Kto odpowiada za czynności kancelaryjne

Nowe rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych obowiązuje od 20 stycznia 2011 r.

- W jaki sposób w nowych przepisach uregulowano zasady wykonywania czynności kancelaryjnych dotyczących organów stanowiących gminy - pyta pani Aniela z województwa zachodnio-pomorskiego.

Rozporządzenie określa instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt, a także instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy, (nazywanych dalej podmiotami).

Rozporządzenie przewiduje istotne obowiązki dla kierowników podmiotów. Są to odpowiednio wójtowie (burmistrzowie, prezydenci miast), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starostowie, marszałkowie województw, wojewodowie oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

W stosunku do organów stanowiących gminy, powiatu i województwa zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotów.

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Par. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67).