Jak ująć zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych

Zgodnie z treścią załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, do ewidencji zwrotu wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych służy konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Na stronie Wn tego konta ujmuje się koszty w momencie ich powstania, niezależnie od terminu zapłaty. Koszty te ujmuje się w korespondencji z kontem 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Przykładowo, koszty zwrotu używania prywatnego samochodu do celów służbowych dla pracownika zapiszemy: po stronie Wn konta 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” i po stronie Ma konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Szczegółowa ewidencja księgowa zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu przez pracownika do celów służbowych została przedstawiona na schemacie.

Dodatkowo należy wskazać, że wydatki opisane w pytaniu należy zaklasyfikować do par. 441 „Podróże służbowe krajowe”. Paragraf ten ma m.in. zastosowanie do innych wydatków zaliczonych na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np. zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości. ©℗

schemat

Korzystanie z pojazdów zatrudnionych osób

Objaśnienia:
1. Koszty z tytułu zwrotu używania prywatnego samochodu do celów służbowych:

• Wn konto 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
• Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

2. Przeksięgowanie podatku dochodowego:

• Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma konto 225 „Rozrachunki z budżetami”.

3. Przekazanie na rachunek bankowy pracownika zwrotu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – kwota netto:

• Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

4. Przekazanie na rachunek bankowy Urzędu Skarbowego pobranej zaliczki na podatek dochodowy:

• Wn konto 225 „Rozrachunki z budżetami”,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”.

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).