Podróże służbowe urzędników po zmianie przepisów

Inne są także ryczałty noclegowe oraz warunki ustalania wymienionych należności. Wynika to z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które zmieniło dwa dotychczas obowiązujące w tym zakresie akty prawne.

Nowe rozporządzenie nie zmienia katalogu świadczeń należnych z tytułu podróży służbowej. Członkowi korpusu służby cywilnej z tego tytułu nadal przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Tak jak dotychczas, pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Zwrot kosztów przejazdu publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę obejmuje cenę biletu wraz ze związanymi z nim opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.

Nie uległa zmianie zasada, że do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności: rachunki, faktury, bilety, potwierdzające poszczególne wydatki. Zasada ta nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli pracownik nie przedstawi tych dokumentów bądź udokumentuje nimi tylko część poniesionych kosztów, nadal będzie mu przysługiwało prawo do zwrotu nieudokumentowanych kosztów przejazdu w wysokości ceny biletu środka transportu określonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem posiadanych ulg na przejazd.

W uzasadnionych przypadkach członek korpusu służby cywilnej powinien również złożyć oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów lub zwrotu innych kosztów podróży bądź ich wysokości (np. gdy na fakturze za hotel brak jest informacji, czy lub w jakim zakresie zostało zapewnione wyżywienie).

Nie zmieniły się zasady rozliczania należności, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na odbycie podróży służbowej prywatnym pojazdem, z tym że w odniesieniu do podróży zagranicznej dodano możliwość skorzystania - poza samochodem - z motocykla lub motoroweru. Wówczas członkowi korpusu służby cywilnej przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Członkom korpusu służby cywilnej przysługuje również zwrot innych niż określone w rozporządzeniu niezbędnych wydatków, jeżeli ich poniesienie było ściśle związane z podróżą służbową. Mogą to być opłaty za bagaż, gdy pracownik przewozi np. sprzęt lub urządzenia, bądź opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej. Utrzymany został też obowiązujący dotychczas 14-dniowy termin przedstawienia przez pracownika rozliczenia kosztów podróży.

Po Polsce

Od 1 marca stawka diety za jedną dobę podróży służbowej na terenie kraju wynosi 30 zł. Nowością jest wprowadzenie zasady, że wysokość diety ulega proporcjonalnemu obniżeniu w przypadku, gdy członek korpusu służby cywilnej miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

wśniadanie - 25 proc. diety;

wobiad - 50 proc. diety;

wkolacja - 25 proc. diety.

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, a także za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Jeżeli podróż służbowa będzie trwała nie dłużej niż dobę i wyniesie:

wmniej niż 8 godzin - dieta nie będzie przysługiwała,

wod 8 do 12 godzin - dieta będzie przysługiwała w wysokości 50 proc.

wponad 12 godzin - dieta będzie przysługiwała w pełnej wysokości.

Bez zmian pozostają zasady rozliczania podróży służbowej trwającej dłużej niż dobę. Za każdą dobę nadal przysługuje dieta w pełnej wysokości, z kolei za dobę niepełną, ale rozpoczętą:

wdo 8 godzin - dieta w wysokości 50 proc.,

wponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości.

Wyższe stawki

Przepisy nie zmieniają zasad ustalania ryczałtów. Członkowi korpusu służby cywilnej, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w podróży służbowej, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety.

Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej członkowi korpusu służby cywilnej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety. Ryczałt na komunikację miejską nie przysługuje, jeżeli członek korpusu służby cywilnej nie ponosi kosztów dojazdów albo jeżeli na jego wniosek pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Zmiana wysokości diety ma wpływ na wysokość ryczałtów przysługujących członkom korpusu służby cywilnej. Wynoszą one obecnie:

wna pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej (20 proc. diety) - 6 zł,

wna pokrycie kosztów noclegu (150 proc. diety) - 45 zł.

Nowe przepisy wprowadzają również pewne obostrzenia w zakresie zwrotu kosztów noclegowych poniesionych przez pracownika. Zgodnie z nimi członek korpusu służby cywilnej otrzyma zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem - jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, a więc 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca będzie jednak mógł wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających wskazany limit (np. brak tańszej bazy noclegowej). Tak jak dotychczas, członkowi korpusu służby cywilnej przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (jednokrotnego lub wielokrotnego w zależności od okresu pobytu w podróży) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Nie zmieniły się także zasady udzielania oraz rozliczania zaliczek na pokrycie kosztów krajowej podróży służbowej. Tak jak dotychczas, zaliczka przyznawana jest na wniosek pracownika, a jej wysokość powinna wynikać ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży.

Wyjazd za granicę

Wyższe diety i limity noclegowe, a także zmiany waluty, w której wypłacane są świadczenia z tytułu zagranicznych podróży służbowych członków korpusu służby cywilnej, wynikają także z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

I w tym przypadku wysokość diet oraz limitów noclegowych dla większości państw, a także rodzaj waluty dla kilkunastu krajów z USD na EUR, zmieniły się od 1 marca 2013 r.

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

wlądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,

wlotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

wmorskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Ile za posiłki

Należności z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50 proc. diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Członkowi korpusu służby cywilnej, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25 proc. diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

wśniadanie - 15 proc. diety,

wobiad - 30 proc. diety,

wkolacja - 30 proc. diety.

Na takich samych zasadach zmniejsza się kwotę diety w przypadku korzystania przez członka korpusu służby cywilnej z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Członkowi korpusu służby cywilnej, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety - urzędnik ma prawo do wyrównania do wysokości należnej diety. Za każdy dzień pobytu w szpitalu (innym zakładzie leczniczym) w czasie podróży zagranicznej członkowi korpusu przysługuje 25 proc. diety.

Zwrot za hotel

Za nocleg za granicą członkowi korpusu przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit dla poszczególnych państw.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownik ma prawo do ryczałtu w wysokości 25 proc. limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu. Zwrot kosztów noclegu oraz prawo do ryczałtu noclegowego nie przysługują, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają bezpłatny nocleg.

Dojazd ryczałtem

Członkowi korpusu służby cywilnej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę - przysługuje ryczałt w wysokości 50 proc. diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej członkowi korpusu służby cywilnej przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty nie przysługują, jeżeli członek korpusu służby cywilnej:

wodbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,

wma zapewnione bezpłatne dojazdy,

wnie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Do decyzji pracodawcy pozostawiono zaś kwestię zwrotu kosztów przewozu lotniczego bagażu osobistego członka korpusu służby cywilnej odbywającego podróż zagraniczną. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeśli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W razie choroby

Podczas podróży zagranicznej członkowi korpusu służby cywilnej w razie choroby przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Nie podlegają jednak zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zwrot kosztów następuje ze środków pracodawcy, za wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w UE, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Wypłata zaliczki

Dotychczasowe regulacje umożliwiające wypłatę członkowi korpusu służby cywilnej zaliczki w walucie polskiej zostały uzupełnione zapisem określającym, według jakiego kursu waluty należy ustalić zaliczkę oraz jej rozliczenie. Co do zasady, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej członkowi korpusu służby cywilnej zaliczki w walucie obcej wg średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w polskiej wg średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

WAŻNE

Od 1 marca 2013 r. przy podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Gdy podróż zagraniczna jest połączona z przejazdem na obszarze kraju, stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia dotyczące podróży krajowej

WAŻNE

Członek korpusu służby cywilnej może udokumentować oświadczeniem koszty podróży, jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe (np. zgubił bilet lub fakturę za hotel lub nie miał możliwości otrzymania takiego dokumentu)

Karolina Niewęgłowska

prawnik, pracownik administracji publicznej

Podstawa prawna

Art. 95 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).