Jak należy zgłaszać zbiory danych do rejestracji

Czy powiatowy zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności może zgłosić Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych do rejestracji na jednym formularzu zgłoszeniowym dwa zbiory danych osobowych, tj. zbiór dotyczący orzeczeń o niepełnosprawności i zbiór dotyczący wydawania legitymacji dokumentujących niepełnosprawność?

W rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych zbiór danych to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie (art. 7 pkt 1 ustawy). Cechą odróżniającą zbiór danych od innego zestawienia danych jest jego uporządkowany charakter, co zapewnia możliwość wyszukania konkretnych danych za pomocą określonego kryterium. Żeby określony zestaw danych zaklasyfikować jako zbiór w rozumieniu przepisów ustawy, wystarczające jest istnienie jednego kryterium wyszukiwawczego w zestawieniu danych.

Ponadto analiza treści oraz literalne brzmienie art. 40 i art. 41 ust. 1 ustawy jednoznacznie wskazują, iż jedno zgłoszenie zbioru danych powinno obejmować swym zakresem tylko jeden zbiór danych osobowych. Administrator danych, dokonując zgłoszenia zbioru danych do rejestracji, powinien mieć na uwadze, iż poszczególne zbiory danych osobowych różnią się między sobą m.in. zakresem przetwarzanych danych, celem przetwarzania danych, podstawą prawną prowadzenia zbioru. Dlatego wypełnienie jednego zgłoszenia dla kilku zbiorów danych osobowych nie pozwala w sposób właściwy scharakteryzować poszczególnych zbiorów objętych zgłoszeniem, tym samym nie można dla każdego z nich wskazać elementów decydujących o jego tożsamości, tj. np. podstawy prawnej przetwarzania danych, zakresu przetwarzanych danych, celu przetwarzania danych w zbiorze, czyli niektórych informacji wskazanych w art. 41 ust. 1 ustawy, charakteryzujących każdy zbiór. Zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych należy dokonać poprzez wypełnienie urzędowego formularza zgłoszenia, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

A zatem, skoro powiatowy zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności prowadzi dwa oddzielne zbiory danych osobowych, w których przetwarzane są różne informacje, to tym samym muszą one być zgłoszone do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych na oddzielnych wnioskach.

KW