Program zapewnienia i poprawy jakości jednostek samorządowych musi być zgodny z międzynarodowym standardem

Ministerstwo Finansów stworzyło sprawozdania podsumowujące m.in. audyt w jednostkach sektora rządowego i samorządowego w 2011 r. Okazuje się, że wysoki procent tych jednostek nie posiada kompletnego programu zapewnienia i poprawy jakości, o którym mowa w międzynarodowym standardzie audytu wewnętrznego 1300. Jakie są tego konsekwencje?

Standard wymaga, aby zarządzający audytem wewnętrznym opracował i realizował tzw. program zapewnienia i poprawy jakości, obejmujący wszystkie aspekty działalności audytu wewnętrznego. Jego brak lub nieprawidłowość powoduje, że jednostki te nie mogą używać w sprawozdaniach z zadań audytowych formuły "audyt został przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego", nie mogą też wskazywać, że funkcja audytu wewnętrznego działa w pełni "zgodnie z Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego". Nie realizują więc w pełni wytycznych ustawy o finansach publicznych.

Co powinien zawierać program, aby spełniał wymagania międzynarodowych standardów stworzonych przez The Institute of Internal Auditors (IIA), które obowiązują jednostki publiczne?

Powinien on przewidywać wiele działań o charakterze przeglądów, analiz oraz ocen działalności funkcji audytu wewnętrznego, które mają przyczynić się do zapewnienia jego zgodności ze standardami. Co więcej, działania przewidziane w programie mają wzmocnić pozycję audytu wewnętrznego w organizacji, jej postrzeganie przez interesariuszy oraz wartość, jaką dla interesariuszy ta funkcja wnosi. Idea zatem nie dotyczy jedynie posiadania sformalizowanego dokumentu, ale przede wszystkim jego realizacji i to tak, aby odbiorcy wyników audytu widzieli w nich wartość dodaną wobec swojej działalności.

Opracowanie programu zazwyczaj nie nastręcza trudności, gdyż zarówno same standardy, jak i dostępne wytyczne wskazują jego oczekiwane elementy.

Jakie więc elementy powinny się na niego składać?

Program, co do zasady, obejmuje dwa główne bloki ocen, tj. oceny wewnętrzne i oceny zewnętrzne. Istotą jest dokonywanie ich, ale także wykorzystywanie zawartych w nich wyników do doskonalenia funkcji audytu wewnętrznego.

Oceny wewnętrzne dotyczą takich działań, jak bieżące przeglądy. Obejmują one: nadzór nad prowadzonymi zadaniami audytowymi, udokumentowane przeglądy dokumentacji roboczej opracowywanej w trakcie prowadzonych zadań audytowych, analizy ocen uzyskiwanych od klientów audytu w związku z poszczególnymi zadaniami, a także analizy wyznaczonych wskaźników. Przykładowo mogą to być terminy realizacji zadań audytowych, odsetek wdrożonych rekomendacji audytu. Podstawowym problemem tych ocen w małych jednostkach audytu wewnętrznego, czy wręcz jednoosobowych, są ograniczenia czasowe na dokonywanie takich przeglądów oraz brak ich niezależności, w szczególności gdy funkcja jest jednoosobowa.

Drugim elementem ocen wewnętrznych są przeglądy okresowe, które są dokonywane według wytycznych IIA Global, najczęściej raz do roku. Podobnie jak w przypadku ocen bieżących brak niezależności w ocenie lub ograniczony czas na prowadzenie i w szczególności dokumentowanie przeglądów powoduje, że ich wyniki mogą być mało miarodajne.

Jak w praktyce przełamać te problemy?

Otóż wydaje się, że możliwości sprostania wymaganiom standardu 1300 są tym bardziej ograniczone, im mniej liczna jest funkcja audytu wewnętrznego. Dla wyjaśnienia dodam, że funkcja oznacza osobę (jedoosobowe stanowisko pracy), komórkę organizacyjną lub zewnętrzny podmiot realizujący audyt wewnętrzny na zlecenie. Dlatego starając się zapewnić maksymalny poziom zgodności z wytycznymi standardu, warto poświęcić czas na opracowanie odpowiedniej polityki i procedur audytu wewnętrznego, których przestrzeganie zapewni nam zgodność z podstawowymi międzynarodowymi standardami audytu. Ponadto warto zwrócić na bieżąco uwagę na jakość dokumentacji z audytu - jej kompletność, rzetelność, trafność ustaleń, oparcie na dowodach - która w pierwszej kolejności będzie podlegać przeglądom zewnętrznym. Z kolei planując prace audytu, warto uwzględnić czas na samoocenę funkcji dokonywaną raz do roku. Nie bez znaczenia jest także postawa audytora wewnętrznego i jego otwartość na dobre praktyki i polecane rozwiązania. Zaczerpnięta wiedza i koncepcje mogą stanowić pożyteczny przyczynek do usprawnienia funkcji audytu wewnętrznego właśnie podczas oceny okresowej, wymaga to jednak otwartości i obiektywizmu.

Oceny zewnętrzne mogą być prowadzone w różny sposób i w różnej formie. Ocena dokonywana w oparciu o aktualnie obowiązujące wytyczne IIA Global może być wykonana albo niezależnie i samodzielnie przez podmiot zewnętrzny o odpowiednich kwalifikacjach, albo na podstawie samooceny wykonanej wcześniej przez funkcję audytu wewnętrznego. Ich cechą jest jednak to, że są wykonywane przez osoby niebędące audytorami wewnętrznymi danej jednostki. Międzynarodowe standardy określają również wiele wytycznych i metod oceny, prowadzone są także szkolenia z metod oceny.

Jak taka ocena powinna wyglądać?

Zakres takiej oceny jest ściśle określony i obejmuje zarówno kwestie umiejscowienia, ról, kompetencji, odpowiedzialności i niezależności audytu wewnętrznego, jak i sposób działania w odniesieniu do planowania, realizacji zadań audytowych i raportowania. Jednym z obligatoryjnych dokumentów, jakiego poszukują oceniający, jest właśnie Program zapewnienia jakości oraz dowody na to, że jest on realizowany. Możliwości przeprowadzenia oceny zewnętrznej jest wiele, od standardowego zakupu tego typu usługi, do zorganizowania grupy kompetentnych oceniających, spoza danej jednostki, którzy mają umiejętności i kwalifikacje do przeprowadzenia oceny. Wybór podejścia zależy od oczekiwań jednostki, ale także wynika często z budżetu, jakim dana jednostka dysponuje na przeprowadzenie oceny.

Rozwiązania o obniżonych kosztach, np. przegląd przez organizacje bliźniacze, nie zawsze zapewniają rzeczywistą wartość dodaną przeglądu. Nie jest nią bowiem jedynie raport z oceny, ale przede wszystkim rzetelne rekomendacje pozwalające na usprawnienie funkcji audytu wewnętrznego.

Jakie działanie mogłyby usprawnić samą organizację komórek audytu?

W świetle powyższego warto rozważyć na poziomie jednostek samorządu terytorialnego wprowadzenie porozumień w sprawie wspólnej realizacji funkcji audytu wewnętrznego. Większa funkcja audytu, wspólna dla kilku jednostek samorządu terytorialnego, może wykazać się zarówno większą sprawnością działania w zakresie prowadzonych audytów, ma także szansę na sprawniejszy monitoring. Podobnie można realizować oceny zewnętrzne, tj. dla grupy jednostek samorządu terytorialnego. W przypadku ocen zewnętrznych warto rozważyć wartość, jaką może dostarczyć ocena dokonana przez wyspecjalizowanych ekspertów, całkowicie niezależnych od ocenianych funkcji audytu wewnętrznego.

@RY1@i02/2012/182/i02.2012.182.08800090f.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

dr Agnieszka Bryl, dyrektor w Ernst & Young

Do osiągnięcia zgodności audytu wewnętrznego ze standardami mogą się przyczynić działania o charakterze przeglądów, analiz oraz ocen

Rozmawiała Agnieszka Pokojska