Warunki przetwarzania danych w umowie z biurem

Biura rachunkowe, którym powierzane jest prowadzenie ksiąg, mają dostęp do danych pracowników. Pozwala na to ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Jak wyjaśnia Małgorzata Kałużyńska-Jasak, dyrektor Zespołu Rzecznika Prasowego Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), do powierzenia przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi nie jest potrzebna zgoda osoby, której dane dotyczą. Jednak żeby takie postępowanie było zgodne z prawem, trzeba podpisać odpowiednią umowę.

Umowa ta, zgodnie z art. 31 ustawy, musi zostać zawarta na piśmie. Powinna określać zakres i cel przetwarzania danych, a także prawa i obowiązki zarówno administratora danych, czyli podmiotu zlecającego, jak i podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych, który - zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy - może wykorzystywać je wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.

- Kontrolą GIODO mogą być objęci zarówno administratorzy danych, jak i podmioty, którym powierzono ich przetwarzanie na podstawie umowy powierzenia - przypomina Małgorzata Kałużyńska-Jasak. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w drodze decyzji administracyjnej GIODO nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, np. usunięcie uchybień, zastosowanie dodatkowych środków zabezpieczających zgromadzone dane osobowe czy usunięcie danych.

W razie podejrzenia popełnienia przestępstwa generalny inspektor zawiadamia o tym prokuraturę. GIODO nie ma bowiem uprawnień do karania za takie przestępstwa. Organem właściwym w tej sprawie jest sąd.

Kary

Grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 podlega ten, kto:

● udostępnienia dane lub umożliwienia dostęp do danych osobom nieupoważnionym,

● przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony,

● administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia do nich dostęp osobom nieupoważnionym.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl