Dane klienta w umowie sprzedaży

Tak, pod warunkiem że zakres pozyskiwanych danych osobowych będzie adekwatny do celu. Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych – w tym ich gromadzenie – jest dopuszczalne, gdy ich administrator legitymuje się jedną z przesłanek przetwarzania danych wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 1–5 tej ustawy. Gromadzenie danych jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to konieczne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Jednocześnie każdy administrator musi pamiętać o zasadzie adekwatności przetwarzanych danych, czyli może przetwarzać tylko te dane, które są mu niezbędne do realizacji celu umowy. W odniesieniu do umów uwzględnić należy ich charakter i znaczenie (wyrok NSA z 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/2000).

Kwestia kserowania dowodu osobistego z punktu widzenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych jest czynnością jedynie techniczną, która nie jest zakazana. Ważne jest, aby administrator, dokonując czynności kserowania, nie gromadził danych w zakresie szerszym niż jest to konieczne do realizacji celu w jakim te dane są przetwarzane.

Jeśli zaś chodzi o przechowywanie kserokopii dokumentów tożsamości, należy mieć na względzie art. 26 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy, który ogranicza czasowo przetwarzanie danych osobowych. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu administrator zobowiązany jest, aby dane, które gromadzi, były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Dalsze przetwarzanie jest możliwe jedynie wówczas, gdy istnieją szczególne wobec ustawy o ochronie danych osobowych przepisy.