Każdy urząd sam ustala własne procedury przygotowania projektu opisów stanowisk pracy

Przytoczone zarządzenie pozostawia pewną elastyczność w odniesieniu do organizacji procesu opisywania stanowisk pracy w urzędzie. Wskazuje, kto jest odpowiedzialny za sporządzenie opisu stanowiska, kto przedkłada projekt opisu do zatwierdzenia, jednak nie określa, kto faktycznie go sporządza. Przepisy nie określają też komórki organizacyjnej bądź stanowiska pracy odpowiedzialnego za weryfikację opisu stanowiska pracy. Ze względu na różnorodność struktury organizacyjnej urzędów kwestię faktycznego sporządzania projektów opisów stanowisk pracy pozostawiono do wewnętrznych uregulowań kierującego urzędem. Może on tak kształtować ten proces, aby dostosować go do realiów urzędu.

Dyrektorowi generalnemu lub osobie upoważnionej

Zgodnie z par. 11 ust. 5 zarządzenia kierujący komórką organizacyjną przedkłada zweryfikowany pod względem poprawności sporządzenia projekt opisu nadzorowanego przez niego stanowiska pracy do zatwierdzenia reprezentującemu pracodawcę (czyli dyrektorowi generalnemu urzędu) lub osobie przez niego upoważnionej. Należy zwrócić uwagę, że reprezentujący pracodawcę nie jest zobligowany do zatwierdzenia przedłożonego mu projektu opisu stanowiska pracy. Ma prawo w drodze upoważnienia wyznaczyć inną osobę lub osoby, które będą za to odpowiedzialne. Osobą upoważnioną do zatwierdzenia wszystkich projektów opisów stanowisk może być np. dyrektor komórki odpowiedzialnej za prowadzenie polityki kadrowej w urzędzie. Innym rozwiązaniem może być upoważnienie wszystkich dyrektorów komórek organizacyjnych do zatwierdzenia opisów stanowisk pracy w jednostkach, którymi kierują.

Natomiast zgodnie z par. 11 ust. 6 zarządzenia za weryfikację projektu opisu stanowiska pracy pod względem poprawności jego sporządzenia odpowiada komórka organizacyjna albo osoba wyznaczona przez reprezentującego pracodawcę. Zarządzenie nie przesądza więc, kto w urzędzie jest za to odpowiedzialny. Decyzja w tym zakresie należy do dyrektora generalnego urzędu (kierownika urzędu) i może zostać uregulowana w wewnętrznych procedurach dotyczących sporządzania opisów stanowisk pracy.

Decydują wewnętrzne procedury

Zadanie to może być powierzone zarówno komórce organizacyjnej albo pracownikowi komórki, w strukturze której znajduje się opisywane stanowisko, jak i innej. W praktyce często weryfikacją opisów stanowisk pracy pod względem poprawności ich sporządzenia zajmuje się komórka kadrowa. Przy czym w zależności od przyjętej w urzędzie procedury może ona koordynować cały proces sporządzania opisów stanowisk pracy w urzędzie lub wspomagać pracowników przygotowujących opisy. Ponadto komórka odpowiedzialna za realizację polityki kadrowej urzędu może być odpowiedzialna za weryfikację projektów opisów stanowisk pracy zgodnie z regulaminami wewnętrznymi urzędu.

Zarządzenie nie definiuje zakresu obowiązków komórki organizacyjnej lub pracownika odpowiedzialnego w urzędzie za weryfikację opisów pod względem poprawności ich sporządzenia. Należy jednak uznać, że dotyczy ona przede wszystkim poprawności formalnoprawnej projektu opisu stanowiska pracy. Kwestia jej potwierdzenia właściwą pieczęcią również powinna wynikać w wewnętrznej praktyki urzędu w tym zakresie bądź zostać uregulowana w wewnętrznych procedurach. Wzory opisów stanowisk pracy stanowiące załączniki do zarządzenia nie zawierają rubryk, w których osoba weryfikująca projekt potwierdzałaby ten fakt. Z zarządzenia nie wynika więc obowiązek potwierdzania weryfikacji projektu w jakikolwiek sformalizowany sposób.

Ten, kto ma wiedzę

Zarządzenie nie określa również wprost, kto jest odpowiedzialny za merytoryczną stronę opisu stanowiska pracy niebędącego wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej. Ponieważ w opisie wskazuje się realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie stanowiska w strukturze urzędu, powinna odpowiadać za to osoba mająca wiedzę o faktycznych obowiązkach na opisywanym stanowisku, ich złożoności, częstotliwości ich wykonywania oraz o innych okolicznościach mających związek z wykonywanymi zadaniami, czyli osoba kierująca komórką organizacyjną, w strukturze której się ono znajduje.

WAŻNE

Zarządzenie nie definiuje zakresu obowiązków komórki organizacyjnej lub pracownika odpowiedzialnego w urzędzie za weryfikację opisów pod względem poprawności ich sporządzenia. Należy jednak uznać, że dotyczy ona przede wszystkim poprawności formalnoprawnej projektu opisu stanowiska pracy.

@RY1@i02/2017/143/i02.2017.143.08800070a.801.jpg@RY2@

Ewa Łukasik

prawnik, legislator, pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Art. 84 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1345 ze zm.).

Zarządzenie nr 1 prezesa Rady Ministrów z 7 stycznia 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy (M.P. poz. 61 ze zm.).