Nowoczesny i efektywny samorząd sięga po chmurę

Korzyści z działania w chmurze komputerowej nie są zastrzeżone wyłącznie dla przedsiębiorców i firm prywatnych, mogą czerpać je również administracja rządowa i samorządowa. A główne zalety chmury to oszczędności i zwiększenie efektywnosci pracy.

Nowa technologia

Chmura obliczeniowa, czyli cloud computing, jest to technologia, dzięki której można korzystać z infrastruktury i usług sieciowych profesjonalnych firm informatycznych za pomocą jakiegokolwiek komputera z dostępem do internetu. Zakłada rezygnację z konieczności zakupu licencji, jak również instalowania oprogramowania. Odbiorca chmury płaci jedynie za usługę, np. możliwość korzystania z arkusza kalkulacyjnego, czyli programu, w którym można przygotowywać m.in. prezentacje danych, tabele, czy zestawienia liczbowe, a także wielu innych. W efekcie użytkownik płaci jedynie za rzeczywiste korzystanie z zasobów. W polskiej administracji chmura jest już wykorzystywana. Takim przykładem jest Centralna Ewidncja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Najwięcej kontrowersji w temacie cloud computingu wzbudza kwestia przetwarzania danych osobowych w sytuacji, gdy nie wiadomo tak naprawdę, gdzie znajduje się serwer. Dane są bowiem u dostarczyciela usługi, a odbiorca ma jedynie do nich dostęp. Nie może więc mieć pewności, że są one bezpieczne i nie zostały nikomu udostępnione - wskazują specjaliści.

Jednak przejście administracji do modelu chmurowego to kwestia niedalekiej przyszłości.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji przygotowuje się właśnie do wprowadzenia projektu "Informatyzacja JST z zastosowaniem technologii przetwarzania w chmurze". Ma on umożliwić stosowanie chmury w usługach online świadczonych przez samorządy.

Gmina z ePUAP

Projekt zakłada, że obywatele i przedsiębiorcy będą mogli skorzystać ze zintegrowanych usług administracji. Będzie to polegało na rozwoju nowych i integracji już eksploatowanych przez samorządy systemów teleinformatycznych. Wykorzystane mają być w tym możliwości oferowane przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej ePUAP. Część projektu ma zostać ukończona do 2015 roku. A samorządy mogą zgłaszać chęć przystąpienia do niego w każdym momencie. Ministerstwo zakłada możliwość wykorzystania zasobów komercyjnych, czyli zakup dostępu do zasobów takiego ośrodka, a także zasobów, które stworzyły już jednostki administracji. W efekcie jednostki samorządu terytorialnego będą w pełni zarządzać swoimi zasobami chmury. Będą więc właścicielem i administratorem danych.

Ministerstwo uważa, że dzięki temu rozwiązaniu uda się zaoszczędzić i usprawnić obsługę mieszkańców, np. przez wysyłanie SMS-ów do obywateli oraz informowanie zarejestrowanych w urzędzie pracy poprzez e-maile lub SMS-y o ofertach pracy.

Co z papierami

Z punktu widzenia administracji publicznej istotne jest także rozważenie, jakie dokumenty mogą być przeniesione do chmury i co się stanie z ich odpowiednikami papierowymi.

- W kwestii dokumentów papierowych nie ma ustalonego jednolitego okresu ich przechowywania. Okres uzależniony jest od charakteru dokumentów i dziedziny, której dotyczą - wskazuje radca prawny Grzegorz Lang współpracujący z kancelarią AM Legal. Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 1983 r. nr 38, poz. 173 z późn. zm.) określa, że dokumentacja powstającą w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne. - Reguły przechowywania tych materiałów ustalają ministrowie i inne centralne organy państwowe dla urzędów ich obsługujących oraz kierownicy centralnych państwowych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z naczelnym dyrektorem Archiwów Państwowych, a także inne organy administracji publicznej i kierownicy innych jednostek organizacyjnych - w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego - wyjaśnia mecenas Lang. Dodaje, że podstawowy okres przechowywania w archiwach poszczególnych jednostek, czyli w tzw. archiwach zakładowych, to 25 lat. Termin 25 lat nie dotyczy jednak np. ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami. Najwyższe organy państwa oraz służby działające w dziedzinie bezpieczeństwa i obronności prowadzą archiwa wyodrębnione, z których materiały mogą być przekazywane do archiwum państwowego po 50 latach, o ile nie narusza to interesu państwa lub obywateli. Materiały archiwalne mające znaczenie historyczne, czyli stanowiące narodowy zasób archiwalny, przechowuje się wieczyście. - Istotne jest także to, że dokumenty wytworzone w formie papierowej archiwizowane są w takiej samej formie - zauważa mec. Lang. A to oznacza, że nie można ich archiwizować w formie elektronicznej. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 11, poz. 67) przewiduje prowadzenie spraw zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej w systemie EZD (system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją).

- Jednak po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne - wskazuje ekspert. Rozporządzenie przewiduje tworzenie tzw. odwzorowania cyfrowego. Chodzi tu o dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z nim bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Narzędzia informatyczne można wykorzystać w celu:

- prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw - prowadzenia innych niż w określone powyżej rejestrów i ewidencji - udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu - przesyłania przesyłek.

Ewa Maria Radlińska

ewa.radlinska@infor.pl

Są korzyści, ale trzeba się liczyć z zagrożeniami

@RY1@i02/2012/212/i02.2012.212.08800090z.813.jpg@RY2@

Wojciech Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych

Czy sektor publiczny może przetwarzać dane osobowe w chmurze?

Nie ma generalnego zakazu, który uniemożliwiałby instytucjom publicznym korzystanie z cloud computing, czyli przetwarzania danych w chmurze. Niemniej decydując się na jego zastosowanie, muszą one pamiętać o przestrzeganiu nie tylko zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, ale także z uregulowań dotyczących tajemnic prawnie chronionych.

Zatem instytucja publiczna zamierzająca przekazać dane do przetwarzania w chmurze musi brać pod uwagę ich rodzaj i wymagany poziom zabezpieczeń. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych musi być odpowiednia gwarancja zabezpieczenia danych przed wyciekiem czy dostępem osób nieupoważnionych. Model usług chmurowych jest obecnie na tyle wygodny i popularny, że trzeba przyzwyczaić się do myśli, że w ciągu najbliższych miesięcy i lat zaistnieje jako główne narzędzie przetwarzania danych przez administrację publiczną różnego szczebla.

Jakie korzyści miałaby z tego administracja?

Takie same, jak inne podmioty stosujące to rozwiązanie, czyli możliwość zrezygnowania z ponoszenia nakładów inwestycyjnych na budowanie własnych centrów przetwarzania danych oraz dopasowanie usługi do aktualnych potrzeb. Ponadto zaletą chmury jest również łatwa dostępność zarówno do samej usługi, jak i do danych oraz ich skalowalność.

Na jakie zagrożenia administracja powinna zwracać uwagę, chcąc korzystać z chmury?

W grę wchodzą dwie grupy zagrożeń. Pierwsza dotyczy zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a druga zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych objetych różnego rodzaju tajemnicami prawnie chronionymi. Trzeba również zdawać sobie sprawę z faktu, że podpisanie źle skonstruowanej umowy w sprawie cloud computingu może narazić nas na przywiązanie do jednego dostawcy rozwiązań chmurowych. Warto także wskazać na pewną nierównowagę, jeżeli chodzi o poziom wiedzy w tym zakresie. Inny bowiem mają podmioty z sektora administracji publicznej, a innym dysponują firmy, które trudnią się tym zawodowo. Wracając do kwestii tajemnic prawnie chronionych, to istotnym problemem jest to, że jakikolwiek transfer danych, które są nimi objęte, nie jest możliwy. Przy czym chodzi tu nie tylko o kraje spoza terytorium UE, ale o wszystkie państwa UE. Niekiedy zaś przepisy uniemożliwiają wręcz dzielenie się tymi danymi z jakimkolwiek innym podmiotem spoza administracji publicznej. Z drugiej strony istnieje zasób informacyjny, który może być przetwarzany i udostępniany w modelu chmurowym - jest to informacja publiczna, przy której wytworzeniu kwestie ochrony prywatności i tajemnic prawnie chronionych zostały już rozwiązane.

Rozmawiała Ewa Maria Radlińska

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2012/212/i02.2012.212.08800090z.814.jpg@RY2@

Bartłomiej Witucki, koordynator Business Software Alliance w Polsce

Z przeprowadzonego we wrześniu br. badania Federal Cloud Computing Survey, w którym wzięło udział ponad stu informatyków zatrudnionych w amerykańskiej administracji publicznej wynika, że większość uznała, że kluczową zaletą modelu cloud computing jest obniżenie kosztów operacji informatycznych, w tym inwestycji w zakresie serwerów i centrów danych. Większość ankietowanych potwierdziła także, że z przeprowadzonych analiz finansowych wynika, że stosowanie chmury obliczeniowej przynosi oszczędności. W porównaniu z analogicznym badaniem przeprowadzonym rok wcześniej, większa liczba ankietowanych przychylnie postrzega przechodzenie do chmury, czego potwierdzeniem jest, że w tym roku 50 proc. ankietowanych potwierdziło realizację projektów cloud computing. Rok wcześniej zaś 10 proc. mniej.

Z badania wynika także, że aktualnie więcej jednostek amerykańskiej administracji korzysta z chmur publicznych niż z prywatnych, jakkolwiek wydaje się, że ta tendencja może ulec zmianie, zważywszy że ponaddwukrotnie więcej ankietowanych uważa, że najbardziej prawdopodobne jest to, że w przyszłości będą korzystać z rozwiązań private cloud computing w ramach rządowych centrów danych. Taki trend wydaje się o tyle zrozumiały, że ponad 2/3 ankietowanych uznało, że największym wyzwaniem dla stosowania rozwiązań w chmurze jest zapewnienie bezpieczeństwa, a dopiero w dalszej kolejności kwestia zgodności z procedurami oraz brak doświadczenia. Co ciekawe, w tej części badania (pytanie o wyzwania), w porównaniu z badaniem z ubiegłego roku, największą zmianę odnotowano w zakresie oporu kulturowego: obecnie za problem uznało to 15 proc. respondentów, zaś rok wcześniej ponaddwukrotnie więcej.

KOMENTARZ EKSPERTA

@RY1@i02/2012/212/i02.2012.212.08800090z.815.jpg@RY2@

Wojciech Frysztak, firma Iluo sp. z o.o.

Zalet cloud computingu jest wiele. Dotyczą takich aspektów, jak: koszty, dostępność, bezpieczeństwo, skalowalność. Prawdziwy cloud computing charakteryzuje się dużą skalą przedsięwzięcia. I tak chmura Microsoft to kilkanaście ośrodków przetwarzania danych w różnych częściach globu, z których każdy ma powyżej miliona serwerów. Przy takiej skali jednostkowe koszty przetwarzania można istotnie zminimalizować. Dzięki powielaniu danych między ośrodkami możemy uzyskać wyjątkowy poziom bezpieczeństwa danych. Ponieważ większość rozwiązań chmurowych dostarczana jest w modelu usługowym (SaaS), zatem koszty startowe, takie jak sprzęt, licencje czy infrastruktura, na ogół nie występują. Podobnie jest z późniejszymi kosztami administracji i serwisowania. W przypadku rozwiązania chmurowego użytkownik płaci jedynie stały abonament. Reasumując, nie musimy kupować elektrowni, aby mieć prąd. Chmura zapewnia dostęp do rozwiązania przez internet w dowolnym miejscu i czasie - oczywiście w ramach przyznanych uprawnień. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, instytucji wielooddziałowych czy pracowników terenowych. Prawdziwa chmura to także łatwa i nieograniczona skalowalność rozwiązania. Ostatnio pojęcie chmury jest nadużywane przez dostawców tzw. usług hostingowych, udostępniających starsze aplikacje w ośrodku przetwarzania danych składającym się z kilkunastu serwerów. Jest to rozwiązanie drogie i obarczone wadami. Prawdziwe rozwiązania chmurowe, jak np. ILUO Biznes, zostały specjalnie zaprojektowane do pracy na tej platformie, np. Microsoft Windows Azure, co zaowocowało lepszym wykorzystaniem możliwości chmury oraz znacznie niższymi kosztami rozwiązania. Chmurę można jak najbardziej dostosować do potrzeb administracji publicznej. W tym przypadku jednak dostawca usługi musi zapewnić stosowne certyfikaty bezpieczeństwa.