Nowe zgłoszenia rejestracji zbiorów ułatwiły kontrolę przetwarzania danych

Michał Serzycki, generalny inspektor ochrony danych osobowych

●

- Wnioskując o uproszczenie wzoru zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji GIODO, kierowałem się troską o wygodę i jakość pracy administratorów danych osobowych.

Po wydaniu 11 grudnia 2008 r. rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych (Dz.U. nr 229, poz. 1536) i jego wejściu w życie 10 lutego 2009 r. już mogę stwierdzić, że zmniejszyła się liczba nieprawidłowo wypełnionych zgłoszeń. To efekt tego, że opisowe punkty zgłoszenia zostały zastąpione polami wyboru, w których wnioskodawca składa oświadczenie o spełnieniu konkretnych wymogów ustawowych w zakresie zabezpieczeń. Wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole wyboru. Ponadto w tej części zgłoszenia dodany został jeden punkt o charakterze opisowym, w którym wnioskodawca ma możliwość podania informacji o innych środkach zabezpieczeń, niewynikających wprost z ustawy, zastosowanych w celu zabezpieczenia danych.

●

- Tak też się stało. Dużym udogodnieniem jest specjalny program komputerowy - będący częścią e-GIODO - który wspomaga prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji, a przez to minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Program wymusza bowiem podanie wszystkich informacji, które zgodnie z przepisami powinny znaleźć się we wniosku zgłoszenia. Ponadto - dzięki systemowi podpowiedzi i komunikatów o popełnionych błędach - ogranicza możliwość podania informacji nieprecyzyjnych lub sprzecznych.

Po wypełnieniu formularza w internecie wnioskodawca ma możliwość wysłania zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji generalnemu inspektorowi drogą elektroniczną, jeśli dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym. Zgłoszenia drogą elektroniczną można także dokonać nawet bez użycia bezpiecznego podpisu, ale wówczas wydruk takiego zgłoszenia należy podpisać i wysłać w formie papierowej.

●

- Prowadzenie ogólnokrajowego rejestru zbiorów danych osobowych umożliwia generalnemu inspektorowi m.in. sprawowanie kontroli nad prawidłowością procesu przetwarzania danych osobowych, a także zapewnia obywatelom dostęp do informacji o administratorach danych i prowadzonych przez nich zbiorach danych osobowych. Natomiast dzięki platformie e-GIODO, gdzie zamieszczone są informacje o zarejestrowanych zbiorach danych osobowych, istnieje możliwość wyszukania tych zbiorów według różnych kryteriów, m.in. nazwy administratora danych, miejscowości czy nazwy zbioru danych. Nie trzeba już w tym celu osobiście zgłaszać się do GIODO.