Poprawa zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej

30 maja 2012 r. weszło w życie zarządzenie nr 3 szefa służby cywilnej w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Stanowi ono wykonanie upoważnienia zawartego w art. 15 ust. 9 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.). Wejście w życie tego zarządzenia usystematyzowało kluczowe działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i jednocześnie dało szansę na ich ujednolicenie w ramach całej służby cywilnej.

Określone w zarządzeniu standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej podzielone są na 5 obszarów:

● organizacja zarządzania zasobami ludzkimi,

● nabór i wprowadzenie do pracy,

● motywowanie,

● rozwój i szkolenia,

● rozwiązanie stosunku pracy.

W ramach poszczególnych obszarów zostały określone wytyczne dla dyrektorów generalnych urzędów i dla dyrektorów komórek do spraw kadr oraz zasady działania dla osób kierujących pracownikami. Zastosowano też podział na standardy obligatoryjne, które obowiązkowo powinny być wprowadzone w urzędach oraz standardy fakultatywne, które jako zalecenia mogą przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania urzędów.

Wejście w życie zarządzenia nałożyło na urzędy zatrudniające członków korpusu służby cywilnej obowiązek wdrożenia określonych rozwiązań. W odniesieniu do 6 standardów obligatoryjnych określony został też termin na ich wdrożenie.

Po upływie roku od wejścia w życie zarządzenia w 64 urzędach (ministerstwach, urzędach centralnych oraz urzędach wojewódzkich) przeprowadzony został monitoring mający na celu ocenę stopnia wdrożenia w nich standardów zarządzania zasobami ludzkimi. Każdy z urzędów wypełnił ankietę zawierającą ponad 40 pytań dotyczących zagadnień związanych ze standardami. Na tej podstawie przeprowadzono szczegółowe analizy, które podsumowane zostały w "Raporcie z monitoringu wdrożenia standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej". Zarówno ankieta, jak i raport opublikowane zostały na stronie internetowej Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (www.dsc.kprm.gov.pl).

Wyniki monitoringu świadczą o tym, że większość ankietowanych urzędów wdrożyła nie tylko wszystkie standardy obligatoryjne, ale wprowadziła też wiele dodatkowych rozwiązań z katalogu standardów fakultatywnych. Spośród standardów nieobowiązkowych do najczęściej wdrażanych w urzędach należą:

● rozwiązania dotyczące procesów kadrowych (m.in. zasady realizacji procesów kadrowych, informatyczne usprawnienia tych procesów),

● różnorodne działania związane z wprowadzaniem nowego pracownika do pracy w urzędzie,

● elastyczne rozwiązania dotyczące czasu i sposobu pracy oraz inne rozwiązania umożliwiające godzenie obowiązków zawodowych z życiem prywatnym i rodzinnym,

● wykorzystywanie niematerialnych narzędzi motywacyjnych,

● stosowanie różnorodnych form podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników.

Urzędy wskazywały również na inne ciekawe rozwiązania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, które u siebie wdrożyły, a które w ich opinii warto by upowszechniać. Wśród nich często - jako rozwiązanie systemowe - pojawiało się wprowadzenie modelu kompetencyjnego. Wymieniano także wdrażanie różnego rodzaju poradników tematycznych (zarówno dla kadry kierowniczej, jak i pracowników), organizację szkoleń wewnętrznych.

Większości analiz dokonywano w podziale na 3 kategorie urzędów: ministerstwa, urzędy centralne i urzędy wojewódzkie. Wśród urzędów, w których łącznie wdrożonych zostało najwięcej standardów fakultatywnych zdecydowaną przewagę mają urzędy wojewódzkie.

Przeprowadzone analizy nie miały na celu oceny jakości wdrożonych w urzędach procedur czy narzędzi. Ale tego rodzaju badania zostały zaplanowane na najbliższe lata. Planowane są także dalsze działania mające na celu wymianę doświadczeń między urzędami w zakresie wdrażanych rozwiązań, dzielenie się dobrymi praktykami, ich upowszechnianie i promowanie. Oczywiście podjęte zostały również działania mające na celu analizę przyczyn braku wdrożenia obligatoryjnych standardów w kilku urzędach. Trzeba jednak pamiętać, że od momentu wypełnienia ankiety do czasu sporządzenia raportu minęło kilka miesięcy i być może standardy te zostały już wdrożone.

Przypominamy, że w całym sektorze publicznym jedynie służba cywilna może pochwalić się tego rodzaju uregulowaniami, a także badaniem ich wdrażania w urzędach. Tym bardziej warto więc zadbać, aby w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi systematycznie były w urzędach wdrażane nie tylko standardy obligatoryjne, ale również fakultatywne.

@RY1@i02/2014/024/i02.2014.024.088000500.801.jpg@RY2@

Urzędy wojewódzkie górą

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2014/024/i02.2014.024.088000500.802.jpg@RY2@

Dagmir Długosz dyrektor Departamentu Służby Cywilnej w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Wśród ponad 2 tys. urzędów zatrudniających członków korpusu służby cywilnej są takie, które pod względem zarządzania zasobami ludzkimi są bardzo zaawansowane i znacznie "wybiegają przed peleton" oraz takie, w których w tym obszarze jest jeszcze wiele do zrobienia. To naturalne zjawisko. Jednak dzięki standardom zarządzania zasobami ludzkimi różnice te i dzielące urzędy dystanse mają szansę się zmniejszać. Standardy są doskonałym narzędziem, które efektywnie wpływa na zmienianie funkcjonowania zarządzania w służbie cywilnej. To prosty i cykliczny mechanizm: jest standard i są dobre praktyki w zakresie jego stosowania. Należy tylko umiejętnie się nimi dzielić i je upowszechnić. I to właśnie jest zadaniem Departamentu Służby Cywilnej: monitorowanie całego procesu, upowszechnianie najlepszych rozwiązań i wspomaganie urzędów przy ich wdrażaniu.

Joanna Skrzyńska

radca szefa KPRM w Departamencie Służby Cywilnej