Wielkie sprawdzanie nie takie straszne

W trakcie realizacji projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) ważne jest, by cała dokumentacja i przebieg realizacji projektu były zgodne z dokumentami wymienionymi w umowie na dofinansowanie realizacji projektu. W szczególności są to Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązuje wersja z 24 grudnia 2012 r.) oraz Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obowiązuje wersja z 14 sierpnia 2012 r.).

Projekty realizowane w ramach PO KL kontrolowane są na różnych etapach przez wiele instytucji. Tak naprawdę pierwsza kontrola projektu przeprowadzana jest na etapie konkursu - projekty nieprzygotowane zgodnie z wymogami i wytycznymi instytucji nadzorujących oceniane są negatywnie i tym samym nie znajdą się na liście przyjętych do realizacji. Z kolei te ocenione pozytywnie mogą zawierać wiele wskazanych przez eksperta elementów, które podlegać będą negocjacji przed podpisaniem umowy na dofinansowanie realizacji projektu.

Weryfikacja wniosków o płatność

W trakcie realizacji projektu beneficjenci kontrolowani są na różnych etapach. Weryfikacja składanych co kwartał wniosków o płatność stanowi jeden z elementów kontroli. Ponieważ pracownik instytucji nadzorującej realizację projektu najczęściej nie widzi fizycznie samych dokumentów, tylko ich zestawienie wpisane we wniosku o płatność, wydatki te na dalszym etapie podlegają również kontroli. Samo zatwierdzenie wniosku o płatność i sformułowanie, że w zestawieniu brak jest wydatków niekwalifkowalnych, nie gwarantuje, iż na dalszym etapie nie zostaną one zakwestionowane.

Niespodziewana wizyta

Beneficjenci mówiąc o kontroli, mają najczęściej na myśli wizyty monitoringowe i kontrole w miejscu realizacji projektu. Wizyta monitoringowa co do zasady ma charakter kontroli nagłej, niezapowiedzianej. Jej celem jest zweryfikowanie rzeczywistej realizacji i faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia). Jeśli z programu szkolenia wynika, że trwa ono w godz. 8.00-16.00, kontrola najczęściej pojawia się krótko po godz. 8.00 czy też krótko przed 16.00. Ma na celu m.in. zweryfikowanie, czy lista obecności podpisana przez uczestników szkolenia zgodna jest ze stanem osób obecnych na sali, czy właściwie oznakowane jest miejsce szkolenia (logo), czy przekazywane uczestnikom materiały mają odpowiednie oznaczenia, czy prowadzący szkolenie na wstępie poinformował, że współfinansowane jest ono ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) itp. Często w trakcie wizyt monitoringowych przeprowadzane jest również ankietowanie uczestników projektu.

Planowo i doraźnie

Z kolei kontrole na miejscu realizacji projektu dzielą się na dwa typy: planowe oraz doraźne. Te pierwsze wynikają z zapisów rocznych planów kontroli, którymi dysponują wszystkie instytucje pośredniczące. Beneficjenci mają możliwość sprawdzenia, czy ich projekt znajduje się na liście kontroli planowych na dany rok.

Kontrole doraźne z kolei mogą być przeprowadzane w wyniku podejrzeń wystąpienia nieprawidłowości, uchybień czy zaniedbań w danym projekcie lub też w wyniku otrzymania przez jednostkę kontrolującą doniesień o możliwych nieprawidłowościach w projekcie. W przypadku kontroli planowych beneficjenci powiadamiani są o terminie jej rozpoczęcia co najmniej z pięciodniowym wyprzedzeniem (liczą się dni kalendarzowe). Z kolei kontrole doraźne oznaczają niespodziewaną wizytę zespołu kontrolującego, a beneficjent nie jest informowany o planowaniu takiego przedsięwzięcia. Czas trwania kontroli zarówno planowych, jak i doraźnych zależny jest od ustaleń jednostki kontrolującej.

Zespół kontrolny pojawiając się w jednostce, ma obowiązek okazania odpowiednich upoważnień. Beneficjenci nie powinni natomiast zapominać, że przed przystąpieniem do czynności sprawdzających należy zespół poprosić o wpis do rejestru kontroli, który każda instytucja ma obowiązek prowadzić. Coraz częściej zespoły kontrolujących wspomagane są merytorycznymi ekspertami zewnętrznymi, szczególnie w obszarze zamówień publicznych.

Prawa zespołu

Członkowie zespołów, w ramach swoich upoważnień, mają prawo wglądu do dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej oraz tworzenia ich kopii i odpisów, tworzenia dokumentacji fotograficznej (zgodnie z przepisami i postanowieniami o ochronie informacji niejawnych oraz danych osobowych), żądania sporządzania kopii, odpisów i wyciągów z weryfikowanych dokumentów, przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych, żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczania materiałów dowodowych, sprawdzania przebiegu określonych czynności oraz przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.

W przypadku kontroli planowych warto wspomnieć, że poddawane są jej wyłącznie dokumenty z zatwierdzonych wniosków o płatność. Najczęściej wybierana jest reprezentatywna grupa (określony procent) dokumentów do skontrolowania - w tym co najmniej jedno duże zamówienie w ramach procedury prawa zamówień publicznych i co najmniej jedno wynagrodzenie. Przedkładając kontrolującemu dokumenty poświadczające dany wydatek, okazujemy nie tylko fakturę, lecz także wszelkie załączniki dokumentujące zrealizowanie tego wydatku, np. listę obecności uczestników na szkoleniu, dokument odbioru technicznego z przyjęcia środka trwałego, przykładowy egzemplarz materiałów szkoleniowych dla uczestników, protokół odbioru sprzętu, a w odniesieniu do wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w projekcie - dokument poświadczający zatrudnienie danej osoby w projekcie (umowa o pracę, zakres obowiązków) itp. Trzeba też pamiętać o odpowiedniej dokumentacji poświadczającej, że wydatki są racjonalne i zgodne z zasadą efektywności (przeprowadzenie procedur konkurencyjności lub postępowań zgodnych z ustawą z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).

Gdzie szukają nieprawidłowości

Kontrole w miejscu realizacji projektu w dużej mierze skupiają się na trzech podstawowych zagadnieniach związanych z tym projektem:

wwydatki dokumentujące użycie środków projektu (ich celowość, racjonalność, efektywność),

wpoprawność udzielania zamówień publicznych (ustawa - Prawo zamówień publicznych lub stosowanie procedury konkurencyjności) oraz

wpromocja projektu.

W tych trzech obszarach identyfikuje się bowiem najwięcej nieprawidłowości w projektach realizowanych ze środków EFS. Kontrolujący zwracają również uwagę na odpowiednie oznakowanie dokumentów, miejsc pracy oraz nabytych w ramach projektu towarów i usług (np. sprzęt komputerowy, książki). Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja obowiązująca z 4 lutego 2009 r.) nabywane ze środków EFS towary i usługi winny być znakowane odpowiednimi logami programu oraz informacją o współfinansowaniu wydatku ze środków EFS.

Zwykle do współpracy z zespołem kontrolnym wybierane są jedna, dwie kompetentne osoby z instytucji, które mogą udzielać informacji o projekcie i jego przebiegu - zarówno rzeczowym, jak i finansowym. W trakcie kontroli na miejscu beneficjenci powinni z rozwagą udostępniać dokumentację projektu oraz odpowiadać na pytania zespołu kontrolującego. Zdarzało się, że w trakcie kontroli beneficjenci udostępniali kontrolerom dokumentację zdjęciową z konferencji, ktorej całość kosztów rozliczono w jednym projekcie, tymczasem dokumentacja zdjęciowa ukazywała prezentację na tej konferencji banerów z trzech różnych projektów. Czasami się zdarza, że zespół kontrolujący niejako sprawdza zachowanie beneficjenta, prosząc przykładowo jednego z przypadkowych pracowników o dostarczenie teczki personalnej określonego uczestnika projektu, po czym prosi tę osobę o okazanie upoważnienia dotyczącego dostępu do danych osobowych.

Po zakończeniu

Co do zasady kontrole powinny się odbywać również po zakończeniu realizacji projektu, po złożeniu przez beneficjenta końcowego wniosku o płatność. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy stan opisany w ww. wniosku został rzeczywiście osiągnięty w jednostce realizującej projekt i odpowiada opisowi z wniosku (stan zakupów, zrealizowane cele, wskaźniki itp.). Może zostać przeprowadzona w miejscu realizacji projektu, często jednak instytucje pośredniczące odstępują od tego, szczególnie w sytuacji, gdy projekt był już np. poddany w trakcie realizacji kontroli planowej.

W projektach możliwe są również kontrole krzyżowe. Mają one miejsce w sytuacji, gdy beneficjent realizuje więcej niż jeden projekt (kontrola różnych projektów - zarówno w tym samym, jak i w różnych programach) lub też realizuje projekt w partnerstwie z inną instytucją (kontrola u beneficjenta i u partnera).

Każda kontrola kończy się wydaniem informacji pokontrolnej, która obrazuje przebieg kontroli oraz jej ustalenia. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wydawane są zalecenia pokontrolne, których zastosowanie może zostać ponownie zweryfikowane w trakcie kolejnej wizyty zespołu kontrolującego w siedzibie beneficjenta. Co do zasady sporządzenie informacji pokontrolnej winno nastąpić w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia kontroli. W szczególnych przypadkach termin ten może zostać przesunięty.

Na koniec warto dodać, że każdy beneficjent realizujący projekt w ramach PO KL, który dowiaduje się o planowanej kontroli jego projektu, powinien sięgnąć do dokumentu Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (obecna wersja obowiązuje od 1 stycznia 2013 r.), a w szczególności do załącznika nr 7 - Wzór listy sprawdzającej do kontroli na miejscu.

WAŻNE

Beneficjenci nie powinni zapominać, że przed przystąpieniem do czynności sprawdzających należy zespół poprosić o wpis do rejestru kontroli, który każda instytucja ma obowiązek prowadzić

@RY1@i02/2013/137/i02.2013.137.088001000.803.jpg@RY2@

Ewa Nowińska pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Oceny Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

Ewa Nowińska

 pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek Komisji Oceny Projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju