Jeśli w urzędzie nie ma przerostu zatrudnienia, to należy zatrudniać na zastępstwo

W jakiej wysokości powinien być przyznawany dodatek zadaniowy i od czego jest uzależniony?

Środki na dodatki zadaniowe pochodzą z oszczędności, jakie pojawiają się w funduszu wynagrodzeń w wyniku urlopów macierzyńskich i dłuższych chorób pracowników. Dodatki są przyznawane na określony czas, nieprzekraczający danego roku kalendarzowego - ze względu na roczne budżetowanie w administracji. Każdy wniosek jest analizowany indywidualnie. Dodatek przyznany może być w związku ze zwiększeniem zadań, wynikającym np. z długotrwałych nieobecności pracowników (zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie, rodzicielskie, wychowawcze i bezpłatne), wykonywania zadań nieujętych w zakresie obowiązków, a wynikających np. z sezonowości (zwiększona liczba wydawanych paszportów), czy realizacji zadań przypisanych do innego stanowiska pracy, na którym aktualnie jest wakat.

W naszym urzędzie w 2011 roku dodatek zadaniowy otrzymywało 85 osób, w ubiegłym - 154 plus 67, które obsługiwały abolicję dla cudzoziemców. Przeciętnie wynosił 479 zł brutto. Jego minimalna kwota wyniosła 100 zł, a maksymalna 1 tys. zł. W dwóch przypadkach - osób pełniących dodatkowo funkcje kierownicze - był wyższy. Tak więc wysokość dodatku jest pochodną możliwości finansowych naszego urzędu, zakresu, złożoności oraz odpowiedzialności realizowanych dodatkowo zadań, a także czasu ich wykonywania. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy zwiększać zatrudnienia.

Czy osoby pracujące na zastępstwo mają szanse na pozostanie w urzędzie na stałe?

Tak, ale nie automatycznie. Jeśli akurat mamy wakat i jest ogłoszenie o naborze, to taka osoba może wziąć udział w postępowaniu konkursowym. Każdy, kto spełnia wymagania zawarte w ogłoszeniu, ma prawo złożyć swoją aplikację. Bierze udział w postępowaniu na takich samych zasadach, jak pozostali kandydaci w otwartym i konkurencyjnym naborze. Rzeczywiście, doświadczenie w pracy u nas może być atutem, a odpowiednie kwalifikacje mogą pomóc uzyskać lepsze wyniki w rekrutacji. W 2012 r. Mazowiecki Urząd Wojewódzki zawarł umowy na zastępstwo z 35 osobami, a w tym - z 36. Spośród zatrudnionych na zastępstwo, w związku z powstaniem wakatu w urzędzie, w 2012 r. zatrudniono 12 osób, a w 2013 - 17 na czas określony.

Czy można innego pracownika oddelegować do pracy na stanowisko tego nieobecnego np. z powodu urlopu rodzicielskiego?

Jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika, to pracodawca ma prawo powierzyć pracownikowi - w przypadkach uzasadnionych potrzebami urzędu - inną pracę, niż określona w umowie. Oddelegowanie nie może przekroczyć trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Biorąc pod uwagę dłuższe nieobecności, preferujemy nabór na zastępstwo. Nie mamy bowiem wolnych "mocy przerobowych" ze względu na prowadzoną od czterech lat optymalizację zatrudnienia, w tym redukcje prawie 10 proc. etatów.

Czy urzędnik zatrudniony na zastępstwo korzysta ze wszystkich świadczeń, w tym trzynastki?

Tak, ma prawo korzystać ze wszystkich świadczeń wynikających z faktu zatrudnienia w urzędzie. O ile spełnia te same wymogi, co pozostali, czyli minimum pół roku stażu. Może otrzymać trzynastkę albo świadczenia socjalne.

Jak uniknąć paraliżu funkcjonowania urzędu, jeżeli np. w jednostce jest epidemia grypy?

Kluczowe jest, aby zapewnić realizację zadań. W takim przypadku rozwiązaniem jest zastępstwo merytoryczne, tzn. obowiązki wykonuje osoba, która również posiada wiedzę w danej dziedzinie i na pewno ma to wpisane w zakresie obowiązków. W sytuacjach kryzysowych konieczne jest tymczasowe zweryfikowanie priorytetów. Oprócz pilnych, dodatkowych zadań warto identyfikować te z podstawowych, które muszą być realizowane w określonym terminie. Cenne wówczas są umiejętności zarządcze kadry kierowniczej oraz postawa pracowników, którzy rozumieją sytuację i misję, jaką ma administracja.

@RY1@i02/2013/212/i02.2013.212.18300100a.802.jpg@RY2@

Fot. Wojtek Górski

Halina Stachura-Olejniczak, dyrektor generalny Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego

Rozmawiał Artur Radwan