SRP: System Rosnących Problemów

Wyjaśnianie pojedynczej rozbieżności bywa czasochłonne - zdaniem urzędników z Warszawy może to być nawet 30-40 minut. Zdaniem Piotra Mołasa, kierownika USC w Kielcach, to i tak optymistyczny wariant - czasami ustalenie prawdziwych danych o mieszkańcu zajmuje ponad godzinę. Wszystko dlatego, że w prostowanie błędów czasem trzeba zaangażować nie tylko pracowników USC, ale również tych z ewidencji ludności i dowodów osobistych.

Trudności te potwierdza także Bydgoszcz. - Zadanie polega na odszukaniu aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu i dokładnym sprawdzeniu danych. Często są to niezgodności sprzed kilkudziesięciu lat wymagające czasochłonnych poszukiwań - odpisał nam urząd miasta.

Szczecin podaje, że niezgodności dotyczą przede wszystkim nazw ulic, kodów pocztowych, informacji dotyczących zgonów i urodzeń. Wszystko musi zostać sprawdzone "na piechotę" przez urzędników i skorygowane.

Piotr Mołas z Kielc sugeruje, że o ile za obecne kłopoty trudno w całości winić nowy system informatyczny (SRP i aplikacja "Źródło" dla gmin, przygotowana przez Centralny Ośrodek Informatyki), o tyle na pewno nie ułatwia on pracy urzędnikom. Jak opowiada Piotr Mołas, często jest tak, że urzędnicy spóźniają się z weryfikacją danych, bo przychodzą klienci, a tych trzeba obsługiwać na bieżąco. Kiedy się wraca do sprawdzania, trzeba zaczynać pracę w SRP od początku. Nie ma możliwości otwarcia aplikacji w dwóch kartach czy oknach przeglądarki. - To prowadzi do zablokowania systemu i wyrzucenia słynnego już wśród urzędów "błędu 500". I tak jest codziennie - kończy.

Próbowaliśmy ustalić, skąd wzięły się błędy i dlaczego ich skala jest tak przytłaczająca. Mocno upraszczając: przed uruchomieniem w marcu br. centralnego systemu SRP, do którego podpięte są wszystkie gminy, ewidencje były rozdrobnione - każda gmina korzystała z własnej, lokalnej bazy zawierającej dane mieszkańców. Gminne zbiory meldunkowe były co jakiś czas przekazywane do urzędów wojewódzkich (często w formie papierowej), a następnie do zbioru PESEL (nierzadko z błędami i z opóźnieniem).

Ten łańcuszek spowodował, że już w momencie uruchomienia SRP wiadomo było, że wiele danych nie będzie się zgadzać. Ale nikt się nie spodziewał, że będzie aż tak wielki bałagan. - Oba zbiory prowadzone były równolegle i nigdy nie były uzgadniane - wyjaśnia Halina Stobierska z urzędu miejskiego w Gdańsku. - Subskrypcja danych z rejestru PESEL do rejestru mieszkańców odbywa się w cyklu stałym z częstotliwością 3 min. W ciągu jednego dnia otrzymujemy od kilkuset do kilku tysięcy rekordów do zweryfikowania - dodaje.

Urzędnicy z Bydgoszczy podejrzewają, że duża liczba niezgodności może mieć związek ze źle skopiowaną bazą danych z lokalnych rejestrów. I wiele danych zwyczajnie nie zostało przeniesionych do nowego systemu. - Bardzo często przy składaniu wniosku o wymianę dowodu osobistego pojawia się niezgodność w postaci braku nazwiska rodowego kobiety, mężczyzny czy małoletniego dziecka - twierdzą przedstawiciele urzędu miasta.

Jako inne "zaszłości historyczne", które dziś odbijają nam się błędami w działaniu systemu, urzędnicy wskazują też dziwne ograniczenia w starych systemach informatycznych. - Dawna baza PESEL przechowywała tylko pięć ostatnich adresów zameldowania, a często ludzie mieli ich znacznie więcej - przypomina Grzegorz Gawlik z łódzkiego magistratu. Limit (do 30 znaków) nałożony był także na pole "nazwa ulicy". - Tym samym większość wprowadzanych nazw ulic to nazwy skrócone np. "ul. Sienkiewicza" zamiast "ul. Henryka Sienkiewicza" - dodaje.

Zdaniem rozmówców z niektórych miast, np. z Warszawy, zdarza się, że nawet już raz poprawione dane potrafią do nich wrócić z tymi samymi błędami. Nie zawsze też pomaga zgłoszenie błędów co Centralnego Ośrodka Informatyki. - Częsty jest brak reakcji, zapytania o błędy w aplikacji spotykają się nierzadko z reakcją samoistnego potwierdzenia zrealizowania i rozwiązania problemu po dwóch miesiącach, a w rzeczywistości nic nie zostaje zrobione - twierdzi Tomasz Klek ze Szczecina.

Jeśli tutaj winę ponosi system, to do bałaganiu przyczyniają się też sami urzędnicy, którzy wprowadzają dane do Systemu Rejestrów Państwowych. I czasem się mylą. A raz wprowadzona niezgodność rozprzestrzenia się dalej. - Każdorazowa zmiana danych na temat danej osoby wprowadzona z błędem, np. literówką czy złą nazwą ulicy w gminie, przechodzi z nim do rejestru PESEL - zwraca uwagę Dorota Pedrycz-Guzek z USC w Lublinie

Jak z tym żyć? Samorządowcy uważają, że dopóki się nie poprawi systemu, jeszcze przez jakiś czas powinno się bazować na gminnych zbiorach meldunkowych, a nie centralnym rejestrze PESEL. Ale to oznaczałoby de facto demontaż całego SRP. Pozostaje więc żmudne porządkowanie bałaganu.

@RY1@i02/2015/244/i02.2015.244.000000200.803.jpg@RY2@

Tomasz Żółciak

tomasz.zolciak@infor.pl

ROZMOWA

Wiedzieliśmy o rozbieżnościach

@RY1@i02/2015/244/i02.2015.244.000000200.804.jpg@RY2@

Marcin Malicki dyrektor pionu rozwoju produktów i usług w Centralnym Ośrodku Informatyki

Spodziewaliście się tak dużej skali błędów w danych mieszkańców, kiedy podłączaliście gminy do zbioru PESEL?

Dokładna skala oczywiście ujawniła się dopiero po starcie systemu. Ale razem z MSW wiedzieliśmy, że rozbieżności są duże, bo proces weryfikacji i czyszczenia danych był prowadzony przez resort już wcześniej. Na konferencjach pół roku przed uruchomieniem SRP dokładnie omawialiśmy ten problem z gminami. Pokazywaliśmy też przyczyny rozbieżności.

W jakim stopniu to efekt zaszłości historycznych, a w jakim - problemy związane z działaniem Systemu Rejestrów Państwowych?

Powodem był anachroniczny i "dziurawy" obieg informacji w dawnych rejestrach. Dane z gmin przekazywano na dyskietkach i płytach CD. Przez 30 lat najpierw trafiały do urzędu wojewódzkiego, a potem do bazy PESEL. Podróż trwała nawet do dwóch tygodni. Po drodze z danymi mogły dziać się różne rzeczy. Urzędnik mógł też łatwo się pomylić, bo nie było żadnej walidacji danych. Ponadto rejestry dowodów osobistych i PESEL nie wymieniały się informacjami. Dane o tej samej osobie były więc nieraz w każdym z nich różne. Rejestru stanu cywilnego nie było w ogóle. W dodatku gminy widziały tylko to, co miały w zbiorze lokalnym. SRP ujawnił rozbieżności, bo nagle wszystkie dane z rejestrów stały się dla gmin widoczne. Co ważne, SRP wymusza spójność - np. nie pozwala wystawić dowodu osobistego na inne dane niż w PESEL. To wymusza korektę, jeśli ujawni się błąd.

Czy błędy mogą utrudniać pracę np. policji czy organów podatkowych?

Tak, te błędy przez lata bardzo utrudniały pracę innym instytucjom, które korzystają z danych. Jednak uruchomienie SRP sprawiło, że po pierwsze, można było wyczyścić część oczywistych, masowych błędów już na etapie migracji ze starego systemu, po drugie, że błędy przestały się nawarstwiać, a po trzecie, dzięki porównaniu baz, gminy je korygują. To rzeczywiście duży wysiłek i dla urzędników w ministerstwie, i dla gmin, ale obserwujemy, że jakość danych szybko się poprawia. Docelowo lokalne rejestry mieszkańców staną się zbędne, bo dublują dane z PESEL. Ale teraz są jeszcze potrzebne, m.in. właśnie do tej weryfikacji.

Czy ewentualne przejście COI spod MSW pod nadzór Ministerstwa Cyfryzacji nie skomplikuje procesu porządkowania danych w SRP?

Na pewno nie. Zgodnie z zapowiedzią rządu w tym samym momencie pod nadzór Ministerstwa Cyfryzacji przejdą także same rejestry i zespół ludzi z dawnego MSW, którzy doskonale znają tę problematykę. Myślę, że dzięki temu będzie można szybciej i sprawniej rozwijać rejestry, a także budować na nich usługi dla obywateli. Mamy na to już kilka konkretnych pomysłów.

Rozmawiał Tomasz Żółciak