Informatyzacja urzędów i sądów

Tworzenie e-administracji spotyka się z szerokim zainteresowaniem na całym świecie. Dzieje się tak z kilku powodów. Po pierwsze technologie informatyczne stają się nieodłącznym elementem naszego codziennego życia. Po drugie informatyzacja w administracji publicznej i sądach czyni te instytucje bardziej przyjaznymi dla ludzi oraz pozwala wprowadzić oszczędności w wymiarze finansowym (koszt papieru, druku, przechowywania obszernych archiwów), jak i czasowym (szybsze załatwianie spraw drogą elektroniczną). W Polsce mamy do czynienia ze stopniową informatyzacją różnych dziedzin administracji i sądownictwa. Na przykład już od kwietnia 2009 roku możemy się rozliczać z fiskusem, wypełniając formularz PIT-37 elektronicznie bez konieczności posiadania e-podpisu. Przedsiębiorcy mogą elektronicznie załatwić także wiele spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, a obywatele ściągnąć przez internet wnioski, np. o wydanie dowodu osobistego czy paszportu. Jednak nadal uciążliwym obowiązkiem jest na przykład konieczność przedstawiania odpisów z rejestrów prowadzonych elektronicznie, do których dostęp mają wszystkie sądy. Krajowy Rejestr Sądowy jest prowadzony w zintegrowanym ogólnokrajowym systemie informatycznym przez sądy rejestrowe, do którego to systemu uzyskuje się dostęp przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (CI KRS). Jednostka ta wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z rejestru, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w formie papierowej. Elektroniczny odpis wydany przez CI KRS nie ma zatem statusu dokumentu urzędowego. Inaczej jest już np. w Anglii, gdzie dokument elektroniczny opatrzony podpisem elektronicznym (w każdej jego formie, a więc nie tylko zaawansowanego podpisu elektronicznego) ma taki sam status prawny jak dokument w formie papierowej opatrzony odręcznym podpisem.

Z początkiem 2010 r. w Sądzie Rejonowym w Lublinie został utworzony pierwszy w Polsce wydział cywilny, który rozpoznaje pozwy elektroniczne składane w ramach elektronicznego postępowania upominawczego. Celem wprowadzenia tego postępowania było uproszczenie i przyśpieszenie procesu, obniżenie kosztów, skrócenie czasu wydania nakazu, a przede wszystkim odciążenie sądów rozpatrujących sprawy, w których stan faktyczny nie jest skomplikowany i nie wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego. Działalność elektronicznego sądu w Lublinie oceniana jest bardzo pozytywnie. W Stanach Zjednoczonych wprowadzono możliwość wyboru między tradycyjną a elektroniczną metodą wszczęcia postępowania administracyjnego. Jednak wąski katalog spraw, w których z tej możliwości można skorzystać, powoduje, że metodę elektroniczną w dalszym ciągu należy rozpatrywać w kategoriach udogodnienia, a nie alternatywy dla metody tradycyjnej. Analogicznie w Anglii i w Polsce postępowanie elektroniczne dotyczy przede wszystkim dość prostych spraw. Poważniejsze sprawy wymagają już formy pisemnej i osobistego stawiennictwa w sądach. Niewątpliwie rozwój tego typu prostych e-postępowań wydaje się właściwą drogą. Należy przy tym jednak pamiętać, że wraz z przyspieszaniem i upraszczaniem postępowań sądowych nie powinna ucierpieć jakość orzekania i pewność obrotu prawnego.

Wydaje się, że w Polsce należałoby ułatwić uzyskiwanie dokumentów wydawanych przez CI KRS przez nadanie jednakowej rangi dokumentom wydawanym zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, oraz umożliwić poświadczanie formy elektronicznej przez radców prawnych i adwokatów. Ponadto wprowadzenie elektronicznego potwierdzenia odbioru w kontaktach z sądami, stanowiącego dowód dostarczenia dokumentu do adresata (potwierdzenia odbioru trafiałyby do sądów przez system komputerowy) zapobiegłoby odraczaniu rozpraw tylko z powodu braku zwrotki i tym samym przyśpieszyłoby postępowanie. Ponadto ułatwieniem byłyby nagrywanie rozpraw, dostęp do akt w formie elektronicznej oraz e-mailowa wymiana pism między stronami.

@RY1@i02/2011/133/i02.2011.133.210.002b.001.jpg@RY2@

Dr Marlena Wach, radca prawny w Kancelarii Bird & Bird

Dr Marlena Wach

radca prawny w Kancelarii Bird & Bird