Za prawidłowe postępowanie z materiałami z badania kompetencji kierowniczych odpowiada psycholog

OPINIA PRAWNA z 23 grudnia 2013 r., znak: DP.171-241(2)/13/EŁ

Odnosząc się do wątpliwości dotyczących trybu postępowania z materiałami wytworzonymi podczas badania psychologicznego w ramach oceny kompetencji kierowniczych w toku naboru na wyższe stanowisko w służbie cywilnej, Departament Prawny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów przedstawia następujące stanowisko w sprawie.

Do sposobu postępowania z materiałami wytworzonymi w wyniku oceny kompetencji kierowniczych, o których mowa w art. 56 ust. 4 i 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - Dz.U. z 2014 r. poz. 1111, zastosowanie znajdują przepisy ustawy z 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (Dz.U. nr 73, poz. 763 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 13 przedmiotowej ustawy, psycholog informuje klienta o celu postępowania, jego przebiegu, wynikach i sposobie ich udostępniania oraz powinien uzyskać akceptację planowanych czynności. Jeżeli wyniki badań mają służyć nie tylko do informacji klienta, stosuje się przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Z kolei art. 14 ust. 1 tej samej ustawy stanowi, że psycholog ma obowiązek zachowania w tajemnicy informacji związanych z klientem, uzyskanych w związku z wykonywaniem zawodu. Przepisu tego nie stosuje się, gdy poważnie jest zagrożone zdrowie, życie klienta lub innych osób oraz, gdy tak stanowią ustawy.

Celem oceny kompetencji kierowniczych jest realizacja obowiązku wynikającego z art. 56 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej. Zatem ocena ta jest nierozerwalnie związana z procesem naboru na wolne wyższe stanowisko w służbie cywilnej.

Kluczowe dla ustalenia terminu przechowywania dokumentów złożonych, a także wytworzonych podczas naboru będą przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a zwłaszcza art. 26. Ustanawia on m.in. dwie zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, tj. zasadę celowości (art. 26 ust. 1 pkt 2) oraz zasadę ograniczenia czasowego (art. 26 ust. 1 pkt 4). Pierwsza z nich stanowi, że zbieranie danych osobowych powinno być dokonywane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Z drugiej natomiast wynika, że administrator danych jest zobowiązany zapewnić, aby dane były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Uwzględniając wspomniane powyżej zasady, należy uznać, iż skoro celem pozyskiwania danych w naborze na wyższe stanowisko w służbie cywilnej jest dokonanie oceny kompetencji kierowniczych, to po zakończeniu tego procesu dane osób poddających się ocenie powinny zostać usunięte lub zanonimizowane. Wydaje się, iż nie ma potrzeby przechowywania tych materiałów do czasu zakończenia naboru, ponieważ dokumentem branym pod uwagę przez zespół przeprowadzający nabór jest formularz oceny kompetencji kierowniczych zawierający ocenę.

W tym miejscu należy podkreślić, że jest to wyłącznie opinia Departamentu Prawnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Materiały wytworzone w trakcie dokonywania oceny kompetencji kierowniczych należą do dokumentacji związanej z wykonywaniem zawodu psychologa, a ich prawidłowe przetwarzanie, przechowywanie, usuwanie, anonimizowanie należy do obowiązków administratora danych, tj. do psychologa przeprowadzającego ocenę kompetencji kierowniczych.

Odnosząc się do kwestii ewentualnego obowiązku udostępniania informacji zgormadzonych w procesie oceny kompetencji kierowniczych w trybie dostępu do informacji publicznej, należy wskazać, iż podmioty zobowiązane do udostępniania informacji publicznej zostały określone w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2014 r. poz. 782). Warunkiem niezbędnym do zaistnienia tego obowiązku jest posiadanie żądanych informacji. Materiały wytworzone przy ocenie kompetencji kierowniczych nie będą znajdowały się w posiadaniu żadnego z wymienionych w art. 4 ust. 1 i 2 podmiotów. W związku z powyższym, nie będą miały do nich zastosowania przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Dobrosław Dowiat-Urbański,

Zastępca Dyrektora

Ewa Łukasik,

Radca Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Michał Graczyk,

Radca Prezesa Rady Ministrów

@RY1@i02/2014/175/i02.2014.175.088000400.802.jpg@RY2@