Zatwierdzanie do wypłaty a kontrola głównego księgowego

Wytyczne do programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego nie precyzują kwestii organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem kontroli rachunkowej. Do obowiązków głównego księgowego należy prowadzenie rachunkowości jednostki, jeśli kierownik jednostki powierzy mu takie obowiązki na piśmie. W małych jednostkach zdarza się, że główny księgowy sam wykonuje większość prac związanych z rachunkowością jednostki, od kontroli po czynności ewidencyjne. Główny księgowy może prowadzić czynności kontrolne w ramach realizowanego projektu, ponieważ jego podpis złożony na dowodach księgowych projektu, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: u.f.p.), świadczy o tym, że nie zgłasza on zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji. Wydatki przewidywane budżetem projektu stanowią część zatwierdzonego planu finansowego jednostki, więc muszą być sprawdzane co do zgodności z tym planem. Podejmowanie decyzji co do sposobu księgowania (dekretacji) należy do osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (komunikat nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych). Również w podanym akcie ustalono, że należy odróżnić wprowadzanie danych, w tym przypadku operacji projektu, od decydowania o sposobie zakwalifikowania tych danych do ujęcia w księgach rachunkowych. A zatem księgować operacje projektu może zarówno inny pracownik, jak i główny księgowy.