Wolno kopiować dowód osobisty osoby występującej o odszkodowanie

Zakład ubezpieczeń na potrzeby przeprowadzenia postępowania odszkodowawczego może pozyskiwać informacje zawarte w dokumentach należących do osoby występującej z roszczeniem.

Kopiowanie dokumentów jest czynnością techniczną, która ze swojej istoty nie jest zakazana przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej ustawa). Istotne jest jednak, aby podmiot, który czynności tej dokonuje, wskazał podstawę prawną przetwarzania (wykorzystywania) danych osobowych, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy.

Z punktu widzenia omawianej ustawy ważne jest także, aby kopiowanie dokumentów nie prowadziło do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż to jest konieczne dla osiągnięcia celu, w jakim dane są przetwarzane (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy). Stanowisko takie znalazło potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 19 grudnia 2001 r. (sygn. akt II SA 2869/00, ONSA 2003/1/29) orzekł, iż "gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną, obojętną dla prawodawcy reglamentującego w ustawie o ochronie danych osobowych, przetwarzanie tego rodzaju danych. Inaczej mówiąc, posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania). Dla takich ocen istotne znaczenie mają przede wszystkim: podstawa prawna przetwarzania danych (art. 23 ustawy), rodzaj przetwarzanych danych (art. 27 ustawy) oraz granice przetwarzania (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy). Analogiczne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 listopada 2003 r. (sygn. akt II SA 1432/02, Infor lex) stanowiącym, iż ustawa o ochronie danych osobowych nie zajmuje się określaniem techniki gromadzenia danych osobowych lecz zakresem ich przetwarzania.

Podstawę przetwarzania danych osobowych klientów zakładu ubezpieczeń przez ten zakład stanowi art. 23 ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej. Na jej podstawie zakład ubezpieczeń po otrzymaniu zawiadomienia o zajściu zdarzenia losowego objętego ochroną ubezpieczeniową, w terminie siedmiu dni informuje o tym ubezpieczającego lub ubezpieczonego, jeżeli nie są oni osobami występującymi z tym zawiadomieniem, oraz podejmuje postępowanie dotyczące ustalenia stanu faktycznego zdarzenia, zasadności zgłoszonych roszczeń i wysokości świadczenia. Informuje także osobę występującą z roszczeniem pisemnie lub w inny sposób, na który osoba ta wyraziła zgodę, jakie dokumenty są potrzebne do ustalenia odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń lub wysokości świadczenia, jeżeli jest to niezbędne do dalszego prowadzenia postępowania. Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, gdy świadczenie jest spełnione bezpośrednio po zgłoszeniu zdarzenia losowego objętego ochroną ubezpieczeniową lub bez przeprowadzania postępowania dotyczącego ustalenia stanu faktycznego zdarzenia, zasadności zgłoszonych roszczeń i wysokości świadczenia.

Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z powyższych przepisów wynika, iż zakład ubezpieczeń - w celu ustalenia stanu faktycznego zdarzenia, zasadności zgłoszonych roszczeń i wysokości świadczenia - może pozyskiwać informacje zawarte w dokumentach należących do osoby występującej z roszczeniem. Oznacza to, iż dopuszczalne jest weryfikowanie informacji, na podstawie stosownych do ww. celów dokumentów.

opracował Maciej Kasperowicz

Art. 23, art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 27 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Art. 23 ustawy z 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej (t.j.Dz.U. z 2010 r. nr 11, poz. 66 z późn. zm.).