpowiednich kwot dochodów lub wydatków. Kierownicy tych jednostek będą mieli obowiązek poinformowania ministra finansów o rozpoczęciu i o sposobie prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostce.