Radni pod okiem kamer, ale protokół trzyma się mocno

Taka tendencja jest widoczna szczególnie w dużych miastach. Ich władze decydują się na wprowadzenie transmisji online z sesji rady, by urzeczywistniać zasadę jawności. Zgodnie bowiem z art. 18 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1764; dalej: u.d.i.p.) posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów są jawne i dostępne. Tymczasem ze względu na ograniczenia lokalowe trudno byłoby na sali posiedzeń pomieścić od kilkuset do nawet kilku tysięcy osób. A właśnie średnio tylu mieszkańców śledzi w internecie transmisję z jednej sesji w największych miastach. Z sondy przeprowadzonej przez DGP wynika, że w Warszawie sesje cieszą się kilkutysięczną widownią, natomiast w Krakowie obrady rajców w listopadzie ub.r. śledziło 1,2 tys. widzów, a w grudniu 1,6 tys. W Częstochowie dwie grudniowe sesje oglądało w sieci średnio ponad 600 internautów, zaś w Toruniu średnia widownia to 200 mieszkańców.

- Popularność transmisji zależy od tematu, którym aktualnie zajmują się radni. Widownia wzrasta, gdy problem poddany pod obrady jest medialny. U nas rekordową oglądalność miała sesja poświęcona stosunkom miasta ze stołecznym klubem Legią - wyjaśnia Sławomir Paszkiet z urzędu m.st. Warszawy. - Zainteresowaniem cieszą się przede wszystkim posiedzenia, w czasie których radni decydują o finansach, np. sesje budżetowe - dodaje Włodzimierz Tutaj, rzecznik urzędu miasta w Częstochowie.

Tam, gdzie wprowadzono transmisję sesji, trudno później wycofać się z pomysłu, tłumacząc to chociażby chęcią obniżenia kosztów obsługi rady. Przekonał się o tym burmistrz warszawskiej dzielnicy Ursynów Robert Kempa, który w ub.r. chciał zlikwidować transmisje online, ale po głośnych protestach środowisk lokalnych wycofał się z pomysłu. W ankiecie przeprowadzonej przez burmistrza wśród mieszkańców aż 90 proc. opowiedziało się za kontynuacją transmisji. - Transmisje przyczyniają się do zwiększania transparentności działań organów władzy lokalnej. Nie tylko pomagają osiągnąć ustawowy cel, jakim jest łatwy dostęp mieszkańców do obrad, ale są też wyrazem dobrej praktyki samorządów - mówi Kamil Orzeł, dzielnicowy radny ze stowarzyszenia Projekt Ursynów.

Nagrania nie do archiwum

O ile oczywistością jest, że gminy, które nagrywają obrady rady, umożliwiają oglądanie przekazu na żywo, o tyle standardem nie jest archiwizowanie nagrań w sposób zapewniający ogólny dostęp do materiałów. W części miast na próżno szukać nagrań na stronach internetowych lub w biuletynach informacji publicznej (BIP).

- Urzędy powinny archiwizować tego rodzaju nagrania, przynajmniej przez okres jednego roku - zauważa tymczasem Małgorzata Brennek, ekspertka Fundacji Republikańskiej.

Jednostki, które zdecydowały się archiwizować nagrania, tłumaczą, że w ten sposób zapewniają mieszkańcom szeroki dostęp do informacji publicznej.

- Korzystający z nagrań mogą oczywiście również bezpośrednio uczestniczyć w posiedzeniach, lecz znacznie więcej osób wybiera dostęp do transmisji internetowej, np. przekaz w grudniu ub.r. miał 970 wejść. Publikacja na nośniku elektronicznym umożliwia też nie tylko śledzenie obrad na żywo, lecz także daje możliwość zapoznania się z ich przebiegiem ex post, co spotyka się z uznaniem mieszkańców - tłumaczy dr Barbara Mąkosa-Stępkowska, rzeczniczka urzędu dzielnicy Ursynów m.st. Warszawy.

Papier zostaje

Co ciekawe, rosnąca popularność wprowadzania w urzędach gmin transmisji z obrad rady nie przekłada się na odchodzenie przez samorządy od obowiązku sporządzania pisemnych protokołów. Dzieje się tak mimo tego, że przepisy przewidują taką furtkę dla urzędów.

Zgodnie z art. 19 u.d.i.p. organy gminy mają obowiązek sporządzać i udostępniać protokoły lub stenogramy z sesji, chyba że przygotują i opublikują materiały audiowizualne lub teleinformatyczne rejestrujące w pełni te obrady. Jednak nie każde nagranie będzie mogło zastąpić pisemny protokół. W orzecznictwie sądów administracyjnych znajdują się wskazówki, według których musi być przygotowany materiał audiowizualny, by gmina nie musiała spisywać protokołów (piszemy o tym w części: "Poradnik: jak nagrywać w zgodzie z prawem").

Jednak nawet w tych miastach, w których nagrania z sesji mogłyby zastąpić pisemne protokoły, próżno szukać takiej decyzji lokalnych władz. Nasi rozmówcy tłumaczą to względami praktycznymi. - Pisemny protokół wraz z załącznikami zawiera szerszy zakres dokumentów i informacji niż nagrania, np. treść projektów uchwał wraz z uzasadnieniem, listy obecności radnych i gości zaproszonych, wydruki prezentacji, opinie komisji rady, do których często sięgają mieszkańcy miasta czy też pracownicy magistratu. Daje także możliwość sporządzania niezbędnych kopii i odpisów - wyjaśnia Tomasz Nowak, naczelnik biura rady miasta Częstochowy.

Podobnie jest w Krakowie i Toruniu. - Trzymamy się pisemnych protokołów, gdyż dla wielu osób łatwiejsze i szybsze jest znalezienie danego fragmentu w protokole niż odsłuchanie nagrania. Ponadto zastąpienie protokołów nagraniami wymagałoby zmiany zapisów w statucie gminy, a takiej decyzji rada miasta nie podjęła - wyjaśnia Anna Kulbicka-Tondel, rzeczniczka prasowa prezydenta Torunia. - Pisemny protokół jest przyjmowany przez radnych, więc można stwierdzić, że to dokument bardziej oficjalny aniżeli nagranie. Ponadto zawiera więcej informacji niż nagranie, na którym może nie być słychać istotnych głosów z sali - tłumaczy Sławomir Paszkiet. Z kolei we wrocławskim magistracie usłyszeliśmy, że o udostępnienie pisemnych protokołów z sesji występują organy kontroli nad samorządem, więc radni poprzedniej kadencji zdecydowali, iż nie odejdą od tego sposobu dokumentowania posiedzeń rady.

W urzędach, które sporządzają zarówno protokoły, jak i nagrania, te drugie stanowią po prostu załącznik do tych pierwszych i są swego rodzaju materiałem uzupełniającym główny dokument.

Obraz dyscyplinuje

Eksperci zajmujący się problematyką jawności życia publicznego podkreślają, że podoba im się praktyka dwutorowego dokumentowania sesji, bo jest korzystna z punktu widzenia obywateli. - Dwie równoległe formy wzajemnie się uzupełniają. Upublicznienie nagrań z sesji działa dyscyplinująco na urzędników odpowiedzialnych za treść protokołu, motywując ich do prawidłowego odzwierciedlenia przebiegu sesji. Z kolei dostęp do protokołu umożliwia szybkie zorientowanie się w tematyce sesji, bez konieczności czasochłonnego przesłuchania całego nagrania oraz ułatwia odszukanie odpowiedniego, interesującego danego obywatela fragmentu obrad - komentuje Małgorzata Brennek.

WAŻNE

W urzędach, które sporządzają zarówno protokoły, jak i nagrania, te drugie stanowią załącznik do protokołu i są swego rodzaju materiałem uzupełniającym główny dokument.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl