Dokumentów finansowych trzeba dobrze pilnować - i tych na papierze, i tych w komputerze

Stosownie do swej wielkości i struktury organizacyjnej jednostka samorządu powinna we własnym zakresie przyjąć rozwiązania zapewniające prawidłowość realizowanych procesów, głównie finansowych.

Dokumentacja w postaci: ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowych ma być objęta ochroną przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Szczególnej ochronie powinny podlegać księgi rachunkowe prowadzone przy użyciu komputera.

Piecza nad kwitami i nośnikami

Ochrona dokumentacji finansowej jednostki stanowi obowiązek wynikający z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Chodzi głównie o: zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe.

Wszechobecna informatyzacja powoduje, że ustawowe obowiązki nabierają szczególnego znaczenia w kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. W takiej sytuacji ochrona danych powinna obejmować:

- stosowanie odpornych na zagrożenia nośników danych,

- dobór właściwych środków ochrony zewnętrznej,

- systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach (chodzi o zapewnienie trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych),

- zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych chroniących przed nieupoważnionym odstępem lub zniszczeniem.

Gdzie i jak gromadzić

Dokumentacja finansowa w postaci ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych powinna być przechowywana przez czas określony w art. 74 ustawy o rachunkowości. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w jednostce, pamiętając o:

- zachowaniu oryginalnej postaci dokumentów,

- ustaleniu porządku dostosowanego do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- podziale na okresy sprawozdawcze,

- przyjęciu sposobu przechowywania pozwalającego na łatwe odnalezienie dokumentów.

Zbiory dokumentów finansowych, co do zasady, przechowuje się w jednostce. Mogą być jednak przetrzymywane poza nią, pod warunkiem że zostaną przekazane innej jednostce (archiwum), która świadczy usługi w zakresie przechowywania takich dokumentów.

Należy zwrócić uwagę, że ustawa o rachunkowości określa również zasady przechowywania zbiorów dokumentacji księgowej jednostek zlikwidowanych, połączonych lub przekształconych.

Zasady ochrony dokumentów w takiej sytuacji są następujące:

1) zbiory jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność,

2) zbiory jednostek, które zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka, a o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Koniecznie trzeba pamiętać, aby szczególnie starannie chronić dane komputerowe, ze względu na możliwość narażenia na zniszczenie, uszkodzenie w trakcie przetwarzania, zniekształcenie danych albo celowe wprowadzenie błędnych zapisów przez osoby nieuprawnione.

Co trzeba sprawdzać

Dowody księgowe w ramach kontroli wstępnej weryfikuje główny księgowy. Wstępna kontrola zgodnie z art. 54 ust.1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) obejmuje:

- zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

- kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Dowód księgowy powinien zawierać zatem co najmniej elementy określone w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, tj.:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną również w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik majątkowy,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia w księgach, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli wynika z odrębnych przepisów, można zrezygnować z zamieszczania na dowodzie księgowym elementów wymienionych w pkt 1, 2, 3 i 5. Jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, można zaniechać zamieszczania na dowodzie także danych, o których mowa w pkt 6.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzone automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki (art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości):

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z użyciem komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.

Małgorzata Pelc

dgp@infor.pl