Wartość zaangażowania nie może być wyższa od przyjętego limitu wydatków

Zaangażowanie wydatków to czynność, na podstawie której kierownik jednostki budżetowej kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego w bieżącym roku budżetowym oraz w latach następnych.

Zaangażowanie wydatków przedstawia różnicę między memoriałowym a kasowym ujęciem wydatków. Zaangażowanie poprzedzone jest powstaniem samego zobowiązania.

Jednostki budżetowe zarówno państwowe, jak i samorządowe zobowiązane są do ujmowania w sprawozdaniach o wydatkach wartości określonej jako "zaangażowanie".

Zaangażowanie jest więc etapem poprzedzającym dokonanie wydatku, a także obejmuje wartość wydatkowanych kwot w ramach zatwierdzonego planu finansowego wydatków. Należy zatem przyjąć założenie, iż wartość zaangażowania nie może przekraczać limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego.

Można wyróżnić następujące rodzaje zaangażowania:

1. Zaangażowanie rachunkowe - efektem którego środki budżetowe zostają w planie finansowym przeznaczone na określone cele, bez możliwości wykorzystania zaplanowanych kwot na inny wydatek;

2. Zaangażowanie prawne - wynikające z zawartych umów, jak również z wydanych decyzji, a którego skutkiem jest powstanie długu jednostki.

Zaangażowanie prawne występuje najczęściej w postaci aktów administracyjnych, np. decyzji o przyznaniu świadczeń opieki społecznej, umów o pracę czy umów cywilnoprawnych polegających na udzieleniu zamówienia publicznego.

Należy zauważyć, że w przypadku kiedy zaangażowanie prawne tworzy dług, to musi poprzedzać go zaangażowanie rachunkowe, a więc uwzględnienie środków na dany wydatek w planie finansowym. Jeśli zaangażowanie prawne ogranicza się jedynie do stwierdzenia długu, np. na skutek postanowienia sądu, wówczas zaangażowanie rachunkowe musi nastąpić po nim. Wynikający z tego wydatek powinien zostać uwzględniony w planie finansowym.

Mylenie pojęć

Zaangażowania nie należy mylić z zobowiązaniami. Najczęściej jest tak, że najpierw pojawia się zaangażowanie, a dopiero później zobowiązanie. Jest to wynik tego, iż najpierw podpisywane są różnego rodzaju umowy np. z pracownikami o pracę, z kontrahentami o dostawy, a po ich wykonaniu (w przypadku dostaw, robót i usług po ich odebraniu, w przypadku umów o pracę po naliczeniu w listach płac wynagrodzeń) powstaje zobowiązanie jednostki wobec konkretnego podmiotu, w określonej wysokości i o oznaczonym terminie płatności. Umowy zawierane przez jednostkę podpisywane są przez kierownika jednostki. To jego podpis świadczy o zaangażowaniu środków budżetowych i jest przyrzeczeniem danym drugiej stronie, że jeżeli umowa zostanie wykonana prawidłowo, to zostanie jej przekazana określona kwota tytułem zapłaty. Główny księgowy parafuje jedynie umowę, co oznacza, iż potwierdza, że są lub będą środki na jej zapłacenie i w odpowiednim terminie wykona dyspozycje środkami pieniężnymi.

Ewidencja

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości do ewidencji zaangażowania w państwowych jednostkach budżetowych służą następujące konta pozabilansowe:

wkonto 983 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego",

wkonto 984 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat",

wkonto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego",

wkonto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

W samorządowych jednostkach budżetowych zaangażowanie ujmowane jest wyłącznie na kontach 998 i 999.

Należy pamiętać, że na kontach pozabilansowych obowiązuje zasada jednostronnego zapisu.

Dokumentacja

Rodzaje dokumentów, które stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki na kontach pozabilansowych, określa kierownik jednostki. Zapisy takie powinny się znaleźć w instrukcji obiegu dokumentów bądź w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości jednostki. Dokumentami, które stanowią podstawę do ujęcia zaangażowania w księgach rachunkowych jednostki, mogą być m.in.:

wumowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi (wraz z aneksami), płatne w danym roku,

wumowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi, płatne w latach następnych,

wwartość rocznych wynagrodzeń wynikających z zawartych umów o pracę oraz pochodne od wynagrodzeń,

wwartość świadczeń przyznanych na podstawie wydanych decyzji administracyjnych,

wpostanowienia,

wakty notarialne,

wfaktury, rachunki za wykonane dostawy i usługi, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych,

wkoszty podróży służbowych,

wniezapłacone do dnia sprawozdawczego, np. faktury nieobjęte uprzednio zawartymi umowami.

PRZYKŁAD

Zatrudnienie w danym roku

Na podstawie zawartych umów o pracę oraz analizy przewidywanych zmian w stanie zatrudnienia i wynagradzania określa się zaangażowanie wydatków tytułem zatrudnienia w danym roku budżetowym. Stanowi ono kwotę prawdopodobnych wydatków. Nie jest to jednak kwota faktycznych zobowiązań, które wystąpią w jednostce w danym roku.

Dopiero np.:

1) rzeczywisty stan zatrudnienia, czyli stan planowany skorygowany o bilans zatrudnień i zwolnień,

2) rzeczywiste stawki wynagrodzeń,

3) czas pracy pracowników itp.

wyznaczą stan faktyczny zobowiązań.

Poza tym zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, w tym niewymagalne, tj. wynagrodzenia naliczone, ale których termin wypłaty nie upłynął, ustala się co miesiąc, sporządzając listę płac. Z kolei zaangażowanie wydatków na wynagrodzenia szacuje się z góry na cały rok budżetowy i ewentualnie w ciągu roku koryguje, np. w razie zmiany w strukturze i kwotach wydatków.

Małgorzata Pelc

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).