Urząd musi pomagać mieszkańcom

Duża ilość zadań stawianych przed samorządem, ciągły wzrost kompetencji i odpowiedzialności administracji samorządowej, obejmowanie wciąż nowych obszarów aktywności wymusza wręcz porządkowanie sfery organizacyjnej urzędów w zakresie szeroko rozumianej obsługi nie tylko mieszkańców, lecz także inwestorów. Te działania wymagają zarówno stałego doskonalenia, jak i monitorowania. W koszalińskim urzędzie miejskim dzieje się to poprzez m.in. badanie wskaźnika satysfakcji klienta. Jest to jeden z elementów budowania nowoczesnej administracji poprzez otwartość, przejrzystość, rzetelną informację, która jest podstawą budowania zaufania. Mam na myśli informowanie mieszkańców nie tylko o działaniach prezydenta czy rady miejskiej, lecz także funkcjonowaniu samorządu, idei samorządności. Całość tych różnorodnych działań spina wprowadzony w 2005 roku system zarządzania jakością ISO 9001:2009, w ramach którego funkcjonują w Urzędzie Miejskim w Koszalinie 172 karty usług, czyli skodyfikowane zasady załatwiania określonych, najczęściej powtarzających się spraw, z którymi do urzędu zwracają się mieszkańcy. Te karty są swoistym drogowskazem dla mieszkańca. Z nich dowie się, jakie powinien dostarczyć dokumenty niezbędne do załatwienia sprawy, kto je załatwia i w jakim czasie. Ponieważ usług świadczonych na rzecz mieszkańców stale przybywa i ulegają one modyfikacjom, wymusza to również zmiany samych kart, pojawiają się również nowe. Wymaga to stałego nadzoru nad umieszczaniem informacji publicznej na stronach internetowych miasta. Ciągłej modyfikacji ulega również praca utworzonego specjalnie z myślą o klientach urzędu Biura Obsługi Interesanta. Biuro oprócz obsługi kancelaryjnej udziela podstawowych informacji o pracy urzędu, miejscu załatwiania spraw, z którymi zgłaszają się mieszkańcy. Ułatwia to również bezpłatna infolinia, podobnie jak elektroniczna skrzynka podawcza, którą można złożyć określone wnioski poprzez pocztę e-mailową.