Przegląd dokumentów niejawnych

W każdej jednostce samorządu terytorialnego, w której są dokumenty oznaczone klauzulami tajności, należy dokonać ich przeglądu w celu ustalenia, czy spełniają przesłanki ochrony na podstawie obowiązującej od 2 stycznia nowej ustawy o ochronie informacji niejawnych.

Jednostki samorządu terytorialnego powinny przede wszystkim zwrócić uwagę, iż nowa ustawa zmieniła zakres podmiotowy i przedmiotowy poszczególnych rodzajów informacji niejawnych. W konsekwencji może się okazać, że na niektórych dokumentach klauzulę tajności należy zmienić lub nawet znieść. Ustawa zobowiązała kierowników jednostek organizacyjnych do przeprowadzenia przeglądu w terminie 36 miesięcy od dnia wejścia jej w życie (art. 179 ust. 1). Pozostało zatem jeszcze 2,5 roku na wykonanie tych czynności. Warto jednak zabrać się do pracy jak najszybciej. Nie tylko dlatego, że o dokonanych zmianach w klasyfikacji dokumentów trzeba będzie powiadomić wszystkich ich odbiorców (art. 6 ust. 6), co wymaga czasu. Bardziej istotne jest, że w efekcie przeglądu może się okazać, że utrzymywanie kancelarii tajnej nie będzie już konieczne (zwłaszcza tam, gdzie przetwarzano niewielką liczbę dokumentów oznaczonych najwyższymi klauzulami tajności). Nowa ustawa ustanowiła przecież obowiązek utworzenia kancelarii tajnej tylko w tych jednostkach, w których przetwarzane są informacje niejawne oznaczone klauzulą "tajne" lub "ściśle tajne" (art. 42 ust. 1).

Pamiętać należy, że przegląd dotyczy jedynie dokumentów wytworzonych w danej jednostce organizacyjnej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w przypadkach uzasadnionych treścią informacji zwrócić się do wytwórcy dokumentów przekazanych do jednostki o rozważenie zmiany lub zniesienie klauzuli tajności. Inicjatywa adresata dokumentu szczególnie będzie przydatna w odniesieniu do dokumentu wytworzonego w egzemplarzu pojedynczym, gdyż jego wytwórca ma ograniczone możliwości dokonania czynności przeglądu. Zmiana klasyfikacji informacji wymaga odpowiednich zmian w oznaczeniu dokumentu niejawnego. Szczegółowo określa to par. 9 ust. 2 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 13 sierpnia 2010 r. (Dz.U. nr 159, poz. 1069). Ale uwaga - do 2 stycznia 2012 r. musi się ukazać nowe rozporządzenie, zgodnie z dyspozycją ustawodawcy wyrażoną w art. 189 ust. 1. Wprawdzie nie zanosi się, aby miało ono inaczej uregulować zasady w zakresie zmian w oznaczeniu dokumentów, ale trzeba trzymać rękę na pulsie.

Z przeglądu zwolnione zostały zbiory materiałów spraw zakończonych oraz kartotek ewidencyjnych, w szczególności przekazanych do archiwum (art. 170 ust. 2). Jednakże w uzasadnionych przypadkach kierownik właściwego archiwum może zwrócić się do kierownika jednostki organizacyjnej, która przekazała materiał archiwalny, o przeprowadzenie przeglądu w celu ustalenia, czy materiał ten spełnia ustawowe przesłanki ochrony przewidziane dla danej klauzuli tajności (art. 179 ust. 3). Odnosić się to będzie np. do udostępnienia podmiotowi zewnętrznemu materiałów przechowywanych w archiwum.

Dorota Jęda

dgp@infor.pl

Ustawa z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228 z późn. zm.).