Za używanie nielegalnego programu księgowego odpowiada kierownik

Sankcje grożące w przypadku naruszenia praw autorskich są określone w ustawie z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (dalej: ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych). W zależności od celu i charakteru naruszenia przepisu, wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania w jednostce zagrożone jest grzywną, ograniczeniem lub pozbawieniem wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Używanie nielegalnego oprogramowania może wiązać się także z innymi konsekwencjami. Konsekwencją naruszenia ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych może być popełnienie przestępstwa. Popełniamy przestępstwo, gdy dopuszczamy się jednej z czynności wskazanych w tabeli.

Odpowiedzialność za całość procesów gospodarczych zachodzących w jednostce zawsze ponosi jej kierownik. Tak jest również w przypadku ewentualnego naruszenia przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Kierownik jest winny naruszenia przepisów o prawie autorskim i prawach pokrewnych nawet wtedy, gdy pracownicy wykorzystywali nielegalne oprogramowanie bez jego wiedzy i zgody. Rolą kierownika jest więc wdrożenie procesów zapobiegających i eliminujących takie praktyki. Istotne znaczenie w tym zakresie odgrywa audyt wewnętrzny.

Odpowiedzialność kierownika nie oznacza, że tylko on jest odpowiedzialny za legalność oprogramowania użytkowanego w jednostce. Kierownik jednostki - a zwłaszcza jednostki posiadającej rozbudowaną strukturę i wykorzystującej wiele komputerów i systemów informatycznych - powinien zlecić dbałość o legalność oprogramowania osobie (osobom) zajmującej się profesjonalnie tym obszarem działalności. Ponadto pracę kierownika powinni wspierać kierownicy wewnętrznych komórek organizacyjnych jednostki (w przypadku komputerowych programów finansowo-księgowych - główny księgowy), a także - co najważniejsze - wszyscy zatrudnieni pracownicy. Niezależnie od odpowiedzialności kierownika jednostki, każdy z użytkowników ponosi odpowiedzialność za własne działania.

Co powinien zrobić kierownik jednostki, aby wyeliminować nieprawidłowości w zakresie legalności oprogramowania w jednostce? Wyróżniono pięć podstawowych kroków w tym obszarze.

Realizacja ostatniej wskazówki wymienionej w ramce ma także na celu skuteczne egzekwowanie odpowiedzialności dyscyplinarnej i materialnej pracownika za ewentualne szkody poniesione przez jednostkę, związane np. z koniecznością zapłaty kar i odszkodowań. Należy podkreślić, że pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swojej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda (art. 114 i 115 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej k.p.). Co do zasady odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Pracownik, który zostanie odpowiednio przeszkolony w przedmiotowym zakresie, nie może zatem utrzymywać, że wyrządził szkodę nieumyślnie.

Czynność	Opis czynności	Przykład
Zwielokrotnianie	Zwielokrotnianie programu komputerowego w całości lub części bez zgody uprawnionego polega np. na instalowaniu zakupionego oprogramowania na większej, niż przewiduje to licencja, liczbie komputerów. Stąd też w praktyce mamy do czynienia z przyznawaniem licencji na każdy oddzielny egzemplarz programu. Ponadto za zwielokrotnienie uznaje się każde odtworzenie programu, zarówno na nośniku danych (twardy dysk, dyskietka), jak i każdą implantację programu do pamięci ROM czy RAM.	Samorządowy zakład budżetowy zakupił jednostanowiskową licencję programu do wystawiania faktur. W okresie zwiększonej sprzedaży swoich usług program został zainstalowany także na innym komputerze. Druga instalacja oznacza niezgodne z prawem zwielokrotnienie programu.
Rozpowszechnianie	Rozpowszechnianie programu oznacza np. użyczenie programu lub jego kopii innemu użytkownikowi.	Jednostka użyczyła głównej księgowej jednostki program komputerowy - arkusz kalkulacyjny - w celu przygotowania analizy danych po godzinach pracy. Działanie to jest rozpowszechnianiem programu komputerowego.
Nabywanie i zbywanie	Nabywanie i zbywanie nielegalnego oprogramowania, a także pomaganie lub ukrywanie tych czynności stanowi działanie naruszające obowiązujące prawo.	1. Jednostka postanowiła nabyć program komputerowy do projektowania stron www . W internecie znalazła ofertę sprzedaży takiego produktu przez nieznanego dostawcę, znacznie poniżej cen rynkowych, co budziło wątpliwości, że oferowany program komputerowy jest nielegalny. Mimo to jednostka - w celu ograniczenia kosztów - zdecydowała się dokonać transakcji. Jeżeli okaże się, że program rzeczywiście jest nielegalny, kierownik jednostki zostanie pociągnięty do odpowiedzialności, chociaż nie miał zamiaru popełniać przestępstwa. 2. Szkoła nabyła licencję programu komputerowego oferowanego przez sprzedawcę w obniżonej cenie dla nauczycieli i studentów. Postanowienia umowy licencyjnej wskazywały, że może on być używany przez te osoby wyłącznie na użytek domowy. Nabycie i wykorzystanie takiego programu przez szkołę do nauczania będzie stanowiło naruszenie legalności nabycia programu.
Dokonywanie zmian	Artykuł 74 ust. 4 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozciąga autorskie prawa majątkowe do programu komputerowego na wprowadzenie wszelkich zmian do programu, niezależnie od tego, czy polegają na wprowadzaniu do utworu własnych lub cudzych składników o charakterze twórczym, czy też polegają na zmianach utworu niemających takiego charakteru.	Jednostka wykorzystuje program komputerowy służący do ewidencji środków trwałych. Z uwagi na konieczność wprowadzenia dodatkowych informacji uzupełniających dotyczących posiadanego majątku trwałego jednostka dokonała niewielkich zmian w programie, dostosowując go do własnych potrzeb. Takie działanie narusza postanowienia ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, gdyż przepis ten obejmuje monopolem autorskim czynności dokonywania zmian.

Pięć wskazówek, jak dbać o stosowanie legalnego oprogramowania w jednostce

1. Opracować i wdrożyć procedury audytu wewnętrznego systemów informatycznych.

2. Zatrudnić fachowca - informatyka - i powierzyć mu obowiązki w przedmiotowym zakresie.

3. Właściwie zorganizować prace polegające np. na ograniczeniu dostępu do Internetu na wybranych komputerach, powierzeniu funkcji administratora systemu wskazanej osobie (osobom) i ograniczeniu możliwości i uprawnień do instalowania programów na serwerach i służbowych komputerach jednostki przez pozostałych pracowników.

4. Przeszkolić wszystkich pracowników jednostki.

5. Precyzyjnie określić na piśmie (za podpisem pracownika) prawa i obowiązki pracownika w przedmiotowym obszarze.

Andrzej Waryszak

Podstawa prawna

Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 152, poz. 1016). Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 908).