Na jakich zasadach pracodawca może używać zdjęcia podwładnego w sieci wewnętrznej

Czy pracodawca musi mieć zgodę pracownika na publikację w intranecie zdjęcia z wizerunkiem podwładnego?

W przypadku zamieszczenia zdjęć pracownika w intranecie, który - w przeciwieństwie do internetu - ma ograniczony krąg adresatów oraz jest ściśle związany z zatrudnieniem, zgoda pracownika nie jest konieczna. Nie stanowi to rozpowszechniania wizerunku w rozumieniu prawa autorskiego. Takie przetwarzanie uzasadnione jest celem pracodawcy, tj. zwiększeniem efektywności wymiany informacji i usprawnieniem komunikacji w organizacji. Niemniej jednak, jeżeli dostęp do intranetu mieliby uzyskać niektórzy klienci pracodawcy, to wówczas konieczne byłoby uzyskanie od pracownika zgody na rozpowszechnianie jego wizerunku. Ponadto, jak słusznie zauważa GIODO, w obowiązującym prawie brak jest uregulowań w powyższym zakresie, w związku z czym należałoby tę kwestię uregulować w akcie wewnętrznym organizacji.

Zgadzam się z wyjaśnieniami przedstawionymi przez GIODO, choć są one wynikiem interpretacji słusznościowej, a nie literalnego czytania przepisów. Dla pewności powinno się więc dążyć do uregulowania opisywanej kwestii wprost w przepisach. Warto bowiem zauważyć, że art. 22 ¹ par. 4 k.p. wskazuje, że pracodawca może zbierać inne dane osobowe pracownika niż te wymienione we wskazanym artykule, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Literalnie odczytując ten zapis, chodzi o przepisy powszechnie obowiązujące, a wśród takich nie znajdują się m.in. regulaminy pracy. W myśl takiej interpretacji wprowadzenie odpowiednich zapisów do regulaminu pracy nie mogłoby więc stanowić podstawy do zbierania zdjęć pracowników na potrzeby intranetu. Jednakże, jeśli przyjmiemy, że ustawodawca, mówiąc o "innych przepisach" miał na myśli przepisy prawa pracy, to w tym zakresie - zgodnie z art. 9 par. 2 k.p. - znajdują się akty prawne wewnętrznie obowiązujące, jak regulaminy pracy czy statuty. Przyjmując taką interpretację, a właśnie w tym kierunku poszedł GIODO, zbieranie i publikowanie w intranecie zdjęć pracowników jest dopuszczalne bez konieczności pozyskiwania od nich dodatkowej zgody, o ile zapis na ten temat znajdzie się np. w regulaminie pracy. Taka wykładnia przepisów jest korzystniejsza dla pracodawców i dobrze, że podziela ją GIODO. Jak więc widać, dopóki nie sprecyzuje się opisywanej kwestii wprost, dopóty związane z nią wątpliwości interpretacyjne będą się pojawiać.

Czy pracownik może podjąć skuteczne kroki prawne przeciwdziałające umieszczeniu jego zdjęcia w intranecie?

Zamieszczanie zdjęć w intranecie jest związane z zatrudnieniem i zazwyczaj odbywa się w celach usprawnienia komunikacji służbowej. Zazwyczaj kwestia ta jest uregulowana w akcie wewnętrznym jednostki, np. regulaminie organizacyjnym. W takim przypadku pracownik nie może się sprzeciwić zamieszczeniu jego zdjęcia w intranecie, gdyż jest to ściśle związane z organizacją pracy u pracodawcy.

Pracownik, który uważa, że przepisy o ochronie danych osobowych zostały naruszone, może się zwrócić ze stosowną skargą do GIODO. Opisuje w niej, w jaki sposób doszło do uchybienia przepisom, a organ dokonuje oceny konkretnego przypadku pod kątem prawnym i wydaje decyzję administracyjną, w której może stwierdzić naruszenie przepisów. W przeciwieństwie do ogólnej interpretacji przepisów przedstawionej przez GIODO rozstrzygnięcie zawarte w ostatecznej decyzji GIODO będzie wiążące dla pracodawcy i pracownika.

Czy prawo pracy wymaga nowelizacji w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie wizerunku pracownika?

Należy się zgodzić z GIODO, że obowiązujące przepisy prawa pracy nie odpowiadają realiom panującym na rynku pracy. Obecny postęp technologiczny powoduje coraz to nowe zagrożenia prywatności pracownika. Pracodawcy chcą gromadzić jak najwięcej danych o zatrudnionych, w tym nawet dane biometryczne, kodeks pracy zaś nie reguluje takich sytuacji.

Niezbędna jest natychmiastowa zmiana obecnych przepisów, które są nieżyciowe, nie idą z duchem czasu, w tym nie nadążają za rozwijającymi się technologiami, a w konsekwencji nie są przestrzegane. Pracodawcy, nawet ci najmniejsi, zbierają o swoich podwładnych znacznie więcej danych, niż to wnika z listy określonej w art. 22 ¹ par. 1 i 2 k.p. Może zamiast określonej listy danych, do których przetwarzania jest uprawniony pracodawca, warto ustawowo określić cele, dla jakich powinny być zbierane dane o pracownikach, i od tej strony oceniać zasadność gromadzenia określonych informacji. Ponadto do kompleksowego uregulowania pozostają kwestie zbierania przez pracodawców danych biometrycznych swoich podwładnych oraz monitoringu w miejscu pracy. Służy on nie tylko sprawdzaniu efektywności wykonywania zadań przez podwładnych, lecz także zapewnieniu im bezpieczeństwa, np. poprzez identyfikację osób wchodzących na teren przedsiębiorstwa. To już się dzieje w wielu firmach, tyle że nie jest wyczerpująco uregulowane.

@RY1@i02/2016/063/i02.2016.063.18300160d.803.jpg@RY2@

Daria Wierzbińska

wspólnik, Kancelaria Prawna "Świeca i Wspólnicy" Sp. k.

@RY1@i02/2016/063/i02.2016.063.18300160d.804.jpg@RY2@

dr Arwid Mednis

partner, kancelaria Wierzbowski Eversheds