Przechowywanie w archiwach danych personalnych

: Czy ustawa o ochronie danych osobowych nakłada obowiązek archiwizowania przez urzędy (gminy) dokumentów osób, które brały udział w konkursie i nie zostały zatrudnione w związku z pracą w urzędzie?

: Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Aktem prawnym, regulującym zasady archiwizacji akt w urzędach gmin, jest rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.). Załącznik nr 4 do wymienionej instrukcji ustala jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych oraz określa okres przechowywania poszczególnych kategorii akt.

Zgodnie z rzeczowym wykazem akt dokumentacja sklasyfikowana pod hasłem 1110 Zapotrzebowanie i nabór pracowników objęta jest w komórce macierzystej kategorią archiwalną B-2. Zgodnie z par. 13 ust. 10 Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, będącej załącznikiem do powołanego rozporządzenia, w przypadku dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B cyfry arabskie określają liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym. Oznacza to, że dokumentację o kategorii B-2 należy przechowywać w archiwum zakładowym przez dwa lata. Zgodnie z par. 35 ww. instrukcji, akta spraw przekazuje się do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie roku od ich zakończenia.

W oparciu o powołane powyżej przepisy organy gminne mają nie tylko prawo, lecz także i obowiązek przechowywania danych, który jest jedną z form przetwarzania danych, zawartych w dokumentach konkursowych w celach archiwalnych.

Przetwarzanie danych osobowych, polegające na archiwizowaniu danych osób, które aplikowały do pracy w urzędzie, znajduje podstawę prawną w obowiązującym prawie. Dlatego takie działanie urzędów jest legalne.