Informacje o najemcach lokalów

Czy zakład gospodarki mieszkaniowej może przetwarzać dane osobowe najemców lokali mieszkalnych stanowiących własność miasta w zakresie imion rodziców, daty i miejsca urodzenia oraz poprzedniego i kolejnego adresu zamieszkania?

Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator przetwarzający dane osobowe powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest zobowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celu, w jakim są przetwarzane. Adekwatność polega na gromadzeniu tylko tylu danych osobowych, jakie są niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Ponadto, w wyroku z 1 grudnia 2005 r. (sygn. akt II SA/Wa 917/2005), Wojewódzki Sąd Administracyjny stwierdził, iż adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora danych. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane.

Dane w zakresie imion rodziców, daty i miejsca urodzenia oraz poprzedniego i kolejnego miejsca zamieszkania pozyskuje się na potrzeby prowadzenia książki meldunkowej. Tymczasem obowiązek jej prowadzenia został zniesiony w 1998 roku. Aktualnie książka (w której kiedyś gromadzone były dane osobowe na potrzeby meldunku) służy do prowadzenia wykazu osób zamieszkujących w poszczególnych lokalach stanowiących własność miasta i gminy, a gromadzenie danych osobowych ponad te, które służą do zawarcia i realizacji umowy najmu mieszkalnego, czyli imion rodziców, daty i miejsca urodzenia oraz poprzedniego i kolejnego adresu zamieszkania, służy jedynie w celu wypełnienia pustych rubryk książki meldunkowej.

Należy zatem uznać, że pozyskiwanie danych osobowych najemców lokali mieszkalnych stanowiących własność miasta i gminy w zakresie imion rodziców, daty i miejsca urodzenia, poprzedniego i kolejnego adresu zamieszkania, od momentu ustania w 1998 roku obowiązku prowadzenia książki meldunkowej, jest zbędne do realizacji celu, dla którego dane są przetwarzane, tj. zawarcia i realizacji umowy najmu mieszkalnego.