GIODO wciąż ma na celowniku biura rachunkowe

Większość firm świadczących usługi rachunkowe uważa, że ustawa o ochronie danych osobowych ich nie dotyczy, ponieważ korzystają one z danych przekazanych przez klientów i wykorzystują je tylko do tworzenia faktur i rachunków. To jednak nieprawda.

Generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) alarmuje bowiem, że w niektórych przypadkach na biurach również ciąży odpowiedzialność za dane osobowe. W ostatnich latach kontrole GIODO wykazały wiele nieprawidłowości w działaniach biur rachunkowych wynikających z niezrozumienia i nieprzestrzegania przez nich podstawowych obowiązków ochrony danych. To ważna kwestia, bo za łamanie ustawy mogą grozić surowe sankcje - kary pozbawienia lub ograniczenia wolności bądź grzywny sięgające łącznie do 200 tys. zł.

Okazuje się, że przedsiębiorcy często zapominają, iż przekazanie danych przez klienta musi być poprzedzone umową powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ponadto biura rachunkowe, tworząc własne rejestry, np. firm przekazujących informacje, stają się samodzielnymi administratorami danych osobowych. To niesie za sobą konsekwencje opracowania wewnętrznej polityki bezpieczeństwa uwzględniającej m.in. opis struktury zbiorów, sposób ich przekazywania oraz środki zapewniające ich poufność.

Innym obowiązkiem jest zaprojektowanie systemu informatycznego do prawidłowego przechowywania informacji oraz wydanie identyfikatorów i przepustek dla pracowników umożliwiających im korzystanie z tego systemu.

Biura rachunkowe powinny już dziś zadbać o ochronę danych, bo po 25 maja 2018 r., kiedy to wejdzie w życie unijna dyrektywa, GIODO otrzyma dużo szersze uprawnienia i będzie mógł nakładać znacznie wyższe kary - nawet do 20 mln euro.

JAS

D1